Çevrimiçi İş Birliği Araçları ve Proje Yönetimi

Proje yönetimi bir ekip işidir. Bir projenin profesyonelce yönetilebilmesi için birçok unsurun, uzmanları tarafından yerine getirilmesi gerekir. Ekip üyelerinin iyi bir iletişim ve çalışma tekniği kurarak uyumlu olmaları proje yönetimini kolaylaştırır. Çevrimiçi iş birliği araçları, ekip üyelerini nerede olurlarsa olsunlar birbirine bağlar. Her zaman iletişim halinde olan ekip üyeleri, amaçlarına uygun bir planlama ile proje yönetimini rahat ve başarılı bir şekilde yürütürler.

Çevrimiçi İş Birliği Nedir?

İş birliği, iki veya daha fazla kişinin belirli bir amaca ulaşmak için görevleri aralarında dağıtması ve işi sürdürürken iletişim halinde kalması anlamına gelir. Online iş birliği ise zaman ve mekân engellerine takılmadan bu iş birliğini dijital ortamda devam ettirebilmek demektir.

Verimlilik kavramı teknoloji ile hayatımıza girdi ve gün geçtikçe daha da önemli hale geldi. Günümüz iş dünyasında başarılı şirketlerin sırrı, verimliliklerini nasıl artıracaklarına dair araçlara ve tekniklere sahip olmalarıdır. Bu organizasyonları incelediğimizde teknolojinin etkin kullanıldığını açıkça görebiliriz. Çevrimiçi iş birliği araçlarının devreye girdiği yer tam da burasıdır.

Özellikle pandemi sonrası çevrimiçi iş birliği araçlarının kullanımı artış gösterdi. Çeşitli firmaların raporlarına göre bu tür uygulamaların kullanılması organizasyonların verimliliğini arttıran önemli faktörlerden biridir. Çevrimiçi iş birliği araçları yalnızca üretkenliği artırmakla kalmaz, aynı zamanda birçok alanda tasarruf ve kar elde etmenize de yardımcı olur.

Proje Yönetimi Nedir?

Projeler, belirli bir bütçesi ve beklentileri olan, farklı uzmanlık alanlarının bir arada çalışmasını gerektiren, sonucunda başarılı bir çıktı alınması istenen süreçlerdir. İstenilen çıktıya ulaşmak için iyi bir liderlik, iyi bir ekip çalışması, iyi bir plan ve farklı durumlarda kullanılacak çeşitli araç ve teknikler gerekir. Başarılı proje yönetimi sadece bunları değil, uyumlu bir proje iş birliğini de gerektirir.

Çevrimiçi İş Birliği Araçları Nasıl Çalışır?

Sağlıklı bir proje yönetiminin iki önemli bileşeni vardır, bunlar olmadan başarılı sonuçlar elde edilemez: iyi bir plan ve iş birliği içerisinde çalışan bir ekip.

İş birliğine dayalı bir projede çalışan ekip üyeleri ister uzaktan çalışan isterse ofiste çalışan kişiler olsun, iş birliği araçlarını kullanmak öncelikle zaman kazandırır. Video konferans özelliği ile toplantılar yapabilir, kesintisiz dosya paylaşabilir, yapılacaklar listesi oluşturabilir ve görevler için son teslim tarihi belirleyebilir, ekip olarak ortak hedefler belirleyebilir ve bu hedeflere yönelik doğrudan eyleme geçebilirsiniz.

Farklı amaçlar için tasarlanmış birçok iş birliği aracı bulunmaktadır. Bazıları yalnızca iletişime odaklanır, bazıları yalnızca yapılacaklar listelerine, bazıları ise sadece ekip çalışması yapabileceğiniz fakat bireysel kullanıma uygun olmayan araçlardır. Bazıları PeerBie gibi çok işlevlidir. Neye ihtiyacınız olduğunu belirledikten sonra, sizin için doğru olan aracı seçebilirsiniz.

Hangi İş Birliği Aracını Seçmeli?

İş yönetimi yazılımı kullanılan her iş yerinin kâr etmediği bir gerçektir. Bu organizasyonun yapısı, içinde bulunduğu pazar vb. çeşitli faktörlerle açıklanabilir. Ancak çalışanların birden fazla araç kullandıkları ve sürekli bir uygulamadan diğerine hareket halinde oldukları fakat bunun hiç verimli olmadığı işlerini daha da zorlaştırdıkları belirtilmektedir.

Bunun temel nedeni, kullanılan aracın organizasyonun ihtiyaçlarını karşılamada yetersiz olmasıdır. Örneğin, dosya paylaşımı için farklı bir araç, video konferans için farklı bir araç ve ekip çalışması için farklı bir araç kullanmak… Çalışanlar uygulamalar arası geçişlerden bunalabilir ve bu oldukça yorucu olabilir. Bunun yerine kompakt, çok işlevli araçlar kullanmak daha faydalıdır.

PeerBie ile Proje Yönetiminde Verimlilik Nasıl Arttırılır?

