Hibrit Çalışma Modeli Nedir?

Pandemi ile hemen hemen hepimizin hayatına dahil olan bir kavram: hibrit çalışma modeli. Bazı şirketler geleneksel çalışma modelini sürdürerek değişime direnirken bazı şirketler neden hibrit çalışma modelini tercih ediyor? Çalışanlar nasıl çalışmayı tercih ediyor? Hibrit çalışma modelinde PeerBie gibi iş yazılım uygulamaları nasıl rol oynar? Bu yazımızda bu gibi sorularla hibrit çalışma modelini irdeleyeceğiz.

Hibrit Çalışma Modeli Nedir?

Hibrit çalışma modeli esneklik demektir. Kendi içerisinde farklı uygulamalar barındırabilir. Örneğin çalışanların hepsi belirli günlerde ofisten belirli günlerde ise uzakta çalışabilir veya çalışanların bir kısmı sürekli olarak ofiste bir kısmı ise sürekli olarak uzaktan çalışabilir.

Hibrit çalışma modeli sadece konum bazlı bir çalışma modeli değildir. Zaman ve mekan fark etmeksizin işlerin yapılması ve bunların düzenlenebilmesidir.

Efektif bir hibrit çalışma modeli için çalışanların ihtiyaçları dikkate alınmalı ve buna göre ayarlamalar yapılmalıdır.

Hibrit Çalışma Modeli Çalışanların Verimliliğini Nasıl Etkiler?

Great Place to Work’ün iki yıl boyunca 715 şirket ile sürdürdüğü araştırmanın sonuçlarına göre uzaktan çalışma ofisten çalışma kadar verimli. Katılımcıların verdikleri yanıtlara göre evden çalışmak çalışanların verimliliklerini düşürmemiş hatta arttırmış.

Araştırmaya göre çalışanların hibrit çalışma sürecinde verimliliklerini etkileyen en önemli iki etmen şirket kültürü ve liderlik olmuş.

İş yerindeki rutinler, çalışanlar arası dostluklar personellerin verimliliğini etkiler. Uzaktan çalışmaya geçilse dahi bu rutinler ve dostluk devam ettiği sürece verimli çalışma organizasyonda hep var olur.

Verimliliği etkileyen bir diğer faktör ise belirsizliktir. Önemsiz gibi görünse de hem çalışanları psikolojik olarak etkiler hem de onların çalışma biçimlerini olumsuz olarak değiştirir. Özellikle pandemi sürecinde bize eşlik eden belirsizlikle baş etmek pek kolay değildir. İyi bir lider belirsizlik durumlarında dahi çalışanlara yol gösterebilendir. Lider sadece çalışanların verimliliğini arttırmakla kalmaz, belirsizliğin hüküm sürdüğü zamanlarda müşterilerle de ilgilenerek onların projeye olan güvenlerini arttırır.

Hibrit Çalışma Modelleri Nelerdir?

Çeşitli durumlar için uygulanabilecek hibrit çalışma modelleri mevcuttur. Sektörünüze ve çalışma koşullarınıza göre size en uygun olanı seçebilirsiniz.

1. Uzaktan Çalışma Öncelikli Model (Remote-First): Bu modelde uzaktan çalışma esastır. Çalışanların ofise gelmelerine gerek yoktur. Farklı konumlarda çalışanlara- örneğin saat farklılığı bulunan konumlarda olan çalışanlara- sahipseniz bu model uygun olacaktır.
2. Esnek Model (Office-Occasional): Çalışanların belirli günlerde veya ihtiyaç halinde ofisten çalıştığı çalışma modelidir. Bu çalışma modeli bireysel çalışmaya uygun olmakla beraber ekip çalışmaları için de imkân sağlar.
3. Ofis Merkezli Model (Office-First): Ofisten çalışmanın öncelikli olduğu fakat uzaktan çalışma tercihinin de çalışanlara verildiği bir modeldir.

Hibrit Çalışma Modelinin Avantajları Nelerdir?

1. İstediğin Zaman, İstediğin Yerden İstediğin Şekilde Çalışmak

Herkes için aynı derecede verimli olan bir çalışma şekli mevcut değildir. Bazı insanlar gece daha verimli iken bazıları gündüz daha verimli çalışır. Bazıları odasında çalışmayı daha rahat bulur iken bazıları ise kafe gibi sesli ortamlarda çalışmayı tercih eder. Hibrit çalışma modelinin sunduğu en büyük avantaj seçme özgürlüğüdür. Çalışan nasıl motive hissediyorsa ve nasıl daha verimli çalışabiliyorsa öyle çalışabilir. İsterse pijamalarıyla, isterse ofiste.

Bu çalışma modelinde iş yönetim yazılımları oldukça önemli bir rol oynar. Sanal ofis ve iş birliği sunan PeerBie gibi kompakt uygulamalar tercih edilmelidir.

2. İş-Yaşam Dengesi

Slack’in  yaptığı bir araştırmaya göre çalışanlar esnek çalışma koşulları sebebiyle hibrit çalışma modelini daha çok tercih ediyor. Esnek çalışma koşulları sadece iş-yaşam dengesini sağladığı için değil aynı zamanda stres ve kaygıyı düşürdüğü ve üretkenliği de arttırdığı için tercih sebebi oluyor. İş yerinde stresin azalması çalışanların gündelik hayatına da etki ediyor ve daha dengeli bir hayat sürmelerine yardımcı oluyor.

3. Sağlık Endişesi

Wakefield Research ve Envoy’un çalışanların işe dönme konusundaki düşüncelerini öğrenmek için yaptığı araştırmaya göre çalışanların %66’sı ofiste çalışma konusunda kaygılı. Çalışanların pandemi sebebiyle özellikle sağlıkları konusunda endişeleri bulunuyor. Hibrit çalışma modeli bu tarz kaygıların azaltılmasında yardımcı olur. Ofiste daha az insanın bulunması daha az hastalık bulaşma riskini gösterir. Hasta olan çalışan da evden çalışmaya devam ederek hem arkadaşlarının güvenliğinin sağlanmasına yardımcı olur hem de işini aksatmadan yerine getirebilir.

4. Sınırların Kalkması

Hibrit çalışma modeli ile dünyanın her yerinden yetenekli insanları işe alabilirsiniz. Hibrit çalışma organizasyonunuzu kar ettirecek kaynakların belirli bir mekân sınırlı kalmasını engeller, sınırları kaldırır.

Hibrit Çalışma Kültürüne Nasıl Geçilir ve Uyum Sağlanır?

Hibrit çalışma modeli esas olarak çalışanların verimliliğinin artması içindir. Daha verimli bir çalışma ortamı ve süreci için doğru adımları atarak değişiklik yapmak yumuşak bir geçiş süreci sağlar.

1.Çalışanlarınızı Dinleyin

Hibrit çalışma modelinden en fazla etkilenecek olan kesim çalışanlarınız olacaktır. Bu yüzden çalışanlarınızın ne istediğine kulak verin. Nasıl bir çalışma modeli istiyorlar, ne gibi şeylere ihtiyaç duyuyorlar anlamaya çalışın.

2.Süreci Kontrol Edin

Gerçek süreç hibrit çalışma modellerinden birini seçtikten sonra başlayacaktır. Asıl ihtiyaçlar ve sorunlar deneyimlendikçe ortaya çıkacaktır. Süreç içerisinde çalışanlarınızla iletişimde kalmaya devam edin. Verimlilikleri hakkında bilgi edinmeye çalışın. Bu süreçte performans değerlendirmesi yapabileceğiniz PeerBie  gibi iş yönetim yazılımları işinize yarayabilir. PeerBie’ nin sunduğu grafikler ve veriler ile görevler ne kadar sürede yerine getiriliyor, ilerleme nasıl bir yol izliyor inceleyin.

