Çalışan Verimliliğini Artırmanın En İyi 9 Yolu

Günümüzde çalışma şekillerinin değişime uğramasıyla birlikte, şirketler işgücü kurmanın ve çalışan verimliliği sağlamanın en etkili yolunun ne olduğunu değerlendiriyor. Geçen yıl uzaktan çalışmayla ilgili bir araştırmaya göre, evden uzakta çalışırken çalışan verimliliği %47 artıyor. Fakat, tüm şirketler önce uzaktan çalışma felsefesini benimsemiyor. 1.000 küçük işletme çalışanının katıldığı bir Workest anketine göre, katılımcıların %67’si şirketlerinin bu yıl ofise dönüş hazırlığında olduğunu söyledi.

Çalışan Verimliliğini Artırmanın En İyi 9 Yolu

Peki, yöneticiler ve liderler zamandan tasarruf ederken çalışan verimliliğini nasıl arttırabilir? Sizler için ofiste çalışan verimliliğini artırmak için yapabileceğiniz en iyi 9 yolu derledik.

1. Yetkilendirmekten korkmayın

Bu ipucu en bariz olan gibi görünse de, uygulamaya koyması genellikle en zor olandır. Şirketinizi bebeğiniz gibi gördüğünüzü biliyoruz, bundan dolayı onunla ilgili her şeyde elinizin olmasını istiyorsunuz. Kaliteyi önceliklendirmek yanlış bir şey olmasa da (nihayetinde bir işi başarılı kılan şey budur), yetki vermek yerine her küçük ayrıntıyı kendinizin kontrol etmesi, herkesin değerli zamanının boşa harcanmasına yol açabilir.

Bu durumun yaşanmasını önlemek için, nitelikli çalışanlarınıza sorumluluklar verin ve görevleri iyi yapacaklarına güvenin. Bu, çalışanlarınıza eninde sonunda şirketinize fayda sağlayacak beceriler ve liderlik deneyimi kazanma fırsatı verir. Çalışanlarınızı bir nedenden dolayı işe aldınız, şimdi onlara haklı olduğunuzu kanıtlamaları için bir şans verin.

2. Görevlerinizi becerilere uygun atayın

Çalışanlarınızın becerilerini ve davranış biçimlerini bilmek, verimliliği en üst düzeye çıkarmak için çok önemlidir. Örneğin, dışa dönük, yaratıcı ve yeni perspektiflerden düşünebilen bir çalışan müşterilere fikir sunmak için harika bir tercihtir. Fakat bu çalışan, kendisine kuralların yoğun olduğu ve detay odaklı bir görev verildiğinde zorlanabilir.

Çalışanlarınızdan her şeyde mükemmel olmalarını beklemek, çalışan verimliliğini arttıracak bir yol değildir. Aksine, bir çalışana bir görev atamadan önce kendinize şunu sorun: Bu kişi bu görevi yerine getirmek için en uygun kişi mi? Eğer değilse, becerileri ve stilleri ihtiyaçlarınızla örtüşen başka birini bulun.

3. Etkili iletişim kurun

Her yönetici, iletişimin üretken bir işgücünün anahtarı olduğunu bilir. Teknoloji, yalnızca bir düğmeye tıklayarak birbirimizle iletişim kurmamıza olanak tanıyor. Peki bu mevcut iletişim yöntemlerinin olabildiğince verimli olduğu anlamına gelir mi? Tam olarak değil. Bir McKinsey araştırmasına göre, e-postalar bir çalışanın zamanının yaklaşık %28’ini alıyor. Aslında, e-postaların çalışanlar için işe özel görevlerinden sonra en çok zaman tüketen aktivitelerden ikincisi olduğu ortaya çıktı.

Yalnızca e-posta üzerinden iletişime geçmek yerine, daha hızlı ekip iletişimi için PeerBie gibi takım iletişim araçlarını tercih edebilirsiniz. Verimlilik uygulaması PeerBie aracılığıyla, takımlarınıza özel gruplar ve takımlar oluşturabilirsiniz. Her takıma özel ayrı iletişim takımları sayesinde mesaj karışıklığının önüne geçebilirsiniz. E-posta yığınlarıyla boğuşmak veya farklı uygulamalar aracılığıyla takım üyelerinize ulaşmak yerine, takım yönetimi uygulaması PeerBie ile hem takımınızla bir Zoom görüşmesi ayarlayabilir hem de özel veya toplu şekilde istediğiniz kişiye ulaşabilirsiniz. Çalışan verimliliği için, hızlı bir toplantı görüşmesi ayarlamak saatlerce e-posta gönderip cevap beklemekten daha yararlıdır.

