Görev Yönetimi İçin 6 Efektif İpucu

Her çıktı bölünmüş alt görevlerden oluşur. Başarılı bir sonuç için bu görevlerin yerine getirilmesi gerekir. Her zaman sadece bir göreve odaklanamayabiliriz. Yapılması gereken birden çok görev olabilir veya görev için ayrılan süre oldukça kısıtlı olabilir. Görev yönetimi, zamanı ve yapılacakları düzenleyerek maksimum verimlilik içinde işlerimizi sonlandırmamıza yardımcı olur.

Görev Yönetiminin Organizasyon Başarısındaki Yeri

Amerikan araştırma şirketi Gallup’un yaptığı bir araştırmaya göre çalışanların %23’ü işte çok sık veya her zaman tükenmiş hissettiklerini, %44’ü ise bazen tükenmiş hissettiklerini bildiriyor. Çalışmada belirtilen tükenmişliğin nedenlerinden biri de yönetilemez iş yüküdür.

Doğru görev planlaması yapılmaması ve yanlış zaman yönetimi sadece işlerin aksamasına neden olmakla kalmaz, çalışanın ruhsal sağlığını da olumsuz anlamda etkileyebilir.

Görev Yönetimi Nasıl Yapılır?

Görev yönetimi için bir sürü teknik olsa da en etkili altı görev yönetimi yöntemi burada:

Böl, Parçala ve Yönet

Çoğumuz bu yöntemi tarih kitaplarında siyasi bir taktik olarak gördük. Fakat bu taktik görev yönetimi için de kullanılabilir. Öncelikle her istenen sonuç için bu yöntem uygulanabilir. Yapılması gereken bir görevi küçük parçalara bölerek yapmak hem her bir küçük görev tamamlandığında sizi motive eder. Yapılması gereken işi küçük parçalara bölmek her şeyi bir anda yapmaya çalışarak yaşanacak verimlilik kaybını da engeller.

Bir blog yazarı olduğunuzu varsayalım. Verili bir konu hakkında yeni bir yazı yazmanız gerek. Bütün olarak bakınca biraz korkutucu görünebilir fakat küçük parçalara bölmek bu korkuyu giderir. Öncelikle araştırmanızı yapıp sonrasında metin için alt başlıkları belirleyebilir ve her başlığa en az bir cümle yazarak kaba bir taslak çıkarabilirsiniz daha bu cümleleri açarak metni oluşturabilirsiniz. Sonraki aşama görsellerin hazırlanması ve SEO optimizasyonu olabilir.

Özellikle alt görevleri bir yere not eder ve her bir görev bittiğinde üstünü çizerek veya tik atarak bittiğini belirtirseniz bu sizi daha da motive eder. Dijital veya normal bir yapılacaklar listesine sahip olmanız sadece nelerin yapılması gerektiğine dair görsel bir izlek sunmanın yanında motivasyonunuzu da arttırıcı bir etken olabilir.

Zaman Sınırı Koymak

Yapılacak görevlerinizi zaman ile sınırlamak görevin yapılma süresini kısaltır. Eğer bir görevin bitiş tarihini belirlemezseniz o görev zaman içinde genişler. Bir bitiş tarihinin olması bizi motive eder.

Herhangi bir görevin bitiş tarihi olmasa dahi o göreve bir bitiş tarihi atayın. Böylece o görevi erkenden bitirip diğer görevlerle ilgilenebilirsiniz.

Bir görevi zamanla sınırlarken gerçekçi olmakta fayda var. Zaman sınırı üzerimizde bir baskı oluşturarak performansımızı etkiler fakat gerçekçi olmayan bir bitiş tarihi belirlemek strese sebep olacağı için performansı olumsuz olarak etkiler.

Mola Vermek

Bir makine bir işi ara vermeden daha hızlı bir şekilde bitirebilir fakat insanlar makine değildir. Ara vermeden bir işe devam etmek bedensel ve zihinsel yorgunluğa yol açar, performansı ve motivasyonu düşürerek işin bitmesi gereken zamana yetişmemesine sebep olur.

Mola yönetimi de iş yönetimi kadar önemlidir. Çalışma ve odak süresi, şarj olma süresi kişiden kişiye değişebilir. Çalışma sürenizi ayarlamak için Pomodoro Tekniği gibi tekniklerden faydalanabilirsiniz. Pomodoro Tekniği 25 dakikalık bir çalışma ve 5 dakikalık bir mola setinin dört tekrarı ile oluşur fakat yukarıda da belirtildiği gibi odak süresi kişiden kişiye değişebilir dolayısıyla Pomodoro Tekniğini kendinize uygun şekilde düzenleyebilirsiniz. Örneğin 30 dakikalık çalışma ve 5 dakikalık molalar veya 1 saatlik çalışma ve 10 dakikalık molalar gibi.

