İş Yeri İletişimini Geliştirmenin 5 Etkili Yolu

Uzaktan ve hibrit çalışma modellerinin yeni iletişim yöntemleri gerektirdiği bir zamanda, iş yerinizdeki iletişim becerilerini yeniden gözden geçirmek için daha iyi bir zaman olamaz. Her çalışanın hem kendi ekibi içerisinde hem de müşterilerle etkili iletişim içerisinde olması gerekmektedir. Genel olarak iş yeri iletişiminin etkili olmasını sağlamak başarılı bir iş stratejisinin temel taşıdır. İş yeri iletişimi doğru ve etkili sağlanmadığı zaman çözüm yerine iç çatışma kaynağı olabilir.

İş Yerinde İletişim Neden Önemlidir?

İyi iletişim, ekibinizdeki herkesin kendilerinden ne beklendiğini anlamasını sağlamanın en iyi yollarından biridir. Herkesin şirket ve genel hedefleri doğrultusunda çalışmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda güven ve çalışmak için daha huzurlu bir yer oluşturmaya yardımcı olur. İş yeri iletişimi bu iki unsur için çok önemlidir.

İş yerindeki ekip üyelerinin herhangi bir üyesi, iletişimin ve özellikle dinlemenin ne kadar olduğunu anlamalıdır. İşletmenizdeki herkes, işyerine değer kattıklarını hissetmek ister. Eğer gerekli bilgi alışverişi verimli bir şekilde olmuyorsa veya rolleri ile ilgili, günlük görevleri ile ilgili sorunlar yaşıyorlarsa becerilerini kullanamadıklarını düşünebilirler. Ayrıca bu iş yeri ile olan ilişkilerini de olumsuz olarak etkileyecektir.

İş yeri iletişimi etkili bir şekilde sağlanmadığında işletmenizin farklı rolleri arasında kafa karışıklığına, hayal kırıklığına ve güven eksikliğine neden olabilir. En kötüsü, zayıf iletişim becerileri çalışanlar arasında devamsızlık, verimsizlik ve daha olumsuz bir müşteri memnuniyetine sebep olabilir. İletişim takımlarının mümkün olduğunca açık olmasını sağlamak bir işletme için çok önemlidir.

İş Yeri İletişimini Nasıl Geliştirebilirsiniz?

İş yerinde iletişimi iyileştirmenin birçok yolu var ve bunları uygulamak çok fazla maddi kaynak veya zaman gerekmez. Bazıları, bilgiyi nasıl etkili bir şekilde ilettiğiniz ve daha resmi süreçleri uygulamaya geçirmek adına olabilirken diğerleri insanların daha açık bir şekilde iletişim kurmasını sağlayan bir ortam yaratmaya odaklanır. İş yeri iletişimini nasıl geliştirmek için izleyebileceğiniz yollar:

1. Ekibinizle Beraber Haftalık Çalışma Toplantıları Yapın

Tüm çalışanlarınızın işletme genelinde uyumlu olduğundan emin olmak çok önemlidir. Haftalık ekip toplantıları, her çalışanın haftalık hedeflerini paylaşması, görevleri ile ilgili sorularını sorması ve ekipteki diğer çalışanların ne üzerinde çalıştıklarına dair önemli bilgileri öğrenmesi için mükemmel bir zamandır. Sonuç iş yerinde daha fazla şeffaflık, gelişmiş iletişim ve işbirliği olacaktır.

Ekip toplantıları, yöneticilerin yeni projeleri veya programları duyurmaları, ekip hedeflerinde ilerleme kaydetmeleri ve ilgili olabilecek diğer konuları duyurmaları için de yararlı bir alan oluşturabilir. Toplantının sonunda, her çalışanın tüm ekibe soru sorabileceği ve endişelerini dile getirebileceği açık bir soru-cevap zamanı ayırmak, toplantıları daha etkili hale getirecektir.

Ekip yönetimi ve iş takibi yazılımı olan PeerBie ile çalışma haftanıza herkesin başarmak istediği hedeflerini ve şu anda üzerinde çalışmakta olduğu diğer projeleri paylaştığı bir ekip toplantısı ile başlayabilirsiniz. PeerBie ile haftalık görevleri, önem sırasına göre, teslim tarihi ile beraber önceden düzenleyin. Görevleri eklerken başka platforma ihtiyaç duymadan gerekli dosyaları ve notları da aynı sistem üzerinden atayabilirsiniz. Planlı ve hızlı işleyen bu süreç, hafta başındaki toplantılarınızda doğru bir iletişim ortamı kurmanızı sağlar.

2. İş Takibi Sağlayın

Her toplantıda not almak gerekli olmayabilir, ancak özel olarak birebir ve belirli bir projeye odaklanan toplantılar için çok yararlıdır. Son teslim tarihlerini ve sorumlulukları sözlü olarak konuşmak yerine, not alınması ve bunların bir iş takip programına aktarılması çok önemlidir. İş yeri iletişiminin doğru sağlanması ile beraber, programlar daha kolay ve herkese uygun düzenlenebilir.

