Ekipler ve İşletmeler İçin Çevrimiçi İşbirliğinin Faydaları

Eğer iş süreçlerinizi ve iş akışlarınızı geliştirmek istiyorsanız, belge üzerinden çevrimiçi işbirliği gerçekleştirmek harika bir başlangıç noktasıdır. Günümüzde, birçok uygun fiyatlı çevrimiçi belge işbirliği araçları mevcut. Belge işbirliği araçlarının faydalarından biri, artık pahalı yazılımları satın almanızı ve karmaşık kurulumlarla uğraşmanızı gerektirmemesidir. Bu durum, bu araçları günümüzde çoğalan modern dijital ofisler için olmazsa olmaz hale getirmektedir.

Milenyum kuşağından değilseniz, binlerce kağıt belgeyi elinizle dosyalamak zorunda kaldığınız zamanları hatırlıyor musunuz? Ya da onay almak için çeşitli departmanlara belgelerin teslim edildiğini hatırlıyorsunuzdur. Küçük bir klasörle aynı miktarda birçok bilgiyi bir arada tutan darmadağın ve kocaman dosya dolaplarını artık geride bıraktık.

Bugünün araçlarına ve teknolojisine sahip olduğumuz için minnettar olmamızı sağlayan, geçmişin hatırlatıcılardır! Çevrimiçi şekilde kullanılan belge işbirliği araçları, bizi o karanlık belge çağından çıkaran ve üretkenliğimizi kat kat arttırmaya yardımcı olan devrim niteliğindeki değişiklerden biridir.

Çevrimiçi İşbirliği Araçlarına Geçiş

Belge işbirliği araçları, bu çirkin dosya dolaplarından kurtulmamıza yardımcı olmasının yanı sıra işletmeler tarafından aşağıdaki amaçlar için yaygın olarak kullanılmaktadır.

• Daha organize olmak
• Verimliliği arttırmak
• Ekip çalışmasını ve işbirliğini teşvik etmek
• Depolama maliyetlerini azaltmak
• Güvenlik maliyetlerini azaltmak

Dijital çözümlere yönelmek, aynı zamanda kağıda olan bağımlılığı azaltmaya yardımcı olur ve baskı, depolama, bakım, dosyalama gibi birçok ek maliyetten tasarruf sağlar. Yapılan araştırmalara göre, yıllık geliri 500 bin – 1 milyon dolar arasında şirketler, dijital belge yönetimine geçiş yaparak yılda bir 40 bin dolara kadar tasarruf sağlayabiliyor.

Günümüzde hızlı şekilde değişim gösteren dijital çalışma ortamında, verimliliği ve üretkenliği arttırmak için doğru çevrimiçi işbirliği araçlarını kullanmaya önem verilmektedir. O halde, günümüzde çevrimiçi belge işbirliğinin, şirketlerin genel iş akışlarını iyileştirmelerinin en popüler yollarından biri haline gelmesi şaşırtıcı olmasa gerek. 753’ten fazla iş uzmanının katıldığı bir Alfresco anketine göre, profesyonellerin %83’ü işbirliği yapmak için teknolojiye güveniyor.

Daha İyi Verimlilik İçin İşbirliğinin Faydaları

Çevrimiçi belge işbirliği araçları, işletmenizin daha az yük ile yeni başarı zirvelerine ulaşmasına yardımcı olacak birçok faydaya sahiptir. Bu yazımızda, şirketinizin bir çevrimiçi belge işbirliği aracını en kısa sürede kullanmaya başlaması için 10 ana nedeni sıraladık.

1. İş akışını izlemeyi kolaylaştırır.

Bu çevrimiçi işbirliği araçları için en ilgi uyandıran durum, iş akışlarını izlemeyi kolaylaştırmasıdır. Dosyaları e-postayla göndermek zorunda kaldığınız son zamanı hatırlıyor musunuz? Ya da bir dosyanın en güncel sürümü üzerinde çalışıp çalışmadığınızdan hiç emin olmadığınız oldu mu?

O günler geride kaldı. Çevrimiçi belge işbirliği aracılığıyla, herhangi bir proje veya görevdeki katılımcılar her zaman bir belgenin geçerli çalışma sürümünü ve o belgede yapılan son değişiklikleri görebilir. Bu durum ekip üyelerinizin ve çalışma arkadaşlarınızın en son gelişmelerden haberdar olmasına yardımcı olur ve kafa karışıklığını da azaltır.

2. Dağınık halde bulunan ekiplerde işbirliğini geliştirir.

Günümüzde çoğu kuruluş, birkaç farklı şehirde ve farklı zaman dilimlerinde ofisleri bulunan uzak çalışma ekiplerine sahip. Ayrıca, bu kuruluşlardan bazıları doğrudan bir ofiste çalışan veya bazıları ofis dışında uzaktan çalışan bir dizi çalışan istihdam etmektedir.