Molalar sadece dinlenme araçları olarak değil aynı zamanda ödül olarak da kullanılabilir. Kendinize belirli bir zaman içerisinde bitirmek için görevler atayın ve başarılı olursanız kendinizi güzel bir mola ile ödüllendirin. Bu sizi motive edecek ve verimli bir dinlenme arası geçirmenize de yardımcı olacaktır.

Dikkat Dağıtıcılardan Kurtulmak

Dikkat dağıtıcılar sadece iş dünyasında değil genel olarak hayatın her yerinde sorun oluşturmaktadır. Dikkat dağıtıcılar sizin işten kaçma isteğinizin bir sonucu olabileceği gibi işten kaçmanın nedeni de olabilir.

Örneğin eğer doğru bir zaman ve görev yönetimi planlaması yapmadıysanız o işe başlamak dahi istemeyebilirsiniz ve bu süreçte kitap okumak bile bir dikkat dağıtıcı unsur olarak sayılabilir. Arkadaşlarınızla uzunca sohbet etmek, bir kahve daha içmek sizin işten kaçmak için kullandığınız taktikler olabilir.

Bir de gerçekten işe odaklanmak istediğimiz anda ortaya çıkan ve bizi engelleyen unsurlar vardır. Örneğin bir arkadaşınızın gelip sohbet etmek istemesi veya telefonunuza gelen bir bildirim gibi.

Dikkat dağıtıcılardan kurtulmak iyi bir zaman ve görev yönetimi ile birleşince verimliliğinizi ve hızınızı arttıran tetikleyici bir unsurdur.

Önceliklendirme

Bir işe başlarken yapılması gereken ilk şey neler yapılacağını belirleyip yapılacaklar listesi oluşturmak ise ikinci şey de görevler arası önceliklendirme yapmaktır.

Önceliklendirme önemlidir çünkü eğer görevler öncelik sırasına göre yapılmaz ise strese sebep olabilir. Örneğin yarına bitirmeniz gereken bir rapor varken haftaya yetiştirmeniz gereken bir sunumu yapmak büyük bir hatadır. Ya da yarına hazırlanması gereken iki sunumunuz varsa fakat biri çok daha önemliyse diğeri ile ilgilenmek de yanlış bir hamle olabilir.

Peki görevleri nasıl önceliklendirebiliriz? Eisenhower Matriksi bunun için icat edilmiş. Aşağıdaki matriks gibi bir tablo çizebilir ve görevlerinizi konumlandırabilirsiniz. Eisenhower Matriks’i hangi görevlerin acilen yerine getirilmesi gerektiğini görsel olarak size sunar.

İletişim

Takım içi iletişim eksikliği görev ve zaman yönetimini etkileyebilir, çalışanların motivasyonunu ve verimliliğini düşürebilir. Bazı çalışanlara tek bir görev atanmış olsa bile görevin içeriği yoğun olduğu için fazla çaba gerektirebilir, bazı çalışanlar ise içeriği çok da yoğun olmayan birden fazla görevle ilgilenebilir. Takım liderinin görev ataması yaparken bu hususu göz önünde bulundurması iş yükünü azaltarak daha verimli bir iş sürecini ortaya çıkarır.

Bir çalışan özel sebeplerden dolayı iş yükünü fazla bulabilir veya gerçekten de iş yükü fazla olabilir. Bu gibi durumlarda liderle ve ekip arkadaşları işe iletişimde olmak ve yardım istemek iş yükünü azaltarak işin zamanında bitmesine yardımcı olur.

Görev Yönetimi İçin Dijital Planlayıcı Kullanmak: PeerBie

Dijital planlayıcı kullanmak genel olarak bir organizasyon için en iyi yollardan biri. Ulaşılabilir ve kullanımının kolay olması sebebiyle tercih edilme oranı yüksek. Takım çalışmasına imkan vermesi ve iletişimi kolaylaştırması da diğer tercih edilme sebeplerinden biri.

PeerBie gibi dijital planlayıcılar ile genel olarak iş yönetimi daha da kolay. Görevlerinizi takviminize önceliklendirerek işleyebilir, bitiş tarihi belirleyebilir takviminizi arkadaşlarınızla paylaşabilir ve takımızla iletişimde kalarak işlerinizi çabucak halledebilirsiniz.