Ekip Çalışması İçin 4 Adımda Problemleri Çözmek: Problem Çerçevesi Nasıl Kullanılır?

Ekip Çalışması İçin 4 Adımda Problemleri Çözmek: Problem Çerçevesi Nasıl Kullanılır?

Problem çerçeveleme, bir ekip çalışmasında engelleri ve sorunları anlamak, tanımlamak ve öncelik sırasına koymak için kullanılan bir düşünme yöntemidir.

Günümüzün karmaşık çalışma ortamında sorunları çözmek için bir ekip olarak bir araya gelmek zor olabilir. Adından da anlaşılacağı gibi, problem çerçeveleme, ekiplerin departmanlar arasında karmaşık iş problemlerini doğru bir şekilde anlamalarına ve ifade etmelerine yardımcı olur. Sonuç olarak ekibinizin sorunları ekip çalışması yoluyla daha iyi kavrayacağını ve çözeceğini öğrenmesini sağlar.

Ekip Çalışması Nedir?

Ekip amacına ulaşmak için her takım üyesinin üstlendiği çabaların toplamına ekip çalışması diyebiliriz. Başka bir deyişler, ekip çalışması herhangi bir ekibin bel kemiğidir.

PEERBIE İLE ÖZGÜR ÇALIŞMA MODELİNE GEÇİN

Bir ekipteki her üye, önceden tanımlanmış ortak bir hedefe ulaşmak için mümkün olan en iyi şekilde performans göstermeli ve katkıda bulunmalıdır. Bir takımda bireysel performanslar bir yana, en önemli olan ekip çalışanlarının kolektif performansıdır. Ekip çalışması herkesin koyduğu bir emeğin sonucudur.

Fakat ekipler, bir projeyi ya da görevi yönetirken problem yaşayabilir. Sonuçta farklı kişiler, farklı perspektifler demektir ve iletişim her zaman doğru bir şekilde sağlanamayabilir. Ekip çalışmasında sorunlarla karşılaşıldığı yerde problemleri hızlıca çözmek gereklidir.

Ekip Çalışması İçin 4 Adımda Problemleri Çözmek: Problem Çerçevesi Nasıl Kullanılır?
Ekip çalışması başarılı projelerin bel kemiğidir.

Problem Çerçeveleme Nedir?

Gerçek zamanlı olarak nasıl çözeceğini bilmeniz için belirli sorunları daha iyi anlamak adına problem çerçeveleme kullanılır. Projeler ve süreçler söz konusu olduğunda, sorunların ortaya çıkması mümkündür. Yeni paydaşların katılmasından son dakika değişikliklerine kadar, çözülmemiş engeller ileride daha büyük sorunlara dönüşebilir. Bu nedenle ekibinizin problem çözme becerilerini geliştirmek çok önemli bir adımdır çünkü problemler çözerken de ekip çalışması gerçekleştirmeleri gerekir.

Bir proje veya süreç sırasında herhangi bir engelle karşılaşıldığında problem çerçeveleme çok yararlı olacaktır. Bu düşünme yöntemi ile sorunları gerçek zamanlı olarak çözebilir, böylece ekibinizi hedefleri için tekrar yola koyabilirsiniz.

Birkaç senaryo ile örneklendirelim:

Senaryo 1: Bir planlama toplantısı sırasında, bir ekip üyesi, son teslim tarihine yetişmek için yeterli yardıma sahip olmadığı konusunda endişelerini dile getirir. Stresi azaltmak için ekibin sorun hakkında düşünme şeklini yeniden çerçeveler ve farklı bir bakış açısı sunarsınız. Yani kaynak eksikliği üzerinde durmak yerine, son teslim tarihlerine uyulmasını sağlamak için ekip önceliklerini nasıl yeniden düzenleyeceğinizi çözersiniz.

Senaryo 2: Yeni bir proje başlatıldıktan sonra, dönütlerin beklenenden daha düşük olduğunu öğrendiniz. Projeye başarısızlık demek yerine, kendinizi müşterinin yerine koyarak soruna bakış açınızı yeniden şekillendirirsiniz. Web sitesini analizi ettikten sonra, harekete geçirici mesajın kolayca gözden kaçabileceğini fark ediyorsunuz. Yeni bir harekete geçirici mesajı test ederek çözümleri denemeye karar verirsiniz.

Bu senaryolar farklı olsa da her biri yeni çözümler bulmak için bir sorun hakkında nasıl düşündüğünüzü yeniden çerçeveleme ihtiyacını gösterir.

Nasıl?

Problemi ifade etmek, yani sorun ifadesi, bir sorunun ekip üyelerine nasıl iletildiğidir. Etkili bir şekilde problemi ifade edebilmek, anlaşılması kolay olması için bağlam ve alaka düzeyi sağlayacak şekilde çerçevelenir. Bu, problem çerçeveleme sürecinin ilk adımıdır. Amaç, potansiyel çözümleri düşünmeye başlamak için sorunu ekip üyelerine tanıtmaktır.

Ekip Çalışması İçin 4 Adımda Problemleri Çözmek: Problem Çerçevesi Nasıl Kullanılır?
Problem çerçeveleme kendi içinde 4 aşamadan oluşur.

Bir ekip toplantısı sırasında bir sorunu sözlü olarak iletirken her zaman şunları ekleyin:

Bağlam: Sorunun iş bağlamı, sorunun ne zaman ortaya çıktığı ve hangi sistem veya süreçte meydana geldiğine ilişkin arka plan bilgilerini içerir. Örneğin, ‘sürecin planlama aşamasında tutarsız veriler toplanıyor.’

