İş Akışınızı İyileştirecek İşbirliği Yazılımının 5 Faydası

İş Akışınızı İyileştirecek İşbirliği Yazılımının 5 Faydası

Günümüzde özellikle uzak konumlarda dağınık şekilde çalışan ekipler, iş akışlarını düzene sokan ve işbirliğini geliştiren birçok zorlukla karşı karşıya kalıyor. Grup yazılımı olarak da bilinen işbirliği yazılımı, en küçük start-up’tan en büyük kuruluşa kadar herhangi bir ekibe yardımcı olabilir. Statista tarafından yapılan bir ankete göre, dünya çapındaki işletmelerin %53’ü 2016 yılına kadar işbirliği araçlarını benimsedi ve bu yüzdelik dilim hala büyüyor. Şirketler, işbirliğini geliştirmek için dijital çözümlere doğru yöneliyor.

Bugünkü yazımızda, işbirliği yazılımının en önemli faydalarını gözden geçirerek size bu yazılımların işletmenizi nasıl etkileyebileceğini anlattık.

1. Gelişmiş İletişim

İşyerinde iletişim gerçekten önemli mi? Bu sorunun cevabı kesinlikle evet. Çalışanlar organizasyonları içerisinde fikir akışını kolaylıkla sağlamalı ve işyerindeki diğer kişilerle bir şeyler paylaşmalıdır.

Yüz yüze işbirliği harika fakat ekip üyelerinizin aynı anda aynı yerde bulunması her zaman mümkün değildir. İşbirliği yazılımı, farklı yerlerdeki insanların belgelerini, mesajlarını, videolarını ve diğer şekillerdeki içeriklerini paylaşmasına olanak tanımaktadır. Etkili ve hızlı iletişim, göz ardı edilebilecek, yığılabilecek veya bulunması zor olacak e-postalar şeklinde değil diyalog şeklinde olmalıdır. Ekip yönetim aracı PeerBie iletişim fırsatlarını şu şekillerde genişletir:

PEERBIE İLE ÖZGÜR ÇALIŞMA MODELİNE GEÇİN

  • Farklı departmanlar için özel iletişim takımları oluşturulması
  • Sesli ve görüntülü aramalar için Zoom ile entegre olma
  • Kolay ve güvenli dosya paylaşımı
  • Belgeler arasında kolay gezinme olanağı
  • Yorum yapma, geri bildirim verme ve anlık mesajlaşabilme
İşbirliği araçları ekiplerinizi geliştirir.
İşbirliği araçları ekiplerinizi geliştirir.

2. Gelişmiş Proje Yönetimi

Bir projeyi yönetmek belki basit olabilir, ancak yardımcı bir çevrimiçi işbirliği aracı olmadan düzinelerce veya yüzlerce proje arasında kaybolmaktan nasıl kaçınabilirsiniz?

Proje yönetimi dört ana işlevi içermektedir.

  • Planlama
  • Organize etme
  • Yönlendirme
  • Kontrol

İlk aşama olan planlamada, proje yöneticisi şirketin hedefine ve kapsamlı araştırmaya dayanan ayrıntılı bir plan oluşturur. İşbirliği yazılımı, tüm proje planlama aşamalarının programlanmasına ve tüm ekip üyeleri arasında fikirlerin paylaşılmasına yardımcı olmaktadır. Ayrıca, tüm proje ayrıntılarını tek bir yerde toplayarak ekibin bilinçli kararlar almasını sağlar.

Organize etmek, bir projenin yazılım ekibi yapısını oluşturmakla ilgilidir. Yöneticilerin bir görev için doğru uzmanı bulmaları gerektiği zaman, temel becerilerin listelendiği bir işbirliği yazılımı içinde çalışan profillerini inceleyebilir.

Liderlik, projeyi yönetmek ve çalışanları daha da üretken olmaları için motive etmek anlamına gelmektedir. İşbirliği yazılımıyla, proje etkinliklerini farklı ekip üyeleri ve ekipler arasında koordine etmek çok daha kolay hale gelir. Örneğin işbirliği yazılımı PeerBie ile tüm bilgiler aynı sayfada bulunur, tüm belgeler paylaşılabilir ve yönetim sürecinin sorunsuz olması için son tarihler uygun şekilde ayarlanabilir. Uzun süreli başarı elde etmek için projenin takibini sağlamak çok önemlidir. İşbirliği yazılımları, proje aşamalarının izlenmesinde büyük rol oynar ve görevlerin zamanında yapıldığını görmenize yardımcı olur.

3. Çevik Ekiplerin Basitleştirilmiş İş Akışı

Sorunsuz ekip işbirliği, iş ilerlemesini ve başarıyı hızlandırmaktadır. İşbirliği yazılımı, çevik iş akışını aşağıdaki şekillerde iyileştirebilir:

Daha iyi uzaktan çalışma olanakları

İşbirliği yazılımı, ekip üyelerini mevcut görevler hakkında bilgilendirmek, sprintler planlamak, anında geri bildirim ve gerçek zamanlı raporlar almak için günlük toplantılar yapmalarını sağlayarak uzaktaki çevik ekiplerin verimli çalışmasını sağlamaktadır.

