Proje Yönetim Yazılımında Dosya Paylaşımını Neden Kullanmalısınız?

Dosya paylaşımı, bilgisayar verilerinin, dijital medyanın, belgelerin ve diğer elektronik dosyaların bir kişiden veya bir bilgisayardan diğerine özel veya genel olarak paylaşılmasıdır. Dosya paylaşımı kısaca birçok kişinin veya bilgisayarın ve mobil cihazın aynı dosyaya aynı anda erişebileceği anlamına gelir.

Erişim türü, dosyayı okuma, düzenleme, değiştirme, kopyalama veya yazdırma seçeneklerini sunabilir. Dosya paylaşımı genellikle çeşitli güvenlik seviyeleri aracılığıyla kontrol edilir. Örneğin, bir dosyanın kiminle paylaşılabileceğini ve paylaştığınız kişinin dosyayı yalnızca görüntüleyip görüntüleyemeyeceğini veya düzenleyip düzenleyemeyeceğini belirleyebilirsiniz.

Dosya paylaşımı birkaç yöntem kullanılarak yapılabilir. Dosya depolama, paylaşma ve iletme için en yaygın teknikler şunları içerir:

• USB sürücüler gibi taşınabilir depolama cihazları
• Web siteleri aracılığıyla web odaklı hiperbağlantılı belgeler
• Google Drive gibi dağıtılmış uçlar arası ağlar

Dosya paylaşım işlevine sahip proje yönetim yazılımı PeerBie, Google Drive ile entegre olarak proje dosyalarınızı gerektiği zaman proje sisteminiz içerisinde dahili ve harici paydaşlarla paylaşmanıza olanak tanır.

Proje dosyalarını paylaşmanın önemi

Herhangi bir projenin başarısına katkıda bulunan en büyük faktörlerden biri, ekip üyelerinin ve paydaşların işbirliği yapabilmesi ve başarılı bir şekilde iletişim kurabilmeleridir.

Örnek verecek olursak:

Devam eden yeni bir reklam kampanyası projesi var ve projedeki iş analisti tüm tasarım gereksinimlerini halletmekle görevlendirildi. Birkaç bilgi toplama seansı yaptılar, bulgularını derlediler ve belgeyi inceleme ve onaylama için gönderdiler.

Bir ay sonra, reklam maketi için son onayı almaya çalışırken, kilit paydaşlarınızdan biri bir gereksinimin atlandığını söylüyor. Söz konusu paydaşın gereksinim incelemesine dahil edilmediği ve hiçbir dosyanın onlarla paylaşılmadığı ortaya çıktı. Önemli dosyaların önemli bir paydaşla paylaşılmasının ihmal edilmesi, bir aylık çalışmanın boşa gitmesine yol açtı ve büyük bir yeniden tasarım yapılması gerekli hale geldi.

Umarım sizin için bu oldukça yaygın senaryo, proje dosyalarını paylaşmanın önemini vurgulamaya yardımcı olur.

Projenin sonucunu etkileyebilecek her şey tüm kilit paydaşlarla mutlaka paylaşılmalıdır. Bu, yalnızca proje raporları ve durum güncellemeleri değil ayrıca tasarım incelemeleri, teknik maketler, prototipler, medya ve diğer çıktıların da paylaşılması anlamına gelir.

Dosyaları ve belgeleri ekip üyeleri arasında paylaşmak işbirliğini artırır ve aşağıdakilere yol açar:

• Daha iyi fikirler
• Daha hızlı ilerleme
• Daha kapsamlı bir ekip
• Daha fazla iş tatmini
• Daha fazla çalışan bağlılığı

Proje yönetim yazılımında dosya paylaşımının faydaları

Dosyalar, e-posta veya kağıt çıktılar gibi proje yönetimi yazılımınızın haricinde kolayca paylaşılabilir olsa da, sisteminizdeki dosya paylaşımı size bir sürü avantaj sunar.

1. Daha fazla güvenlik

Belgeler ve görseller sistem içerisinde korunduğunda, proje dosyalarını kimlerin okuyabileceği, düzenleyebileceği ve yazdırabileceği konusunda daha fazla kontrole sahip olabilirsiniz. Dosyaları paylaşmak için eğer üçüncü taraf bir platforma yüklüyorsanız, bu platformun uygun kontrollere ve güvenlik önlemlerine sahip olduğundan emin olamayabilirsiniz.

Örneğin, proje yönetimi yazılımı PeerBie‘de dosyaların yalnızca belirli kişilerle paylaşılmasını belirleyebilirsiniz. Başka bir bulut dosya paylaşım hizmeti kullandığınızda, kişilerin belgeleri uygun güvenlik iznine sahip olmayan ek kişilere iletmesini engelleyemeyebilirsiniz. Ayrıca, birçok proje yönetimi platformu , onlardan dosya indirdiğinizde size virüs taraması sunarken diğer platformlar sunmayabilir. Proje yönetimi yazılımı PeerBie ile, özel takımlar oluşturabilir ve bu takımların takımlarında istediğiniz dosyayı veya görseli paylaşabilirsiniz. Bu sayede farklı gruplarla işbirliği yapıyor veya çalışıyorsanız, dosyalar birbirine karışmaz. Ayrıca, takımlar birbirinin dosyalarını göremezler.

