Görev Yönetimini Geliştirmek İçin 4 İpucu

Görev yönetimi ve görev takibi, özellikle birbirinden farklı konumlara yayılmış büyük bir ekiple uğraşırken oldukça zordur. Dahası, görevlerin olduğu yerde genellikle bir proje vardır.

Görevler bağımsız şekilde yer alabilir veya bir proje içinde bulunabilir. Bu görevleri doğru yönetmek, projelerinizin zamanında tamamlanmasını sağlar. Bir yapılacaklar listesinden çok daha fazlası olan görev yönetimi, proje iş yüklerinizin yönetimi anlamına gelmektedir. Görev yönetimi, iş akışınızı belirleme, verimli şekilde organize etme ve ilerlemeyi izleme sürecidir. Görev yönetimi, etkin zaman yönetimi, süreçler ve açık iletişim takımlarının yanı sıra, ayrıntılara dikkat etmeyi, yetki vermeyi ve doğru araçların kullanıldığından emin olmayı da gerektirir.

Teknoloji size yardımcı olabilir veya engel olabilir. Çeşitli araç ve sistemlerin kullanılması problemleri artırabilir, fakat PeerBie gibi doğru üretkenlik araçları üretkenlik sorunlarının üstesinden gelmek için kullanışlı da olabilir.

Görevlerinizi daha verimli şekilde nasıl yöneteceğiniz ve takip edeceğiniz konusunda daha derinlemesine girmek için sizlere bu yazımızı derledik.

Görev takibi neden zor olabilir?

1. Birden çok araç arasında arasında gidip gelmek

Çoklu görevlerin daha yüksek çıktıya yol açtığı efsanesi, çok sayıda çalışma tarafından çürütüldü. Daha fazlasını yapmaktansa, görevler arasında geçiş yapmanın genellikle tam tersi duruma yol açtığı görülüyor.

Şirketler çeşitlidir ve farklı ekipler farklı işlemleri gerçekleştirmektedir. Bu yüzden, çok çeşitli teknolojiler kullanılıyor olabilir. Yönetici ekipleri, planlama ve gözetim için bir tür yazılım kullanabilir. Pazarlama ekipleri ise görevlerini takip etmek için başka biri kullanabilir. Birden fazla araç kullanırken her ekibin ne yaptığını takip etmek zorlaşır. Farkı departmanlara çözüm sağlayacak ortak bir üretkenlik aracı kullanmak sizin faydanıza olacaktır. Örneğin PeerBie, pazarlama ekipleri, satış ekipleri, perakende ekipleri ve yönetici ekiplere çözüm sunan bir araçtır. Zaman yönetimi, görev yönetimi, proje yönetimi gibi özellikleri sayesinde çeşitli ekiplerin farklı ihtiyaçlarını karşılamaktadır.

2. Zaman takibini kaybetmek

Çalışanlar görevler arasında dalıp gidebilir ve zamanın nasıl geçtiğini anlamayabilir. Bu da yüksek baskıya sahip projelerle uğraşırken problemlere yol açabilir. Çok fazla beceri gerektirmeyen görevlerde fazla zaman harcamak ilerleme kaydetmenize zarar vermektedir.

Independent tarafından İngiltere’de 2019 yılında yapılan ankete göre, katılımcılar yılda 15 haftayı anlamsız görevlerle boşa harcadıklarını hissediyor. Zaman takibinin kaybı, proje gecikmelerine neden olur ve ayrılan zamanda daha ilgili işlerin tamamlanmasından elde edilebilecek gelirin kaçırılmasına yol açar.

3. Kötü planlanmış süreç

Planlama, bir organizasyonun başarısının önemli bir parçasıdır. Yönlendirilmiş bir eylemde bulunmak daha da kritik bir noktadır ve bu birçok takımın başaramadığı kısımdır. Bir plan geliştirirken, belirli eylem adımları ve zaman çerçeveleri açık şekilde ortaya konmalıdır. Tüm proje gereksinimlerinin karşılandığından emin olmalısınız. Bunlar; atanan personel, mevcut malzemeler ve kaynaklar, ön koşul adımlarının tamamlanmış olması.

Planlama yaparken, neyin yanlış gidebileceğini de düşünün. Olası hız tümseklerini hesaba katarak, bu tümsekleri daha kolay yönetin ve üstünden gelin.

4. Düzenli iletişimi sürdürmemek

COVID-19 salgını, uzaktan çalışmaya geçişi hızlandırdı. Birden fazla lokasyonda yer alan ekipleri yönetirken, düzenli iletişim hayati önem taşır. Açık bir iletişim süreci olmadan, işbirliğine dayalı iş akışı zarar görür ve projeler ilerleyemez.

Güven sorunları, düzenli ve etkili iletişimi sürdürmeme konusunda bir başka faktördür. Eğer ekip üyeleri sahip olmaları gereken bilgilerden uzak bırakılırsa, yaptıkları iş konusunda daha az açık sözlü olurlar.

Görev yönetimi nasıl geliştirilir?

1. Görev yönetimi yazılımı kullanın

Görev yönetimi yazılımı, herkesin projelerini takip etmenin en kolay yoludur. Bu türden bir teknolojiye paranızı yatırmadan önce, bazı temel özelliklere dikkat etmenizi öneririz. Bu yazılım, durumları, öncelikleri ve iletişimi takip etmelidir. Örneğin, görev yönetimi yazılımı PeerBie ile, çalışanların veya ekip arkadaşlarınızın hangi durumda olduklarını ve önceliklerini izleyebilir ve hatta yönetebilirsiniz.