Sorun: Sorunun ne olduğunu ve neden ilk etapta bir sorun olduğunu ayrıntılarıyla anlatır. Örneğin, ‘bu tutarsız veriler, uygulama aşamasında tutarsızlık yaratıyor.’

Uygunluk: Sorunun belirli bir sistemle nasıl ilişkili olduğunu ve çözülmesinin neden önemli olduğunu ayrıntılı anlatır. Örneğin, ‘bu tutarsızlık daha sonra ekibin geri dönüp sorunun başladığı yeri saptamasını gerektirerek son teslim tarihi gecikmelerine neden olur.’

Amaç: Hedef, çözümün ne zaman uygulanması gerektiğinin zaman çizelgesini veya önceliğini ve çözümün amacını belirler. Örneğin, ‘yüksek öncelikli bir konu olduğu için ekibin sorunu projenin ilk çeyreğinden önce çözülmesi gerekiyor.’

Problem Çerçeveleme Sürecinde 4 Adım

Bir probleme bakmak için görsel bir yardım kullanmak, ekibinize çözmeye çalıştığınız problemin daha büyük bir resmini verebilir. Ayrıntıları daha derin bir düzeyde öncelik vererek ve anlayarak, ekibiniz sorunu gözden geçirirken farklı bir bakış açısı geliştirebilir.

Problemi tanımlamaktan çözümü onaylamaya kadar, problem çerçeveleme sürecinin dört adımı vardır:

Sorunu Tanımlayın

Probleminizi içinde bulunduğu süreç ve koşulların bağlamında analiz edin. ‘Bu problem sistemin neresinde yaşıyor?’, ‘Sorunun temel nedeni nedir?’ gibi sorular sorun.

Bağlamsal sorunları tanımlamak sorunu mevcut süreçlerinizin içine yerleştirmenize ve soruna neyin neden olabileceğini belirlemenize yardımcı olur. Örneğin, yeni bir pazarlama girişimi başlatmaya çalışıyorsanız ve geliştirme ile ilgili bi sorunla karşılaşırsınız, sorunu geliştirme kaynaklarının eksikliği olarak tanımlayabilirsiniz.

Soruna Öncelik Verin

Diğer konulara ve proje hedeflerine dayalı olarak sorunlu noktalara öncelik verin. ‘Bu sorun hedeflere ulaşılmasını engelliyor mu?’ gibi sorular sorun. Bu sorular, sorunlarınızı önem derecesine göre sıralamanıza yardımcı olur, böylece sorunu çözmenin olası sonucunu daha sonraki bir zamana kadar beklemeye karşı hazırlayabilirsiniz.

Sorunu Anlayın

Sorunu anlamak için çeşitli paydaşlardan ve departman liderlerinden bilgi toplayın. Bu, geniş bir veri yelpazesine sahip olmanızı sağlayacaktır.

Soruna bakış açınızı çeşitlendirmeye yardımcı olmak için mümkün olduğunca çok sayıda farklı ekip üyesinden sorular sorun ve ayrıntıları toplayın. Bu veriler, ekip üyelerini çoğuna hizmet eden daha yenilikçi çözümlere götürecektir.

Örneğin, neden yeterli geliştirme kaynağı olmadığını tam olarak anlamak için, geliştirme yöneticisinden gerekli kaynakların yeniden önceliklendirilmesine yardımcı olmasını istemek faydalı olacaktır.

Ekip Çalışması İçin 4 Adımda Problemleri Çözmek: Problem Çerçevesi Nasıl Kullanılır?
Sorunu anlamak için geçmiş aksiyonlarınızı inceleyin.

Çözümü Onaylayın

Son olarak, çözümünüzü onaylatın. Kalite bir çözüm, bir veya daha fazla dahili senaryoda test etmeniz sonucunda çözümünüzü garanti eder. Bu şekilde, harici müşterilere tanıtmadan önce çözümünüzün çalıştığından emin olabilirsiniz.

Ayrıca, yayınlanmadan önce yöneticiniz tarafından onaylanmanız gerekebilir, ancak bu sizin benzersiz durumunuza bağlı olacaktır. Onaylandıktan sonra çözümünüzün başarısını analiz edin ve istediğiniz sonuca ulaşana kadar yeni fikirleri test etmeye devam edin.

Ekip Çalışması için PeerBie

Sorunları çözmek tek başına bir iş değildir. Ne kadar çok ekip üyesi dahil olursa, çözümleriniz o kadar yaratıcı olur. Karmaşık karar verme ve sürekli gelişen projeler dünyasında, problem çerçevelemeyi kullanmak ve çözülmeye değer problemler söz konusu olduğunda herkesi aynı sayfada tutmanın harika bir yolu olabilir. Ekip çalışmasının sorunsuz devam edebilmesi, oluşan sorunlarda da efektif bir iletişim kullanabilmek için sizlere ekip yönetim aracı sunan bir yazılımı tercih edin.

Ekibizin yolun her adımında doğru olduğundan emin olmak takım yönetimi ve ekip işbirliği yazılımı deneyin. PeerBie, artan verimlilikten hızlı iletişime kadar birçok konuda ekiplerinize yardımcı olacaktır.

 

PeerBie Mail Bültenine Kaydolun

Güncel blog içerikleri ve PeerBie'den haberler için formu doldurun.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir