Etkili Zaman Yönetimi İçin 10 İpucu

Gün içinde kendinizi çoğu zaman “Gerçekten buna zamanım yok!” derken buluyor musunuz? Yapmanız gereken şeyler zamanınızdan daha fazla olduğunda stresli olmak oldukça doğaldır. Doğru zaman yönetimi ve uygun araçlar ile iş yerinde zamandan tasarruf edebilir ve zaman israfından kurtulabilirsiniz.

Zaman Yönetiminin Önemi Nedir?

Kanada’da zaman yönetimi üzerine yapılan bir meta-analiz çalışması sonucunda aşağıdaki sonuçlar elde edilmiştir:

“İlginç bir şekilde, zaman yönetiminin refahı- ve özellikle yaşam memnuniyetini- performanstan daha fazla etkilediğini bulduk. Bu, zaman yönetiminin bir performans artırıcıdan ziyade öncelikle bir refah artırıcı olabileceği anlamına geliyor.”

Zaman yönetimi sadece çalışanların verimliliğini artırmakla veya kar sağlamakla kalmaz, aynı zamanda çalışanların bireysel yaşam refahı düzeyini da arttırır.

Doğru Zaman Yönetimi Nedir?

Zaman yönetimi, işleri zamanında ve mükemmele yakın bir şekilde yapma, daha fazla iş için daha az zaman kullanma ve iş-yaşam dengesini koruma sanatıdır. Etkili bir zaman yönetimi, çalışanlarınızı koruyarak, üretkenlik ve memnuniyet düzeylerini artırarak kazanç elde etmenizi de sağlar.

Ekip çalışması bir organizasyonun zaman yönetimini doğru bir şekilde yapabilmek için gereklidir. Her şeyden önce lider, iyi bir gözlemci olmalı ve ekip üyelerini analiz etmelidir. İş yükü dağılımı verimli bir şekilde yapılmalıdır. Çalışanlar ise yapılacaklar listesini önem derecesine ve son teslim tarihine göre planlayarak sahip oldukları zamanı görmeli ve buna göre hareket etmelidir.

İşyerinde Zamandan Tasarruf Etmenin En İyi Yolları

Zaman, durdurma tuşu olmadığından akıllıca kullanılmalıdır. Zaman yönetimimizi geliştirmek için neler yapabileceğimize birlikte bakalım.

1.Yapılacaklar Listesi Yapın

Zaman yönetimi denilince akla ilk olarak yapılacaklar listesi hazırlamak gelir. Klişe gibi görünse de planlı hareket etmenize çok yardımcı olur. Günlük veya haftalık yapılacak işleri, önem sırasını ve son teslim tarihlerini belirleyerek liste oluşturmak izlemeniz gereken yol için size kullanışlı bir harita sunar.

Hangi sektörde, nerede ve nasıl çalışıyor olursanız olun, yapılacaklar listesini rahatlıkla kullanabilirsiniz. Etkili bir yapılacaklar listesi oluşturmak için kullandığınız araç (bu bir ajanda veya PeerBie gibi bir dijital planlayıcı olabilir), düzenlemesi ve kişiselleştirmesi kolay, hızlı olmalıdır.

Bazen mükemmeliyetçilik dürtüsüyle listelerimize fazladan ve gereksiz işler ekleriz. Yapılacaklar listenizle işiniz bittiğinde listenizi mutlaka gözden geçirin. Görev kirliliğine karşı dikkatli olmakta fayda var.

2.Görevleri Önceliklendirin

Yapılacaklar listesi hazırlandıktan sonra görevlerin öncelikleri belirlenmelidir. Görevleri aciliyetlerine ve son teslim tarihlerine göre organize etmek, zamanınızı ve enerjinizi önce hangi görevlere odaklamanız gerektiği konusunda size bir fikir verir. Ayrıca bu, yüksek aciliyetli görevlerin yokluğunda ortaya çıkabilecek stresten veya son teslim tarihine yakın ama yine de bitmemiş bir görevin bunaltıcı hissinden sizi korur.

Görevlerinizi öncelik sırasına göre düzenlemek için Eisenhower Matriksi’ni veya kendi kişiselleştirilmiş matrikslerinizi kullanabilirsiniz. Ayrıca görev önceliklendirme ve son tarih belirleme gibi özelliklere de sahip olan PeerBie gibi dijital planlayıcılardan da yararlanabilirsiniz.

3.Zaman Sınırı Belirleyin

İşlerin geneli o işe verdiğiniz süre kadar genişleme eğilimindedir. Bu, yapılması gereken bir göreve çok fazla zaman verirseniz, o görev için çok fazla zaman harcayacağınız anlamına gelir. Yapılması gereken işi belirli bir zamanla sınırlandırırsanız daha hızlı bitirirsiniz.

Yapılacaklar listenizi belirlediniz, görevlerinizi önceliklendirdiniz, şimdi görevlerin zaman sınırını belirleme vakti geldi. Bireysel görevlerinizde görevin tamamlanmasının ne kadar süreceğini tahmin edin ve not edin.

Ekip çalışması yapmanız gerekiyorsa veya bir toplantınız varsa, ekip arkadaşlarınıza toplantının nerede olacağını, ne zaman başlayacağını ve ne zaman biteceğini bildirin. Bu sizin ve takım arkadaşlarınızın zamandan tasarruf etmesini sağlar.