4. Hedeflerinizi net ve odaklanmış tutun

Odaklanabilecekleri bir amaçları olmadıktan sonra, çalışanlardan verimli olmalarını bekleyemezsiniz. Eğer bir hedef açıkça tanımlanmış veya gerçekten ulaşılabilir değilse, çalışan verimliliği daha düşük olur. Bu yüzden, çalışanların görevlerinin mümkün olduğunca açık ve daraltılmış olduğundan emin olun. Kendilerinden tam olarak ne beklendiğinizi bilmelerini sağlayın ve onlara bu görevin ne gibi bir etkisi olacağını özellikle söyleyin.

Bunu yapmanın bir yolu, hedeflerinizin spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve güncel olduğundan emin olmaktır. Bir çalışana görev atamadan önce, bu gereksinimlerin her birine uyup uymadığını kendinize sorun. Eğer uymuyorsa, çalışanlarınızın odaklanmış ve verimli kalmasına yardımcı olacak bir görevi nasıl ayarlayabileceğinizi kendinize sorun.

5. Çalışanları teşvik edin

Çalışanları daha verimli olmak için teşvik etmenin en iyi yollarından biri onlara bunu yapmaları için bir sebep vermektir. Çalışanlarınızın başarısının farkında olmak, onlara takdir edildiklerini hissettirecek ve üretkenliklerini arttırmaya devam etmeleri için teşvik edecektir.

Performans yönetim aracı PeerBie ile çalışanlarınızın performansını takip edebilir ve ödüllendirebilirsiniz. Puan tablosu özelliği ile, çalışanlarınızın gündelik, haftalık, aylık veya yıllık başarısını ve performansını ölçebilirsiniz. Verimli çalışanlarınızı nasıl ödüllendireceğinize karar verirken, onların bireysel ihtiyaçlarını veya tercihlerini hesaba katmayı unutmayın. Örneğin bir çalışan kamuoyunda tanınmayı tercih ederken, diğer bir çalışan özel bir teşekkürü tercih edebilir. Basit teşekkür sözlerine ek olarak, bunları da deneyebilirsiniz:

• Onları dışarı çıkarın: Ekibinizi öğle yemeğine veya akşam yemeğine çıkarabilir, bir ”happy hour” etkinliği ayarlayabilirsiniz.
• El yazısı not gönderin: El yazısıyla yazılmış bir not göndermek, çalışanlarınızın yaptığı işi takdir ettiğinizin ve onlara teşekkür etmek için kendi kişisel zamanınızı ayırdığınızın bir göstergesidir.
• Ek ücretli izin verin: Bir ikramiye veya zam yerine, çalışanlarınıza tatillerini veya sağlık izinlerini kullanmak zorunda kalmadan ek ücretli izin verebilirsiniz.

6. Fazlalıkları ortadan kaldırın

Eğer mümkünse, çalışanlarınız daha büyük hedeflere odaklanmışken onları küçük ve gereksiz görevlerle meşgul etmemeye çalışın. Ekibin rutinine bir göz atın ve çalışanlara daha öncelikli görevlere odaklanmaları için daha fazla zaman yaratmak adına ortadan kaldırabileceğiniz herhangi bir şey olup olmadığına bakın. Görev yönetimi aracı PeerBie ile, çalışanlarınızın veya takım üyelerinizin ne kadar görevi olup olmadığını ve hangi görevlerde daha fazla zaman harcadığını görebilirsiniz. Bu sayede, fazlalık olarak gördüğünüz bir görev varsa ortadan kaldırmak ve çalışan verimliliğini artırmak sizin elinizde!

Örneğin, çalışanlardan yöneticileri için günlük raporlar yazmaları istendiğinde, yöneticilerin raporları okuyacak zamanı yoksa genellikle kelime sayısı gereksinimini azaltmayı düşünür. PeerBie aracılığıyla raporlarınızı bir tık ile bilgisayara indirip doküman haline getirebileceğinizin altını çizmekte fayda var.