Çevrimiçi işbirliği aracı PeerBie, belgelerinizi onaylama ve düzenleme için ekip arkadaşlarınıza ulaştırmanızı sağlar. PeerBie aracılığıyla, ekip arkadaşlarınızla paylaşımda bulunduğunuz alana bir dosya yüklediğinde izin verdiğiniz herkes hızlıca belgelere erişebilir, düzenleme ve yorum yapabilir.

2. Merkezi veri

Merkezileşmiş bir bilgi merkezini sürdürmek ve projenizde gerçeğin güvenilir tek bir kaynağına sahip olmak çok önemlidir. Dosyalar e-posta gibi başka araçlarla paylaşıldığında, hangi sürümün doğru olduğunu, en son sürüme kimin sahip olduğunu ve düzenlemelerin, değişikliklerin ve onaylamaların takibini kaybetmek kolaydır. Fakat, dosyalarınızı proje yazılım ile paylaştığınızda, değişikliklerin kaydı otomatik olarak tutulur ve paydaşlar hiçbir zaman hangi sürümün doğru olduğunu sorgulamak zorunda kalmazlar.

3. Maliyetleri düşürür

Proje yönetimi yazılımı aracılığıyla dosyaları depolayabildiğiniz, izleyebildiğiniz ve paylaşabildiğinizde, başka bir dosya paylaşımı çözümüne yatırım yapmanız gerekmez. PeerBie ile, kendinize özel veya genel koleksiyonlar oluşturarak belgelerinizi, dosyalarınızı ve görsellerinizi depolayabilirsiniz.

Bulut tabanlı bir yazılım kullanarak dosyaları doğrudan bir internet bağlantısı üzerinden paylaşabilirsiniz. Bu sayede, pahalı ekipman ve aksi taktirde dosyaları paylaşmak için kullanmanız gereken ekstra depolama alanı satın almaya ihtiyacınız olmaz.

4. Zaman kazandırır

Dosya paylaşımını proje yönetim sistemi içerisinde gerçekleştirdiğinizde, bu dosyaları belirli görevlere kolayca ekleyebilirsiniz. Örneğin, PeerBie ile kendinize bir görev eklediğinizde ya da başka birine görev atadığınızda kolaylıkla dosya, belge ve görsel ekleyebilirsiniz. Bu ”Lütfen gözden geçirin” ifadesini içeren bir e-posta veya mesaja kıyasla neyin neden paylaşıldığı hakkında karşı tarafa daha çok bilgi sağlar.

Bu da, karşınızdaki kişiye bir şeyin neden onunla paylaşıldığını anlamak için zaman kazandırır. Tamamen bir göreve odaklandığınızda, gereksiz yere arama yapmakla zaman harcamanıza gerek kalmadan tüm belgelerin elinizin altında olması çok önemlidir. PeerBie ile, üzerinde çalıştığınız görev veya projelere ilgili belgeleri ekleyerek lazım olduğunda hızlı şekilde ulaşabilirsiniz.

Sadece bu da değil, proje yönetim aracınız PeerBie ile dosyaları birkaç basit tıklamayla paylaşabilirsiniz. Bu yol, dosyaları taramaktan, e-posta ile dosya göndermekten veya çıktı kağıtlar göndermekten çok daha hızlı.

5. Daha fazla erişebilirlik

Kaç kez birinden ihtiyacınız olan bir dosyayı size e-postayla göndermesini istemek zorunda kaldınız? Dosyanın bir kopyasına sahip olan tek kişinin aniden hastalandığını, bir tatile çıktığını veya işi bıraktığını bir düşünün. Kritik bir bilgi parçasını beklerken tüm projeniz gecikebilir.

Ancak her dosyanız PeerBie‘de depolandığında, izin verdiğiniz herkes bir düğmeye tıklayarak dosyalara erişebilir. Artık başka birinin tekrar sizin için paylaşmasını beklemenize gerek yok. Ayrıca, mobil uygulama ve bilgisayar aracılığıyla PeerBie‘ye istediğiniz yer ve istediğiniz zamanda giriş yaparak dosyalarınıza erişim sağlayabilirsiniz.

6. Daha büyük dosyalarla başa çıkabilirsiniz

Dosya boyutu sınırlamaları, çalışanların e-posta yoluyla büyük dosyalar göndermesini engelleyebilir. Çalışanlar başka bir dosya paylaşım seçeneği olmadan, dosyaları bölmeye, sıkıştırmaya ya da fiziksel olarak teslim etmek zorunda kalabilirler. Tüm bu seçenekler dosya paylaşımı açısından hem zaman alıcı hem de potansiyel olarak maliyetlidir.

İşletmeniz eğer videolar, 3D modeller, fotoğraflar veya yazılım kodları gibi büyük dosya tiplerini içeriyorsa, düzenli olarak e-posta sınırlamalarını kolaylıkla aşabilirsiniz. Dosyaları gönderebilseniz bile, bu dosyalar alıcının posta depolama alanını hızlıca tüketerek, alıcıyı dosyaları sıkça arşivlemeye veya silmeye zorlayabilir.

Proje yönetimi yazılımı aracılığıyla dosya paylaşımı, dosya boyutu sınırlamalarını ortadan kaldırarak bu problemlerin oluşmasını engeller.