4.Her Seferde Bir Görev

Aynı anda birden fazla işi yapmaya çalışmak ve böylece bunları hem eksiksiz hem de zamanında tamamlamayı ummak büyük bir hatadır. İnsan beyni bir bilgisayar değildir. Bir işi olması gerektiği gibi yapmak istiyorsanız, aynı anda yalnızca bir işe odaklanın. Bu hem kafanızdaki telaşı yatıştıracak hem de işinizi hakkıyla yapmış olacaksınız.

5.Dikkat Dağınıklıkları Yönetin

Bazı zamanlarda verilen görev yapmak istemediğimiz bir görev ise ertelemek için elimizden geleni yapabiliriz. Arkadaşlarla sohbet etmek, bir kahve daha içmek, sosyal medyayı kontrol etmek gibi erteleme taktiklerine başvurabiliriz. Bu yüzden önce kurbağayı yemeli ve mümkün olduğunca dikkat dağıtıcı unsurlardan uzak durmalıyız.

6.Yardım Alın

Verilen görev yetkinliğinize uymuyorsa veya o gün görevi tamamlayamayacak durumda iseniz, daha fazla zorlamanın bir anlamı yoktur. Kendinizi zorladıkça zaman kaybedecek ve herhangi bir işi bile yapmaktan kaçınacak hale geleceksiniz. Böyle durumlarda yardım almak en iyisidir. Bir takım arkadaşıyla çalışmak, işi erken bitirmeye yardımcı olur ve daha iyi hissettirir. Bu da işe yaramazsa, liderinizle konuşabilir ve işin başka birine verilmesini isteyebilirsiniz.

7.Mola Verin

Bir kişinin odaklanma süresi ne kadar uzun olursa, odaklanma yoğunluğu o kadar düşük olur. İnsan beyninin dikkat süresi de sınırsız değildir. Bu nedenle düzenli molalar vermek kendinizi daha iyi hissetmenizi sağlayacak ve verimliliğinizi artıracaktır. Mola vermek kısa vadede zaman kaybı gibi görünebilir, ancak uzun vadede- gün, ay, yıl- insan sağlığı ve iş verimliliği için hayati önem taşır.

8.Doğru Araçları Kullanmak

Zaman Yönetimi için kullanılabilecek birçok araç vardır. En gelenekseli ajanda ve en günceli ise dijital planlayıcılardır. Hangisinin daha iyi olduğu kişiden kişiye, organizasyondan organizasyona değişir. Eğer son teslim tarihleri, notlar vb. önemliyse dijital planlayıcı kullanmak sizin için daha faydalı olabilir, aradığınızı sayfalar arasında kaybolmadan bulabilirsiniz. Eğer neye ne kadar zaman harcadığınızı öğrenmek ve takım çalışması gibi yaptığınız iş birliğinin verilerini tutmak isterseniz kesinlikle dijital planlayıcı kullanmak sizin için daha iyi olacaktır.

9.Günü Yarının Planıyla Bitirmek

Günü bitirirken o gün içerisinde bitirilememiş işler varsa veya yarın hangi işler yapılmalı ise not edilmesi ertesi gün işe geldiğinizde boşlukta olmamanızı sağlar. Bitirilen günden arta kalan veya unutulmaması gereken şeyleri not etmek ertesi gün size ne yapacağınıza dair kabaca bir taslak sunar. Ertesi gün işe başladığınızda ne yapacağınıza dair kafanızda bir yol haritasını rahatça oluşturabilirsiniz.

10.Zaman Kullanımınızı Takip Edin

Hangi görevleri bitirmek için fazla zaman harcarken, hangi görevleri belirlediğinizden önce bitirdiğinizi tespit etmek bir dahaki planlamada işinizi kolaylaştırır. Kendi kendinize süre bazlı performans değerlendirmesi yapmanızı da sağlar. Eğer çalışma sürenizde herhangi bir terslik varsa sorunu tespit edebilir ve bu sorunun tekrarlanmaması için önlemler geliştirebilirsiniz.

Peerbie ile Zamanınızı Nasıl Yönetebilirsiniz?

PeerBie kompakt bir iş yönetim yazılımıdır. Bünyesinde dijital planlayıcı, mesajlaşma ve video konferans, dosya paylaşımı gibi kolay iletişim imkânı sunan araçlar barındırır.

PeerBie freelancerlar veya organizasyonlar için rahatça kullanılabilir. Dijital planlayıcı özelliği ile zamanınızı boşa harcamanın önüne geçebilir, etkili bir zaman yönetimi için plan yapabilirsiniz.Ayrıca PeerBie’nin verdiği raporlarla bir göreve ne kadar zaman harcadığınızı takip edebilir, geçmişe dönük zaman kullanımınızı değerlendirebilirsiniz.

Kişisel günlük, haftalık, aylık görevler belirleyebilir, bu görevleri aciliyet durumuna göre öncelendirebilir, son teslim tarihini baz alarak takviminize işleyebilir gerekirse hatırlatıcı kurarak da görevinizi takip edebilirsiniz. Eğer bir organizasyonsanız ve PeerBie kullanıyorsanız, iş arkadaşlarınızla beraber takımlar kurabilir, arkadaşlarınızın takvimlerini görerek müsaitlik durumlarını kontrol edebilir ve görevler atayabilirsiniz.

Organizasyon içi iletişim imkânı sunan PeerBie ile video konferaslar düzenleyebilir veya Zoom ile entegrasyonu sayesinde Zoom toplantılarını rahatça gerçekleştirebilirsiniz. Bu görüşmeleri ayarlarken de görüşme platformunu veya görüşmenin yerini, toplantının tarihini, başlangıç ve bitiş saatini belirleyebilirsiniz.