Ajansınızda Etkili Ekip İletişimini Sağlayacak 5 Yol

Ekipler birbiriyle konuştukları ve işbirliği yaptıkları zaman daha iyi çalışır. Etkili ekip iletişimi ile yüksek performanslı ekipler veya ajanslar arasındaki noktaları birleştirmek ise, işlerin ilginçleşmeye başladığı kısımdır.

Zayıf ekip iletişimi yalnızca verimsiz değildir. Stres yaratabilir ve bir sürü değerli zamanınızı boşa harcayabilir. Ki bunlar, en iyi performans gösterenlerin kaçındığı durumlardır.

Pek çok ekip, o kadar iyi olmasa da etkili iletişimleri olduğunu düşünebilir. İşverenlerin %75’i ekip çalışması, iletişim ve işbirliğinin işyerleri için çok önemli olduğu konusunda hemfikir olsa da, %39’u işyerlerinde yeterli iletişimin olmadığını söylüyor.

Daha iyi iletişim, yalnızca ekibiniz içerisinde güven oluşturmak için önemli değildir. Güven ekibiniz için önemli olsa da, ekip iletişimi proje verimliliğini, işbirliğini ve iş yüklerini iyileştirir. Bu yazımızda sizler için ekip iletişiminin neden bu kadar önemli olduğunu analiz ettik ve sizler için bunu ajansınızda iyileştirmenin 5 yolunu açıkladık.

Etkili ekip iletişimi neden bu kadar önemlidir?

Yüksek performanslı ekiplerin ortak bir noktası vardır: Birbirlerine bağlı olarak çalışırlar ve işlerin üstesinden gelmek için işbirliği yaparlar. Peki ya başarılarının sırrı nedir? Etkili ekip iletişimi. Ve herkesin bilgi alışverişinde bulunmasını ve kolayca işbirliği yapmasını sağlamak bunu başarabilir.

Fakat, bunu gerçekleştirmek için birçok yol var. Her şeyden önce, ekibinizin iletişim kurmasının iki yolu var:

Sözlü olarak: Toplantılar, aramalar, görüntülü sohbetler
Sanal olarak: E-postalar, @bahsetmeler, sohbet, belge yorumları ve görev panoları

Ekip iletişimini etkili hale getirmek için, ekibinizin kullandığı her kanalın iyi çalışması gerekir. İdeal olarak, tüm kanal ve takımlarınızı tek bir yerde birbirine bağlayan bir platform kullanıyor olmalısınız. Örneğin, ekip işbirliği aracı PeerBie ile, tüm ekiplerinizi tek bir dijital alanda toplayabilir ve takımlar oluşturarak iletişiminizi sürdürebilirsiniz. Hem sözlü hem sanal olarak iletişim sürdürmenizi sağlayan PeerBie, etkili ekip iletişimi için oldukça ideal! Farklı zaman dilimlerinde çalışan insanları tanımak ve ajansınızın iletişim stratejisinde meydana gelen sorunlar hakkında geri bildirim almak gibi başka faktörlerin de devreye girdiğini unutmamalısınız.

Ekip iletişimini geliştirmenize yardımcı olacak beş ipucu:

Ekibinizin kendisine özgü iletişim tarzını belirleyin

Her takım farklıdır ve doğal olarak iletişim tarzları da farklıdır. Bazı ekipler, düşüncelerin etrafa saçıldığı ve kişilerin özgürce işbirliği yapabildiği grup toplantılarından en iyi şekilde yararlanır. Diğerleri proje planlarını sohbet kanallarında ya da projelerine doküman, fikirlerine ise bağlantı ekleyebildikleri proje yönetim yazılımı içindeki sohbet uygulamasında tartışmayı tercih eder.

Her iki durumda da, ekip iletişimini doğru yola sokmanın en önemli yolu ekibinizin birbiriyle nasıl konuşmayı sevdiğini bulmaktır. Bunu yapmanın en kolay yolu bu soruları yöneltmektir:

• En çok hangi kanalları kullanmayı seviyorlar?
• Ne tür bir iletişim işbirliği yapmayı kolaylaştırır?
• Ekipler düzenli ekip toplantılarından fayda elde edebiliyor mu? Yoksa sohbet üzerinden günlük bir durum toplantısı daha mı verimli olur?
• Şu anda kullandığınız ve zaman kaybı olduğunu düşündüğünüz kanallar var mı?
• Ekibiniz ne tür bir iletişimin ekibi bir araya getirdiğini düşünüyor? En fazla fikri bir araya getirdikleri ve birbirleriyle bağlantılarını körükleyen bir kanal var mı?