3.Altyapı Oluşturun

Uzaktan çalışma için birtakım araç-gereç ve kurallar gerekmektedir. Öncelikle çalışanlarınızın belirli araçlara -bilgisayar, telefon gibi- erişimlerinin olduğundan emin olun. İkincil olarak tüm organizasyonun kullanabileceği, çoğu özelliği bir arada bulunduran kompakt bir iş yönetim yazılımı kullanın. PeerBie gibi kompakt iş yönetim yazılımları dosya ve veri depolama, takım çalışması, iletişim, proje yönetimi gibi imkanlar sunarak karlı bir konumda olmanızı sağlar.

Eğer çalışanlarınız geniş bir coğrafi alana dağılmış ise zamansız iletişim tercih edilebilir. Çalışanlarınıza bu şekilde esneklik tanımak verimliliklerini arttırabileceği gibi iş trafiğini yönetmeyi de kolaylaştırır.

4.Şirket Kültürü Oluşturmaya Çalışın

Ofis ortamında çalışırken davranış örüntüleri kendiliğinden ortaya çıkabilir fakat uzaktan çalışmada bu dışarıdan bir müdahale ile oluşturulmalıdır. Çalışanlar arası iletişimi geliştirmek için neler yapılabileceğini araştırıp bunun için etkinlikler düzenleyebilirsiniz. Aynı şekilde iş motivasyonunu ve verimliliğini arttırmak, çalışanı tükenmişlik hissinden uzak tutmak için oyunlaştırma teknikleri uygulayabilirsiniz.

5.İşyeri Deneyimini İyileştirin

Çalışanlarınızın iyi bir işyeri deneyimi edinmesini sağlayın. İşyeri deneyiminin çalışana iyi gelmesi motivasyonunu ve verimliliğini de arttırır. Özellikle uzaktan çalışanlar için altyapıya yatırım yaparak sorunsuz bir çalışma ortamı sağlayabilirsiniz. Birçok uygulama kullanmak zorunda kalmak yorucu olabilir veya akışı zor olan bir yazılım kullanmak işleri aksatabilir, PeerBie sorunsuz bir çalışma ortamı sağlayarak altyapı konusunda endişeniz olmamasını sağlar.

PeerBie ile Hibrit Çalışmak

Kompakt bir iş yönetim yazılımı olan PeerBie, kolay kullanımı ile hibrit çalışma için iyi bir altyapı sağlar.

Hibrit çalışmada en önemli noktalardan biri iletişimdir. Bireysel çalışma ve takım çalışması imkânı sunan PeerBie ile takım arkadaşlarınızla mesajlaşabilir, gönderiler paylaşarak fikirlerinizi açıklayabilir, anketler hazırlayarak meslektaşlarınızın fikirlerini öğrenebilirsiniz.

Uzaktan çalışırken zaman ve görev yönetiminde sorunlar yaşanabilir fakat PeerBie bu sorunları aşmanıza yardımcı olacak çözümler sunar. Kişisel takviminize görevlerinizi öncelik sırasına ve son teslim tarihine göre işleyebilirsiniz. Güne başla ve günü bitir komutu ile günlük ne kadar zaman harcadığınızı öğrenebilir, her iş için başla ve biti komutları ile hangi göreve ne kadar zaman ayırdığınızı görebilirsiniz. Günlük, haftalık ve aylık zaman raporları da sunan PeerBie ile kendi zaman yönetiminizi yapabilirsiniz.

PeerBie aynı zamanda liderler için de oldukça kullanışlı bir yazılımdır. Çalışanlarınızın takvimlerini görebilir, müsaitlik durumlarına göre görev ataması yapabilirsiniz. Her bir çalışan veya ekip için zaman ve performans grafiklerini inceleyerek analiz yapabilir ve buna göre gelecek stratejiler geliştirebilirsiniz.