Bu toplantılar ile amaç, iş hedeflerine ulaşamayan veya son teslim tarihini kaçıran kişileri kayda geçmek değil, herkesin kendilerinden ne beklendiğini anlamasını sağlamaktadır. Bu, her çalışanın ihtiyaç duyduğu bilgilere sahip olmasını ve buna göre öncelik vermesini sağlar.

İletişim detaylarını, çalışanların ne yaptığı ve ne zaman yaptığını PeerBie ile kayıtta tutabilirsiniz. Sürekli olarak iş takibi yapmanızı sağlayan araçlar ile günlük olarak görevlerin hangilerinin tamamlanıp tamamlanmadığını görebilir, bu tabloları saklayabilirsiniz. Çalışanların durumlarına göre sürekli olarak güncellenen notlar ile beklenmedik durumları da önceden fark edip çözebilirsiniz.

3. Yapıcı Geri Bildirimler Paylaşın

Çalışanların beklentileri karşılayıp karşılamadıklarını anlamak için geri bildirime ihtiyaçları vardır. İster düzenli bire bir toplantı isterse düzenli bir dijital geri bildirim yöntemi olsun, güçlü bir iletişim hattı olmadan bu adım zor olabilir. Kötü bir şekilde iletilirse, geribildirim kişisel bir saldırı olarak görülebilir. İş yeri iletişiminde bu kaçınılması gereken bir hatadır. Ancak geribildirim yapıcı olduğunda çalışanların neyi iyi yaptıklarını veya iyileştirmek için neler yapılması gerektiğini anlamarına yardımcı olabilir.

4. İletişimin İki Yönlü Olduğunu Unutmayın

Bir yönetici veya takım lideri olarak görevleri iletmek ve bunları takip etmek sizin asıl işiniz değil. Etkili iletişimin iki yönlü olması gerekir. Ekibinizden fikirleriniz hakkında geri bildirim istemek, diğer insanlara toplantılarda konuşma şansı vermek ve karşılığında dinleyerek karşılıklı iletişimi sağlayabilirsiniz. Çalışanlarınıza düşüncelerini ekiplerine ve liderlerine iletmeleri için bir alan vermek, kendilerini daha sorumlu ve bağlı hissetmelerini sağlar.

İki yönlü iletişim geliştirmede önemli bir adım, her çalışanın aynı şekilde iletişim kurmayacağını kabul etmektir. Bir proje toplantısında dışa dönük çalışanların fikirleri öne çıkabilir; bu nedenle, daha sessiz, daha içe dönük çalışanlarla da iletişime geçmeyi unutmayın. İş yeri iletişimi kültürünüze iki yönlü konuşmalar eklemek, çalışanların toplantıların sonunda konuşabilecekleri pencereleri açar.

PeerBie ile iletişim çift taraflı olarak sürekli bir şekilde sürdürebilirsiniz. PeerBie, proje ve görev yönetimi özelliklerini kullanırken ayrıca bir iletişim takımı kullanma ihtiyacınızı ortadan kaldırır. Bire bir ve grup konuşmalar açabilir; gönderilerin altına yorumlar ekleyerek ve bu yorumları cevaplayarak dinamik bir iş yeri iletişimi oluşturabilirsiniz.

5. Online Uygulamaları Kullanın

Uzaktan çalışma ve hibrit çalışma modellerinin daha yaygın hale gelmesiyle, çalışanlarınız genellikle aynı anda ve tek bir yerde olmayabilirler.  Yüz yüze iletişimi, online görüntülü konuşma ile devam ettirebilirsiniz. PeerBie ile tüm iş yerinizi kontrol ederken, aynı zamanda görüntülü toplantılarınızı ve buluşmalarınızı planlayabilirsiniz.

PeerBie ile dosya gönderimi yapabilir ve saklayabilirsiniz. PeerBie, nerede çalışıyor olurlarsa olsunlari çalışanlarınız arasında iletişim ve bilgi paylaşımını mümkün kolay. Bu süreci hızlandırır ve yeni çözümler sunar.

İş Yerinizde PeerBie ile İletişimde Kalın

Etkili iletişim, insanların gerçekte ne düşündüklerini ifade edebilecek, fikirlere meydan okuyabilecek ve aptalca gelebilecek sorular sorabilecek kadar rahat bir ortam yaratmak olarak bahsedilebilir. Yöneticilerin, iyi bir iletişimci olmanın ne demek olduğunu göstermek ve bir bütün olarak şirket için örnek oluşturmaları gerekir. İyi dinleme becerileri uygulamak, herkesin konuşacağı bir ortam yaratmak, beklentilerinizi belirlemek ve düzenli geri bildirim sağlayarak bunu gerçekleştirebilirsiniz.

Geribildirim vermek, sohbet kurmak veya görüntülü konuşma gerçekleştirmek için birden fazla uygulama kullanmayın. PeerBie kullanarak zamandan ve kaynaklarınızdan tasarruf edin. Tüm iletişim takımlarını bir araya getiren PeerBie ile, proje yönetimi yaparken iş yeri iletişiminizi de geliştirmeye devam edebilirsiniz.