Şimdi, bu soruların cevaplarını bildiğinizi düşünüyor olsanız da cevaplar sizi şaşırtabilir.

Örneğin, ekibiniz cuma öğleden sonra grup aramanızın bir zaman kaybı olduğunu ve arama sonrasında yeterli yönlendirme yapılmadığını düşünebilir. Veya, aramalar ekip içerisindeki ilişkileri güçlendirmek için harika olsa da, söylenenler konusunda çok fazla şeffaflık olmadığı söylenebilir. Ayrıca, ekip üyeleri toplantı notlarını etkili şekilde almıyorsa, bu daha da zor olabilir. Çünkü eğer bazı üyeler aramayı kaçırırsa, not tutulmadığı için otomatik olarak devre dışı kalırlar. Ekibinizin nasıl iletişim kurmayı tercih ettiğini öğrendikten sonra, en uygun aracı seçmek çok daha kolaydır.

Ekibinizin seçtiği araçlara yatırım yapın

Ekibinizin birbirleriyle etkili şekilde konuşmak için ihtiyaç duydukları araçlara sahip olduğundan emin olmak, tartışmasız herhangi bir iletişim stratejisinin en önemli parçasıdır. Sadece en fazla özelliğe sahip olanları değil, ekibinizin ihtiyaçlarına en çok uyan ekip iletişim araçlarını seçmek önemlidir. Ve daha fazla ajansın uzaktan yada karma iş modeline geçmesi ve farklı saat dilimlerinde yaşayan kişileri işe almasıyla birlikte, seçtiğiniz araçlar iki türlü iletişime izin vermelidir: eşzamanlı (gerçek zamanlı) ve eşzamanlı olmayan zamanlama.

Uzaktan çalışan birçok ekip, eşzamanlı işbirliğini kolaylaştırmak için Zoom gibi araçları zaten kullanıyor. Peki ya ekibinizin işlerini tamamlamak için yaptığı günlük iletişim için ne kullanılmalı?

Burada görevler için net talimatlar ve son tarihler belirlemekten ve ilerlemeyi gösterecek araçlara sahip olmaktan bahsediyoruz. Doğru araçları seçmenin biraz daha fazla araştırma gerektirdiği kısım burasıdır. İletişim aracı PeerBie, eşzamanlı işbirliği için Zoom ile entegre olarak size kolaylıkla toplantı ayarlama imkanı verir. Günlük konuşmalar için ise size mesajlaşma ve yorum yapma özellikleri sunmaktadır. Proje yönetim aracı PeerBie, ekiplere araçlar arasında geçiş yapmadan birbirleriyle ve müşterilerle organize olmaları ve işbirliği yapmaları için bir alan yaratarak ajanslara yardımcı olabilir.

E-postaları veya ekip toplantılarını beklemek yerine, ekibinizin ve müşterilerinizin bir projedeki her şeye doğru kullanıcı izinleriyle erişmelerini sağlayın. Bu basit görev, aniden herkesi ansızın herkesi aynı sayfada tutar. Bizim tavsiyemiz ne mi? Acele etmeyin ve ekibiniz için en iyi hangi araçların işe yarayacağını düşünün. Kendi ihtiyaçlarınızı özel olarak karşılayan uygun bir araç bulana kadar birkaç test sürüşü ile başlayın.

Herkesin farklı saat dilimlerine alışmasına yardımcı olun

Uzak ve karma ekiplerin artık yeni bir zorluk hakkında düşünmesi gerekiyor: Ekibiniz farklı zaman dilimlerinde yaşarken iletişimi nasıl canlı tutabilirsiniz?

Daha fazla planlama gerektiren sadece toplantılar ve projeler değil, ayrıca iletişim görgü kurallarını da düşünmeniz gerekli. Los Angeles’taki ekibiniz, Londra’da uyumaya hazırlanan meslektaşlarına gece 3’te acil bir mesaj göndermemelidir. İletişim araçlarınız ayrıca saat dilimi farklılıklarını hesaba katan veya her bir birey için yerel saatleri görüntüleyen özelliklere sahip olmalıdır.