Geliştirilmiş zamanlama

Zamanlama eksikliği, çalışanların çalışma süresinin %36sını boşa harcıyor. Hedeflerini ve aktivitelerini planlayan ve programlayan işletmeler daha çok iş yapmakta ve daha etkili olmaktadır. Günlük, haftalık ve aylık programlamalar, ekiplerin iş akışlarını verimli bir şekilde düzenlemesini sağlamaktadır. Örneğin, işbirliği yazılımıyla çalışanlar tüm toplantıları ve son teslim tarihlerini öğrenmek için genel veya kişisel takvimlerini paylaşabilir.

PeerBie grup yazılımı ile, kolay ve hızlı planlama için kendinize özel bir takvim oluşturabilirsiniz.
PeerBie grup yazılımı ile, kolay ve hızlı planlama için kendinize özel bir takvim oluşturabilirsiniz.

Çalışanlar tek bir tıklamayla günlük toplantılar oluşturabilir, toplantılarını, konferanslarını, beyin fırtınası oturumlarını ve çok daha fazlasını planlayabilir. Örneğin, PeerBie grup yazılımı ile, kolay ve hızlı planlama için kendinize özel bir takvim oluşturabilirsiniz. Takvimlerinizde etkinliklere, özel görüşmelere ve görevlerinizin son teslim tarihlerine yer verebilirsiniz. Takvimde belirli bir gün kalabalık görünüyorsa, bunu uygulamanın size sunduğu özellikler sayesinde farkedebilir ve toplantılarınızı başka bir güne erteleyebilirsiniz.

Hızlı yetenek tanımlama

Şirket içerisinde belirli bir işi yürütecek doğru uzmanı bulmak, özellikle bir kuruluşta 50’den fazla çalışan varsa korkutucu bir hal alabilir. İşbirliği yazılımıyla, çalışanlar becerilerini ve uzmanlıklarını kişisel profillerinde listeleyebilir. Bu sayede proje yöneticileri, belirli bir görevi verimli şekilde kimin yapabileceğini açıkça görebilir.

4. İşi Hızlandırmak

İşbirliği yazılımı, kullanımının kolay olmasının yanı sıra ayrıca ekiplerin daha önemli görevlere odaklanmasını sağlayarak zamandan tasarruf sağlamaktadır.

Örneğin, merkezi belge depolama ve bir bilgi tabanı, çalışanları kağıt belge yığınlarında veya organize halde bulunmayan çevrimiçi depolamasında arayış yapmaktan kurtarmaktadır. Çalışanlar, grup yazılımı PeerBie‘de şirket veya proje bilgilerini kolayca yayınlayabilir, paylaşabilir ve düzenleyebilir. İyi organize edilmiş belge depolama, ekiplerin minimum sürede güncel ve aynı alanda kalmasına yardımcı olur. İşbirliği yazılımları, evrak işlerini azaltır ve böylece dijital belgeler ile zamandan tasarruf sağlamaktadır.

5. İyileştirilmiş Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı

The New York Times‘a göre, uzaktan istihdam iş dünyasında en hızlı büyüyen trendlerden biri. Fakat tüm iş sürecini uzaktan yönetmek ve tüm ekip üyelerinin ihtiyaçlarını karşılamak giderek daha da zorlaşıyor. İşbirliği yazılımının temel görevlerinden biri, farklı konumlardaki çalışanları en uygun şekilde bir araya getirmektir. Bu görev, sadece bir organizasyonun iş akışını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda çalışan bağlılığını ve şirketle olan memnuniyetini de artırmaktadır. Ayrıca, bağlılığı olan çalışanlar şirketin tüm üretkenliğini etkiler ve aşağıdaki şekilde sonuç verir:

İyileştirilmiş Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı
İyileştirilmiş Çalışan Memnuniyeti ve Bağlılığı

Gelecekte Ne Bekleniyor?

İşbirliği yazılımının geleceği, işbirliğini tüm çalışanlar için daha elverişli ve sorunsuz hale getirecek araçlardadır.

Kısa vadede, işbirliği araçları daha mobil uyumlu hale gelebilir. Günümüzdeki işgücü giderek daha fazla hareket halinde olduğundan, yazılım satıcılarının bu geçiş sürecinde işletmeleri desteklemesi bekleniyor. Yapılan araştırmalara göre, PeerBie gibi işbirlikçi mobil sohbet uygulamaları, önümüzdeki 3-5 yıl içinde e-postanın yerini alacak.

İşbirliği yazılımları, ek olarak işbirliği araçlarına dahil edilmesi beklenen yapay zeka ve makine öğreniminden de yararlanabilir. Sanal asistanların toplantılar sırasında not alabilcekleri ve sanal gerçekliğin, sanal toplantı alanları yaratacağı tahmin ediliyor.

Artık, işbirliği yazılımının gerçek avantajlarının ve bu araçların gelecekte şirketinize nasıl fayda sağlayabileceğinin farkındasınız. Benzersiz bir çevrimiçi işbirliği aracına şans vermek istiyorsanız, PeerBie‘yi denemenizi öneriyoruz.

PeerBie Mail Bültenine Kaydolun

Güncel blog içerikleri ve PeerBie'den haberler için formu doldurun.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir