Doğru Proje Yönetimi Aracını Seçmek İçin 6 Adım

Sizin için en doğru proje yönetimi aracı, proje ilerlemesini planlamayı, yürütmeyi ve izlemeyi tamamen kolaylaştırır. Bu araç, sizin için şeffaf bir kayıt oluşturur, böylece herkes kimin ne zaman ne yaptığını bilir. Sorun aşağıdaki şekilde bir araç bulmaktır:

• Proje yöneticisinin ihtiyaç duyduğu özelliklere sahip mi?
• Tüm ekibinizin kullanmak isteyeceği bir araç mı?

Ekip liderleri genellikle bir proje yönetim uygulaması satın alır ve birkaç ay içinde bu uygulamayı kullanan tek kişi olduğunun farkına varırlar. Piyasadaki binlerce araç içinde ekibiniz için doğru olanı bulmak göz korkutucu olabilir. Ekibinizin ihtiyaçları için en iyi aracı bulmayı garanti eden 6 adım geliştirdik. Organize olmaya hazır mısınız?

1. İhtiyaçlarınızı tanımlayın

Bir proje yönetimi aracı bulmanın ilk adımı, ekibinizin çalışma biçimindeki mevcut problemleri belirlemektir. Bu problemleri, daha sonra başvurabileceğiniz bir listeye yazmak önemlidir. Olası sorunlar şunlar olabilir:

• Departmanlar arası iletişim eksikliği
• Düzensiz projeler ve kaçırılan teslim tarihleri
• Ekip üyeleri arasında eşit olmayan iş yükü
• Birikmiş e-posta kutusu
• Çok fazla zaman kaybettiren toplantılar

Proje yönetimi araçlarına bakarken, şu soruyu sormanız gerek. Bu araç problemleri çözer mi?

Eğer cevabınız hayırsa, gösterişli demolar, hoş kullanıcı ara yüzü veya asla kullanmayacağınız güçlü özelliklerle dikkatinizin dağılmasını önlemek için bu aracı listenizden çıkarın. Bir proje yönetimi aracında istediğiniz özellikleri tanımlamak için sizin için hazırladığımız bu listeyi bir başlangıç noktası olarak kullanabilirsiniz. Potansiyel bir aracın çalışıp çalışmayacağını hızlı bir şekilde öğrenmek için her özelliği yüksek, orta veya düşük öncelikli olarak işaretleyin.

2. Araştırma, araştırma, araştırma

İhtiyaçlarınız tanımlandığında, şimdi hangi seçeneklerin mevcut olduğunu görme zamanı. İşte başlamanın bazı yolları:

• Meslektaşlarınıza geçmişte neyi kullanmayı sevdiklerini sorun.
• Sektörünüzdeki diğer proje yöneticileriyle konuşun.
• Sektör web sitelerindeki önerilere göz atın.
• Yazılım inceleme web sitelerini okuyun.

Ekibinizden gelen geri bildirimlere öncelik vererek başlamanızı öneriyoruz. Önceki araçlarda neleri beğendiklerini bilmek şirketin benimsenmesini kolaylaştıracaktır. Her bir seçenek için özellik listesini ve fiyatlandırmayı ihtiyaç listenizle karşılaştırın. Aradığınıza uygun mükemmel proje yönetimi aracını bulmak için fazladan zaman harcamaya değecektir. Seçenekleri değerlendirdikten sonra, yaklaşık 5 finaliste kadar daraltın.

3. Test sürüşü

Şimdi harekete geçme zamanı. Hemen hemen tüm araçlar ücretsiz deneme sürümüne sahip. Eğer sahip değilse, birçok şirkete sorarsanız bir tane sunmaktan mutluluk duyacaklardır. Aracı birlikte kullanmak için küçük bir grup toplayın. Farklı çalışma tarzına ve işlevlere sahip kişileri seçin. Farklı görüşler, ileride oluşabilecek sorunları önlemek için kritik bir öneme sahiptir. Mümkünse, pilot ekibin gerçek bir proje üzerinde çalışması da iyi bir fikirdir. Beş dakika boyunca özellikleri incelemek kolaydır fakat bir şeyi yapmak için kullanıldığınızdaki performansını görmeniz gerekmektedir. Aksi taktirde, faydalarını ve dezavantajlarını gerçekten anlamayacaksınız.

Müşteri hizmetlerini test etmek de önemlidir. Yeni bir araç uygulamak, aradığınız araç için oldukça uygun olsa bile emek ister. Sizi destekleyecek bir sağlayıcı tüm farkı yaratabilir. Destek ekibinize bir soru sorun ve yanıt vermelerinin ne kadar sürdüğünü görün. Başlamanıza yardımcı olacak araçlara sahip olup olmadığını görmek için yardım merkezlerine ve kaynaklarına göz atın. Eğer geçiş yaparsanız, satış temsilcinize sizi nasıl desteklemeyi planladıklarını sormayı ihmal etmeyin.