2. Düzenli olarak iletişim kurun

İletişim, iyi yönetilen bir kuruluş için oldukça kritik bir öneme sahiptir ve uygun iletişim takımlarının açık ve işlevsel kalmasını sağlamak önemlidir.

Mesajlara öncelik verme yeteneği de önemlidir. Tüm ekip üyeleri, mesajları sıralamalarını ve görevleri önemlerine göre planlamalarını sağlayan araçlara erişebilmelidir. PeerBie ile, görevlerinizi önem sırasına göre sıralandırabilir ve bu sayede çok daha önemli olan işlerinize gerekli zamanı ayırabilirsiniz. Buna acil talepler, sanal toplantılar ve ayrıntılı özetler de dahildir. Zoom ile entegre olabilen PeerBie sayesinde anlık toplantılar düzenleyebilir ve sonrasında toplantı çıktılarını alabilirsiniz. Proje gecikmelerinin önlenmesi için, net beklentilerin yer aldığı düzenli iletişim şarttır. PeerBie düzenli iletişimi sürdürmenizi sağlayan bir görev yönetimi yazılımıdır. Entegre bir görev yönetimi platformu, herkesi doğru yolda ve döngüde tutmak için güçlü bir araçtır.

3. Zaman izleme çözümlerine yatırım yapın

Modern yönetimin babası olarak selamlanan Peter Drucker, ölçemediğimiz şeyleri iyileştiremeyeceğimizi söylemesiyle tanınırdı. Bir zaman izleme çözümü, üretkenliği sağlamak ve görevleri daha iyi yönetebilmek için zamanı kolaylıkla takip eder. Zaman izleme yazılımı, zaman kaybı yaratan çeşitli etkenleri ortadan kaldırmaya yardımcı olabilir:

• Önemsiz ve beceri gerektirmeyen görevlerde çok uzun zaman harcamak
• Mantıksız sosyal medya ve web gezintileri
• Projeleri veya hedefleri ileri taşımayan toplantılarda zaman kaybetmek

Zaman izleme yazılımı, ekip üyelerinin minimum çabayla giriş-çıkış yapmasına, ilerlemelerini izlemesine ve zamanlarının nasıl harcandığına dair detaylı bir açıklama sağlamasına olanak tanır. GDP konum paylaşımı da mümkündür, böylece ekibiniz görevlerden ve proje gecikmelerinden kaçınmak için herhangi bir zamanda herkesin nerede olduğunu bilir. Zaman takibi uygulaması PeerBie‘de işe başladığınız anda ‘Güne Başla’ ve işinizi sonlandırdığınız zaman ise ‘Günü Bitir’ butonlarına tıklayarak gün içinde kaç saat çalıştığınıza ve hangi görevleri tamamladığınıza erişebilirsiniz. Aynısı ekip arkadaşlarınız için de geçerli! Uygulama ana sayfasında ekip arkadaşlarınızın da kaç saat çalıştığını kolaylıkla görebilirsiniz. Ayrıca, PeerBie Foursquare ile entegre olarak yorum veya paylaşım yaparken ve mesajlaşırken konum paylaşmanıza olanak tanır.

4. Alıcılarınızı dinleyin

Hangi görevlere üzerinde çalışılması için uygun miktarda zaman ayrılması gerektiğini bilmek istiyor musunuz? Cevap ürünlerinizi ve hizmetlerinizi satın alan insanları dinlemekten geçiyor. Müşteri geri bildirimi, işletmelere şu konularda yardımcı olabilir:

• Mevcut teklifleriyle ilgili sorunları belirleyin
• Gelecekteki fikirler için ilham alın
• İşe yarayan şeylerden yararlanın

Müşteri geri bildirimini çeşitli şekillerde toplayabilirsiniz. Anketler, maillerin sonunda yer alan bir geri bildirim kutusu gibi geri bildirim yolları değerli bilgiler toplamanızı sağlar. Ayrıca, geri bildirim için sosyal medyayı kullanmayı da düşünebilirsiniz. Müşteri geri bildirimi, yöneticilerin en önemli görevleri kilit alanlara dağıtmasını sağlamaktadır.

Teknolojiyi entegre ederek görevlerinizi daha az stresle yönetin

Teknolojiyi entegre etmek, görev yönetimini geliştirebilir fakat yalnızca doğru araçlarla entegre edilirse. Eğer birden fazla sistem bağlantısız ve kopuk işlemlere neden oluyorsa, görevlerin bütünüyle yönetilmesi zor hale gelir. Kuruluşlar, işlerin tamamlanması için bireysel görevleri parçalara ayırmak ve yönetmenin yanı sıra büyük resme bakmaya da ihtiyaç duymaktadır.

Görev yönetimi, etki planlamanın olmazsa olmazıdır ve piyasada buna yardımcı olacak teknoloji bulunmaktadır. İşbirliği yazılımı PeerBie, ekiplerin ister bir ister birden fazla konumda olsun görevlerini yönetmesini kolaylaştırmaktadır. PeerBie, bütün şirket sürecinizin net bir resmini sunarken, iş akışlarınızı, proje yürütmeyi ve işbirliklerinizi kolaylaştırmanıza olanak tanır.