PeerBie ile ekip üyelerinizin hangisinin çevrimiçi hangisinin çevrimdışı olduğunu kolaylıkla görebilirsiniz. Ekibinizin iletişimini gerçekten sağlıklı tutmak istiyorsanız, insanları çalışmadıkları zaman oturumu kapatmaları ve çevrimiçi gözükmeleri için teşvik edin.

Kendinize şunu sorun; bu toplantıyı gerçekten planlamamız gerekiyor mu?

Toplantılar kaçınılmazdır. Fakat tüm toplantılar gerçekten gerekli midir? Ekibinizin zamanı, şirketinizin en önemli varlığıdır ve akıllıca harcanması gerekir. Fakat bu her zaman böyle olmuyor. North Carolina Üniversitesi’nde yapılan bir araştırmaya göre, üst düzey yöneticilerin %65’i toplantıların kendilerini işlerini tamamlamaktan alıkoyduğunu hissettiğini söylüyor. Buna ek olarak, %71’i aynı ankette toplantıların verimsiz olduğunu da kabul etti.

Toplantıları ekibinizin iletişim stratejisinden tamamen çıkarmak yerine, bir toplantının gerçekten gerekli olup olmadığı konusunda seçici olun. Aslında Harvard Business Review ekiplerin bir toplantının en iyisi olup olmadığına veya bir problemin sohbet yoluyla çözülüp çözülemeyeceğine karar vermek için bir karar ağacı kullanılmasını öneriyor.

Ekibiniz için bir şey hakkında konuşmanın en iyi yolu bir toplantıysa, zaman harcamaya değer olması için bazı temel kurallara bağlı kalın:

• Görüşülecek konuları yazın ve toplantıdan en az 24 saat önce herkese gönderin. Böylece okumak için yeterli zamanları olur. Ekip iletişimi aracı PeerBie ile oluşturduğunuz gündemi görüşeceğiniz takımla paylaşabilir ve gönderi altında fikirlerinizi yorum olarak yazabilirsiniz. Oluşturduğunuz toplantı gündemini isterseniz sadece yazarak yada görsel şeklinde ve pdf formatında gönderi olarak paylaşabilirsiniz.
• Toplantı başladığında gündeme sadık kalın.
• Yalnızca orda olması gereken kişileri davet edin.
• Birinin toplantıya başkanlık etmesini ve gündem üzerinde ilerlemesini sağlayın.
• Bir toplantı lideri seçin ve onlardan gündeme bağlı kalmalarını isteyin.
• Kısa tutun. 50 dakikadan uzun sürecek tüm toplantılar iki oturuma bölünmelidir.

İki yönlü bir geri bildirim döngüsü oluşturun

Son olarak, ekibinizin hangi iletişim kanallarının çalıştığını ve hangilerinin iyileştirilmesi gerektiğini size söyleyeceği bir geri bildirim döngüsü oluşturun. PeerBie ile çalışanlarınızın işlerine yorum atarak hızlı bir geri bildirim verebilirsiniz. Uzun bir geri bildirim vermek istiyorsanız eğer bir görüntülü görüşme ayarlayabilir veya mesajlaşma özelliğini kullanabilirsiniz. Ana sayfada bir gönderi paylaşarak hangi aracın daha iyi çalıştığına dair çalışanlarınızdan geri bildirim isteyebilir hatta bir anket bile açabilirsiniz. Ayrıca, bir önerileri olup olmadığını da sorabilirsiniz. Bu sayede ekip iletişimini olumlu yönde geliştirmiş olacaksınız.

Ekibinizin de iletişim stratejinizi takip ettiğinden emin olun. İnsanlar haftanın belirli saatlerini toplantılarda geçiriyorsa veya normal ofis saatleri dışında sürekli olarak ekip üyeleriyle mesajlaşıyorsa, onları yukarı çekip eleştirin. Kötü iletişim davranışını sona erdirmezseniz, bu ekibinizin genel üretkenliğini raydan çıkarabilir ve iş-yaşam dengesini etkileyebilir. Oluşturmak ve sürdürmek için çok çalıştığınız ekip kültüründen bahsetmiyorum bile.

Peki, ekip iletişimini daha etkili hale getirmeye hazır mısınız? PeerBie‘yi deneyin!