4. Geri bildirim alın

Denemeyi tamamladıktan sonra, pilot uygulamadaki herkese ulaşarak geri bildirim toplama zamanı geldi. Sormanız gereken sorular:

• Araç, iş akışlarını daha verimli hale getirir mi?
• Güncellemek için ne kadar zaman gereklidir?
• Araçla ilgili en çok/en az neyi sevdiler?
• Başlamaları ne kadar zaman aldı?
• Aracı önerme olasılıkları ne kadardır?

Ardından, ilk adımdan itibaren problemlerin yer aldığı listenize geri dönün. Her seçeneğin ana sorunlarınızı ne kadar iyi çözdüğünü kontrol edin. Ekibinizin, iki kat iş yapmasını önlemek için aracın harici taraflarla nasıl düşündüğünü de düşünmek oldukça önemlidir. Örneğin; bir pazarlama ajansıysanız aracınızın, proje ilerlemesini müşterilerinizle kolayca paylaşmasını isteyebilirsiniz. Aksi takdirde, ekibinizin müşterilerinizi güncel tutmak için daha çok çalışması gerekecektir. Ayrıca, diğer departmanlarla çalışmanın ne kadar kolay olduğunu da düşünmelisiniz. Müşteri hizmetleri ekibinizin bir uygulamaya başlamak için CRM‘den bildirimlere kadar ihtiyacı olduğunu varsayarsak, proje yönetimi aracı onunla entegre olmazsa her şeyi yavaşlatacaktır.

5. Maliyeti değerlendirin

Yalnızca kullanıcı başına fiyatı değil, aynı zamanda aracı uygulamak için gereken süreyi de göz önünde bulunmanız gerekli. Bunu, aynı şekilde devam etmenin maliyetiyle karşılaştırın. Harcanan zamanı, kaybedilen fırsatları ve mevcut iş akışınızın neden olduğu soruları düşünün. Bu yeni proje yönetim aracı bunu nasıl değiştirebilir?

Uzun vadeli tasarruflar görebiliyorsanız, iyi bir proje yönetimi aracı bulabilmişsiniz demektir. Ayrıca hangi ödeme yönteminin en iyi sonucu verdiğini de düşünmelisiniz. Aylık aboneliği mi yoksa yıllık ödemeyi mi tercih edersiniz? Bu bir yatırımdır. Şirketinizin kaynaklarının en iyi kullanımının ne olduğunu belirleyin.

6. Uygulama

Tebrikler! Proje yönetimi aracınızı buldunuz. Araştırma tamamlandı ve elinizde mükemmel bir seçenek var. Ancak bir uygulama planını unutmayın. Çoğu ekip, değişime karşı dirençlidir bu nedenle sunumu mümkün olduğunca sorunsuz hale getiren bir plana ihtiyacınız var.

Dikkate alınması gereken temel öğeler:

Zaman Çizelgesi: Ne zaman herkesi dahil etmek istiyorsun? Bunu zamana yaymak mı yoksa hepsini bir kerede mi yapmak istersin?

Eğitim: İnsanların hangi eğitime ihtiyacı var? Kim sağlayacak ve nasıl sağlanacak?

Şampiyonlar: Bu aracın kilit savunucuları kim olacak? Satın almalarını nasıl sağlıyorsunuz? Başkalarını cesaretlendirmek için ne yapacaklar?

Entegrasyonlar: Temel entegrasyonu ne zaman kuracaksınız? Bunları kurmaktan kim sorumlu olacak?

Herkesi uygulamaya dahil ettiğinizde, iyi bir örnek oluşturmanız çok önemlidir. Aracı sürekli kullandığınızdan ve her türlü soruyu yanıtlamaya hazır olduğunuzdan emin olun. Yeni bir proje yönetimi aracı seçmek göz korkutucu bir süreç olabilir, ancak bunu bir altı adıma bölmek ekibinizin ihtiyaçları için doğru aracı seçmenizi sağlayacaktır.

Yolculuğunuzda size yardımcı olmak için, sizler için seçtiğimiz proje yönetimi aracını paylaşacağız: PeerBie

Proje Yönetimi Aracı: PeerBie

PeerBie, klasik bir proje yönetimi aracı seçeneği olmaktan çok daha kapsamlı bir hizmet sunar. PeerBie’nin en etkili özelliklerinden birisi iletişimle ilgilidir. Şirket ve işletme gibi alanlarda iletişimi anlık olarak sağlar. Üstelik bunu sağlarken, kullanıcıların farklı takımlar üzerinden haberleşmelerine imkan tanır. İletişim noktasındaki sorunları etkili bir şekilde çözen PeerBie, bunun yanında dosya alma ve verme imkanı da sağlar. Bu durum, şirketlerin her anlamda tasarruf etmesi adına son derece önemlidir. PeerBie, hata yönetimi ile verimli proje yönetimi sağlama konusunda büyük bir katkı verir. Bu özelliği ile şirkete vizyon katar, hedeflerini büyütür ve çalışanların motivasyon seviyesini yukarı çıkarır.