7. Çalışanları eğitin ve geliştirin

Çalışanlar için eğitimleri azaltmak, şirkete zamandan ve paradan tasarruf etmesi için iyi bir yol gibi gözükebilir (Ne de olsa, iş başındayken öğrenmenin etkili bir eğitim yolu olduğu söylenir). Ancak, bu eninde sonunda geri de tepebilir. Çalışanları, işlerini anında öğrenmeleri için zorlamak çalışan verimliliğini büyük ölçüde azaltır.

Bundan dolayı, çalışanların sıfır yönlendirmeyle bir görevi rastgele şekilde tamamlamasını sağlamaya çalışmak yerine, işleri için gerekli becerileri öğretmek için fazladan bir gün ayırın. Bu sayede, görevlerini kendi başlarına tamamlamaya girişebilirler ve sizin de zamanınız basit soruları yanıtlayarak veya hataları düzelterek boşa harcanmaz. Asıl eğitimler bittikten sonra, sürekli çalışan gelişimini teşvik edin. Çalışanların beceri setlerini genişletmelerine yardımcı olmak, şirketinize uzun vadede fayda sağlayacak çok daha fazla gelişmiş bir iş gücü oluşturacaktır.

Çalışan gelişimini destekleyebileceğiniz birçok yol var:

• Bireysel koçluk,
• Atölyeler,
• Kurslar,
• Seminerler,
• Mentorluk
• Ya da yalnızca sorumluluklarını artırmak.

Bu fırsatları sunmak, çalışanlara verimliliklerini ve üretkenliklerini artırmalarını sağlayacak ek beceriler kazandıracaktır.

8. Uzaktan çalışmayı benimseyin

Çalışanlarınızın evden çalışmasına izin vermek verimsiz gözükebilir -sonuçta, hiçbir gözlemci olmadan onların hala üretken olmaya devam edeceklerini nasıl garanti edebilirsiniz? Ancak, gerçek varsayılan durumun tam tersini gösteriyor. Araştırmalara göre, evden çalışanların ofis çalışanlarına göre çalışan verimliliği daha fazladır. Çalışanlarınızın evden çalışmasına izin vermek, aksi taktirde boşa gidecek olan zamandan tasarruf etmelerini sağlayacaktır.

Örneğin, bir çalışanın işe gelemeyecek kadar hasta olduğunu (veya sadece iş arkadaşlarına hastalık bulaştırmaktan endişe duyduğunu) ancak yine de üretken olabileceğini varsayın. Eğer evden çalışmalarına izin vermezseniz, çalışanlar işten uzakta evde hasta bir gün geçirmeye zorlanırlar veya hep birlikte çalışmayı tamamen bırakırlar. Bunun yerine, çalışanlarınızın boş zamanlarını en üst düzeye çıkarabilmeleri için evden çalışmalarına izin verin.

9. Birbirinize geri bildirimlerde bulunun

İlk etapta çalışanlarınız eğer verimsiz olduklarını bilmiyorlarsa, çalışan verimliliğini artırmak için bir umut yoktur. Bundan dolayı, performans incelemeleri oldukça önemlidir. Çalışanlarınızın performansını ölçün, sonrasında nerede mükemmel olduklarını ve hangi alanlarda çalışmaları gerektiği konusunda bilgilendirmek için bireysel toplantılar ayarlayın. PeerBie aracılığıyla, hem çalışanlarınızın performansını gözlemleyebilir hem de başka bir uygulamaya ihtiyaç duymadan Zoom görüşmeleri ayarlayabilirsiniz. Bir görüşme ayarlayacak vaktiniz yoksa, yorum veya anlık mesaj yazarak geri bildirim sağlayabilirsiniz.

Çalışan verimliliğini artırmak, yalnızca neyi daha iyi yapabilecekleri ile ilgili değildir. Çalışanlarınızın performansını gözden geçirdikten sonra, onlara gelişmelerine yardımcı olmak için neler yapabileceğinizi sorun. Belki belirli görevlerde sizden daha fazla rehberlik isteyebilir ya da daha özgün olabilmek için daha fazla alan tercih edebilirler. Geri bildirim istemek, çalışanlarınızın gelişmesine yardımcı olmak için size net ve acil yollar sunmakla kalmaz ayrıca zaman içinde sürekli gelişime izin verecek bir açık diyalog kültürü oluşmasını teşvik eder.