Proje yönetimi için iş birliği araçlarının kullanılması, organizasyona katkı sağlaması ve ekip çalışmasını güçlendirmesi açısından bir organizasyon için oldukça fayda sağlar ve işleri kolaylaştırır.

Liderlik

Liderlik, sadece proje yönetiminde değil, herhangi bir organizasyonda kritik öneme sahiptir. Çalışanları motive ederek verimliliği artırmada liderin rolü küçümsenmemelidir. Sürekli bir motivasyon sağlanması söz konusu olamaz fakat lider, yoruldukları yerde ekip üyelerine yardım etmeli ve onlara enerji vermelidir.

İyi bir lider, sadece organizasyonun kârını değil, aynı zamanda ekip üyelerinin sağlığını da düşünmelidir. Adil bir tavır sergilemek ve görev atamalarını çalışanların durumunu dikkate alarak yapmak iyi liderliğin işaretlerindendir.

PeerBie ile ekibinizdeki çalışanların takvimlerini kontrol edebilir ve görev verirken bunu göz önünde bulundurarak çalışanlarınıza aşırı iş yükü yüklemez ve verimliliklerini düşürme ihtimalinden korunmuş olursunuz. Çalışanlarınızın günlük performanslarını takip edebilir, onları motive etmek için ekstra puanlar verebilir, performans analizi yaparak onları ödüllendirmeye de gidebilirsiniz.

İletişim

Başarılı proje yönetiminin anahtarı doğru iletişimdir. Çalışanlarınızın fikirlerini özgürce paylaşabilecekleri bir ortama sahip olmak, yaratıcılıklarını yansıtabilecekleri anlamına gelir. Daha verimli teknikler ve fikirler önerebilirler. Bu öneriler projenin gidişatını değiştirebilir.

PeerBie ile takım arkadaşlarınızla video konferanslar düzenleyebilirsiniz. Dilerseniz Zoom ile entegrasyonu sayesinde Zoom’u da kullanabilirsiniz. Hem yüz yüze hem de mesaj aracılığıyla iletişimde kalabilirsiniz. Her seferinde resmi ve sıkıcı e-postalarla uğraşmak yerine, grup sohbeti oluşturarak veya bireysel olarak organizasyonunuzdaki herkesle iletişime geçebilirsiniz. Anketler düzenleyebilir, gönderiler paylaşabilir, çalışanlarınızın yorumları sayesinde görüşlerini öğrenebilirsiniz.

Planlama

Bir proje için yola çıktığınızda, plan sizin yol haritanız olur. İyi bir plan, kaynakları etkili bir şekilde kullanmanızı sağlar. Karışıklık, stres, baskı gibi verimliliği olumsuz etkileyebilecek faktörleri engeller. Kurumsal hedeflerle ve yapılacak işle uyumlu, iyi hazırlanmış bir plan, iş birliğini de geliştirir. İş bölümü doğru kişilere yapılırsa, artan iş birliği ekip çalışmasını güçlendirir.

PeerBie ile proje yönetimi artık zor değil. PeerBie size her proje için ayrı ekipler ve proje alanları oluşturma ve ekip arkadaşlarınızla ortak hedefler belirleme fırsatı sunar. Her proje için hedefler belirleyebilir, ortak yapılacaklar listesi oluşturabilirsiniz. Kişiselleştirilmiş takviminiz ile ekip içindeki görevlerinizi ve son teslim tarihlerini takviminize kaydedebilirsiniz.

Uygun Ekip Üyeleri

Ekip üyeleri, istenen çıktıya katkıda bulunabilecek profesyonel becerilere sahip olmalıdır.

Her üyenin bir takım oyuncusu olması iş birliğindeki uyumu artırmaktadır. Ekip üyelerinin sadece uyumlu değil, kişilik olarak da birbirleriyle uyumlu olmaları da verimliliği etkileyen faktörlerden biridir.

Dijital bir ofis ortamı sunan iş yönetimi uygulaması PeerBie, ekip üyelerinin kesintisiz iletişim ile iletişim halinde kalmasını sağlar. Herhangi bir üye zorluk yaşadığı bir konuda kolayca bir meslektaşından yardım alabilir, görüntülü görüşme, mesaj veya dosya paylaşımı ile yardımlaşmak çok daha kolay bir hale gelir.

Zaman Yönetimi

Zaman yönetimi proje yönetimindeki oldukça kritik bir diğer husustur. Çoğu projenin ve görevin son teslim tarihi vardır. Verili zaman içerisinde yüksek verimlilikle görevler yerine getirilmelidir. Zaman en önemli kaynaklardan olduğu için çok iyi planlanmalıdır.

PeerBie ayrıca zaman yönetiminizi de kolaylaştırır. “Güne Başla”ve “Günü Bitir” komutları ile gün içinde ne kadar çalıştığınızı görebilirsiniz. Kişisel görevler oluşturabilir, son tarihler ekleyebilir ve bunları takviminize kolayca işleyebilirsiniz. “Görevi Başlat” ve “Görevi Bitir” komutları ile her bir göreve ne kadar süre ayırdığınızı kolayca takip edebilirsiniz.