Görev Yönetimi Aracı Nedir? 3 Farklı Görev Yönetimini Keşfedin

Görev yönetimi aracı, iş yerinizdeki görevleri düzenlemenizi ve öncekliklendirmenizi sağlayarak projeleri daha verimli bir şekilde tamamlamaya yardımcı olmak için bir kişi, ekip veya kuruluş tarafından kullanılır.  Her düzey içerisinde, görev yönetimi araçları şu konularda yöneticilere ve çalışanlara yardımcı olur:

• Verimli çalışmak ve israfı azaltmak
• Düzenli bir çalışma akışı sağlamak
• Ekiplerin ve bireylerin rollerini ve sorumluluklarını doğru dağıtmak
• Son teslim tarihlerini kontrol etmek

Görev Yönetimi Aracı, İş Takibi için Neler Sağlar?

Görev yönetimi araçları; işi organize etmek, önceliklendirmek ve görselleştirmek için genel bir ihtiyacı ele alır. Analiz yoluyla, işleri daha etkili yollarla nasıl yapacağınızı öğrenirsiniz. Bireylerin, ekiplerin veya işletmelerin düzenli kalmasına yardımcı olmak için bir görev yönetimi aracı kullanılır. Organize olmanın bir kısmı, görevler için öncelikleri belirlenmesini, tamamlama aşamalarından geçerken görevlerin ilerlemesini görselleştirmeyi ve gelecekteki görevleri ve iş akışlarını yönlendirmek için analiz veya raporları derlemeyi içerir.

Önceliklendirme

Görev panosu ile görevlerinizi önceliğe göre düzenlemenize olanak tanır, böylece en önemli işlerin önce tamamlanmasını sağlayabilirsiniz. Görevlere öncelik vererek, herhangi bir yön olmadan bir öğeden diğerine atlamak yerine, işin nasıl bitirilmesi gerektiğine odaklanabilmek mümkün olur.

Görselleştirme

Görevleri görselleitrmek yalnızca yapılması gerekenleri hatırlatmakla kalmaz, aynı zamanda bir projeyi bütün olarak daha iyi anlamanıza yardımcı olur. Böylece görev yönetim araçları herkesin kolayca erişebileceği anlamına gelir.  Her öğe anlaşılması kolay bir şekilde düzenlendiğinde bağımlılıklar netleşir ve işbirliği kendiliğinden doğar.

Analiz

Görev yönetimi aracı, iş yeriniz ve çalışanlarınız için daima analiz oluşturur. Son kullanıcıların ne yaptıklarını, ne zaman ve ne performans yaptıklarını anlatan somut veriler üretir. Bu, işlerin yapılma şeklini iyileştirmenin önemli bir parçasıdır.

Görev Yönetimi Aracı Türleri

İhtiyaca bağlı olarak, görev yönetimi araçları oldukça basit olabileceği gibi ileri derecede derin bilgiler de sağlayabilir. Hepsi, işi organize etmek gibi temel bir işlevi paylaşsalar da görev yönetimine yaklaşmanın birkaç farklı yolu vardır.

Görev yönetimi sistemleri ayrıca çeşitli görevleri veya bir görevin unsurlarını temsil etmek için kullanılan göstergeleri veya sembolleri içerir. Resimlerden yapışkan notlara veya yalnızca bir elektronik tablo hücresindeki verilere kadar her şey olabilir.

Çoğu görev yönetimi aracı üç özel kategoriye ayrılabilir:

• Manuel Görev Yönetimi
• Elektronik Görev Yönetimi
• Çevrimiçi Görev Yönetimi

Manuel Görev Yönetimi Araçları

Bir görev yönetim sisteminin daha temel biçimlerinden biri, manuel görev yönetim aracıdır. Genellikle beyaz tahta, mantar panolar ve duvara iliştirdiğiniz kağıt parçaları gibi fiziksel öğelerden oluşurlar. Bu araçların arkasında sanallaştırma yoktur.

Bu işlem oldukça basittir ve az sayıda görevle uğraşan veya büyük işler almayan ekipler için iyi sonuç verebilir. Fakat bunun için fiziksel bir ofis ortamı gerekmesi yeni çalışma modelleri için kullanışlı olmayacaktır.

Elektronik Görev Yönetimi Araçları

Bilgi işlem gücünden yararlanan elektronik görev yönetimi aracı, esneklik ve işlevsellik sağlar. Genellikle izleme ve analiik gibi daha geniş bir özellik yelpazesi içerirler. Manuel panıların aksina, elektronik görev yönetimi aracı için fiziksel bir alana ihtiyaç duyulmaz.

Elektronik sistemler genellikle temel tablolardan yoğun görev yönetimi uygulamarına kadar çok çeşitli biçimlerde olabilirler. Bu araçlar, eksiksiz bir kurumsal görev yönetimi çözümü oluşturma ve diğer görev ve organizasyonel uygulamarla da entegre edilebilir.