Belgeleri dağınık şekilde dağıtılmış bu ekipler arasında paylaşım yapmanın bir yolu olmalıdır. Birçok kuruluş için bu çözüm çevrimiçi belge işbirliğidir. Bu işbirliği araçları, sadece bu ekipleri her zamankinden daha yakın hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda iş arkadaşlarınızın etkin bir şekilde çevrimiçi işbirliği yapmaları için sanal bir alan sağlamaktadır.

3. Yüksek çalışan katılımı ve projelerde sorumluluk sağlar.

Şirketlerin karşılaştığı en yaygın sorunlardan biri, bir e-posta problemi olan CC alanından kaynaklanmaktadır. Çoğu zaman, yorum veya geri bildirim talebiyle büyük bir gruba mesaj gönderirsiniz ve kimse gerçekten yanıt vermez. CC listesinde yer alan herkes, bir başkasının cevap vereceğini düşündüğü için attığınız mesajı cevaplamaktan kaçınmaktadır. Bu da, çalışan bağlılığını neredeyse sıfıra indiren bir durumdur.

Çevrimiçi işbirliğiyle, endişelenmeniz gereken bir CC listesi olmadığı için bu sorunu yaşamazsınız. Herkes gerçek zamanlı şekilde bir belgeye yorum yapan, belgeyi düzenleyen veya geri bildirimde bulunan kişileri görebilir.

Eğer çalışma arkadaşlarınızın veya partnerlerinizin yüklediğiniz belgeye yorum yaptığını görürseniz, doğal olarak bir etkileşimde bulunursunuz. Çevrimiçi işbirliği araçları, bu nedenle işbirliğini ve geri bildirimi teşvik eden bir ortam sağlama konusunda harikadır!

4. Artan ofis verimliliği

‘İş’te olmanız veya ofis ortamında bulunmanız her zaman çalıştığınız anlamına gelmiyor. Siz de muhtemelen ofis ortamında gereksiz ve davetsiz toplantılara aşina durumdasınız. Çalıştığınız ofis, belgeleri gözden geçirmek için sürekli toplantılar yapıyor ya da konferans aramaları düzenliyorsa, genel ofis verimliliğini arttırmanın en hızlı yollarından biri çevrimiçi işbirliğidir.

Günümüzde artık iş akışlarını gözden geçirmek için çok sayıda toplantı düzenlemeniz gerekmiyor. Bu durumun en iyi yanı, son dakika değişikliği telaşından dolayı meydana gereken tamamen farklı görünen bir belgenin toplantıda herhangi bir süpriz durumu yaratmaması! Çünkü, çevrimiçi işbirliği araçları sayesinde ortak çalışma belgesinde hazırlıklar meydana gelir gelmez projeye dahil olan herkese hızlı şekilde güncellemeyi gönderebilir ve herkes geri bildirimlerini paylaşabilir.

5. Daha iyi belge erişimi

Belge işbirliği aracına sahip olmanın büyük bir avantajı, sunduğu bilgiye erişim kolaylığıdır. Bu çevrimiçi işbirliği araçları, tüm dosyalar, belgeler ve diğer zengin medya dokümanları için merkezi bir alan sağlar. Bu sayede, farklı konumlarda bulunan ekip üyeleri istedikleri bilgiye kolay şekilde erişebilir.

Doküman işbirliği, ortak iş arkadaşlarını alana eklemeyi ve kimin hangi içeriğe erişimi olacağını karar vermeyi kolaylaştırır. Bu araçlar, çalışanların dünyanın neresinde olursa olsun içeriğe erişmesine, işbirliği yapmasına ve içeriği paylaşmasına olanak sağlayan bulut depolama çözümlerine doğrudan bağlıdır. İş veya takım arkadaşlarınızın artık dosyaları sabit disklerinde veya unutulabilir USB cihazlarında taşımasına gerek yok. Sadece çevrimiçi işbirliği aracınızda oturum açın ve her şey hazır!

6. Gerçek zamanlı güncellemelere geliştirilmiş erişim

Çoğu zaman, güncelleme yapılırken bir belgenin farklı sürümlerini mail aracılığıyla iş arkadaşlarınıza göndermeye başlarsınız. Bundan dolayı, meslektaşlarınızın genelde hangi sürümün en güncel sürüm olduğu konusunda kafası karışıyor.

Bir belge işbirliği aracı, bu mail karmaşasını oldukça kolay bir şekilde çözüme kavuşturur. Çevrimiçi işbirliği araçları, işin takibini yapmayı sürdürmek ve yapılan değişikliklerin gerçek zamanlı güncellemelerini sağlamak için çeşitli özellikler sunmaktadır.

Bu uygulamalar aracılığıyla bir ekip üyesini bir belgeyi gözden geçirmesi için etiketleyebilir, bir başkası belgede değişiklik yaptığında bildirim alabilir ve ayrıca değişiklik yapılmadan önce belgenin nasıl göründüğünü görebilirsiniz.

7. Daha fazla farklı departmanlardan ekipler oluşturma olanağı

Çevrimiçi bir belge işbirliği aracı, tek bir proje üzerinde birlikte çalışan farklı departmanlardan veya işlevler arası ekiplerden çalışan kişiler için harika bir uygulamadır. Örneğin, bir web siteniz için yeni bir açılış sayfası oluşturmak, pazarlama, tasarım, ve teknoloji departmanlarından kişilerin ortak bir çabasını gerektirmektedir.

Farklı departmanlardan iş arkadaşlarının birlikte çalışması durumunda, önemli bilgilerin bazıları gözden kaçabilir. Bir belge işbirliği aracı sayesinde, tüm ekiplerin bir belge üzerinde birlikte ve tek bir alanda çalışmasını sorunsuz bir şekilde işbirliği yapmasını sağlayabilirsiniz.

8. Gelişmiş müşteri iletişimi

Çevrimiçi işbirliği araçları, yalnızca ekip üyeleri ve çalışanlar arasında ortak bir sanal çalışma alanı sağlamakla kalmaz, ayrıca müşteriler ve ortaklar için birçok sistemden gelen verileri tek bir yerde toplama görevi görmektedir.

Müşteriler, ortaklar ve diğer dış paydaşlar aylık gözden geçirme toplantıları planlamak zorunda olmadan bir proje hakkında düzenli güncellemeler sağlayarak ilerleme durumlarını kolayca takip edebilirler. Ayrıca, değişiklikler önerebilir veya geri bildirimlerini gerçek zamanlı olarak paylaşabilir, bu da gelecekte çok fazla zaman ve maliyetli değişiklerden tasarruf sağlar.

9. Hızlı düzenleme

Çevrimiçi bir belge işbirliği aracı, düzenlemeler ve onaylar için iletişim kurmak ve belge göndermek adına harcanan verimsiz zamanı azaltmaya yardımcı olmaktadır. Bir belge işbirliği aracı kullandığınızda herkes yorum ve açıklama ekleyebilir ayrıca belgeyi hızlıca onaylayabilir. ,

Kullandığınız araca bir belge yüklenir yüklenmez, gözden geçiren herkes bilgilendirilir ve canlı düzenlemeler yapmaya başlayabilir. Daha sonra yapılan değişikliklerden tüm ekip üyeleri haberdar olabilir. Bu, her ekip üyesinin aynı sayfada yer aldığı iş akışını sorunsuz ve düzenli hale getirir.

10. Daha fazla beyin fırtınası

Bulut tabanlı bir belge işbirliği aracı, iletişim ve işbirliği için tek bir alan yaratarak yaratıcılığı ve beyin fırtınası teşvik eder. Farklı departmanlarda çalışan kişiler bir araya gelerek birbirleriyle etkileşime girdiğinde, yeni fikirler, büyüme stratejileri, tasarım ilhanları ve taktikler değiş tokuş edilmelidir. Bu tür çevrimiçi işbirliği uygulamaları, çalışanlar arasındaki fiziksel engelleri ortadan kaldırarak etkili ve eğlenceli bir şekilde iletişim kurmaları sağlar!

PeerBie ile Belge İşbirliğinizi Başlatın

İş süreçlerinizi ve iş akışınızı geliştirmek istiyorsanız, çevrimiçi bir işbirliği aracı sizin için gerekli olan yazılımdır. Bu tür işbirliği araçlarının faydaları çok yönlüdür. Örneğin; zamandan ve emekten tasarruf etmeye yardımcı olarak üretkenliği teşvik eden bir işbirliği çalışma ortamı yaratır.

Çevrimiçi işbirliği aracı olan PeerBie, tüm iş arkadaşlarınızın ve ekip üyelerinizin iş belgelerini tek bir yerde depolamasına, yönetmesine ve izlemesine yardımcı olan bir yazılımdır.

Ekip arkadaşlarınızı PeerBie aracılığıyla oluşturduğunuz özel takımlarda veya çalışma alanında bir araya getirerek, projenizle alakalı tüm doküman ve belgeleri burada paylaşabilirsiniz. Bu sayede proje üzerine çalışmayan kimse belgeleri görmek zorunda kalmaz. Ayrıca oluşturduğunuz bu takımlar üzerinden istediğiniz gibi hızlı bir iletişim kurabilir ve sadece takıma aldığınız ekip veya iş arkadaşlarınızın bu yazışmaları görmesine izin verebilirsiniz. İş arkadaşlarınıza özel veya kendinize ait koleksiyonlar oluşturarak dosyaları paylaşmanın yanı sıra saklayabilirsiniz. Ayrıca, PeerBie’nin hem IOS hem de Android işletim sistemlerinde bulunması ve diğer uygulamalarla entegre olabilmesi sayesinde cebinizden telefonunuzu çıkarıp hızlı bir şekilde toplantılara katılabilir veya buradaki akışı iyi şekilde takip edebilirsiniz.