Çevrimiçi Görev Yönetimi Araçları

Bir elektronik görev yönetimi aracının derinliğini internetin sınırsızlığı ile birleştirin ve çevrimi görev yönetimi araçlarına sahip olun. Bu sistemler, yazılım veya çevrimiçi uygulamalar olarak kullanılabilir ve bireylerin veya ekiplerin görevleri herhangi bir yerden organize etmesine ve izlemesine olanak tanır.

Proje panoları gibi çevrimiçi görev yönetimi araçları, uzak ekip üyeleriyle çalışmanın yanı sıra farklı açıklamalar ve önceliklere sahip birçok görevi üstlenen ekipler için özellikle yararlıdır. Bilgi, ölçüm, raporlama, analitik veya diğer dosyaların bir internet bağlantısı üzerinden kolayca paylaşılmasına izin verirler. Çoğu çevrimiçi görev yönetim aracı ‘bulut‘ üzerinde çalışır. Böylece, kullanıcılar dahili ağlarını aşırı yüklemeden depolama alanı tahsis edebilir ve kritik bilgileri yedekleyebilir.

Çevrimiçi görev yönetimi araçları ayrıca ekiplere iletişim kurmak ve iş birliği yapmak için daha iyi yöntemler suar. Bir internet bağlantısı kullanarak, ekip üyeleri e-posta yoluyla durum güncellemelerini alabilir ve görev ayrıntılarını tartışabilir.

Görevlerinizi PeerBie ile Yönetmek

Çevrimiçi görev yönetimi yazılımı olan PeerBie, büyük veya küçük tüm işletmeler ve iş yerleri için ekiplerin daha hızlı ve daha verimli çalışmasını sağlayacak araçları sizlere sunar. Tüm araç ve aktivitelerin tek bir yerde entegre edilmesini ve yönetilmesini sağlar. Tüm işlemeleriniz, notlarınız, listeleriniz ve dosyalarınız tek bir platformda buluşur. Hızlı iletişim kurabilmek ve ekipleri koordina edebilmek PeerBie ile mümkün:

Her Yerde ve Her Zaman Yönetim

Çevrimiçi görev yönetimi aracı olarak PeerBie’yi ister ofisinizde masaüstü bilgisayarınızda, isterseniz uzaktan çalıştığınız bir gün telefonunuzdan kullanabilirsiniz. PeerBie ile cebinizden tek tıkla tüm takımınıza ulaşabilir ve iletişim kurabiliriniz. PeerBie, ekibinizin rahatlıkla kullanabileceği kullanıcı dostu arayüzü ile IOS ve Android sistemleriyle uyumlu çalışır.

Tüm Görevleri Takip Edin

PeerBie’nin sunduğu ‘Günlük Gösterge Tabloları’ ile sisteme kimlerin giriş yaptığını, hangi görevlerle ilgilendiğini ve ne kadar süre çalıştıklarını takip edebilirsiniz. Üstelik tüm görev bilgileri, en ufak bir değişimde anında güncellenir. Herkesin birbirinden haberdar ve transparan bir şekilde çalışması takımın verimliliğini artıracaktır.

Görevlerinize Öncelik Verin

Bazen ekip üyeleri, genel ilerlemeyi ve planları etkileyen küçük, düşük öncelikli görevleri tamamlarken kaybolabilirler. ‘Yapılacaklar Listesi’ ile görevlerin önem derecesini seçebilir, son tarihlerini atayabilir ve gerekli tüm dosyaları başka bir uygulamaya ihtiyaç duymadan aktarabilirsiniz.

‘Yapılacaklar Listesi’ hem bireysel hem de takım tarafından kullanılabilir. Aynı ekipteki farklı kişilere, farklı görevler atayabilir veya toplu görevler girebilirsiniz.

Görev Raporlama

PeerBie, atanan görevlerin ne zaman tamamlandığı, ne kadar sürede tamamladığı ve kişilerin sistemde ne kadar zaman geçirdiğini sizler için raporlar. Herhangi bir ekstra zaman maliyeti olmadan takımınızı bu sonuçlara göre iyileştirebilirsiniz.

Dosya Paylaşımı

Ekip içinde gerekli tüm verilere sahip olmak önemlidir, böylece bir şey gerektiğinde sorun yaşamazsınız. PeerBie, paylaşılan bir veritabanına eritişm sağlar. Evinizden veya başka bir şehirde, tüm dosyaların bulunduğu araca girerek işiniz için gerekli verilere kolayca ulaşabilirsiniz.

Mesajlaşma

PeerBie ile takımlar ve grup sohbetleri aracılığıla iletişim kurabilirsiniz. Birebir veya grup konuşmaları kurarak, diğer uygulama bildirimleri arasında kaybolmadan, e-mail trafiği yaşamadan net ve hızlı bir iletişim ağına sahip olursunuz.

Müşterilerinizi ve ortaklarınızı ekleyerek dış hat takımları kurabilir, böylece sanal toplantıları ve iletişimin faydalarını maksimize edebilirsiniz. Daha fazla bilgi için, görev yönetimi sayfasını ziyaret etmeyi unutmayın!