İş Yükü Yönetimi Nedir?

Rekabetin çok yüksek olduğu günümüz piyasasında firmaların verimli ve sürdürülebilir çalışma tekniklerine sahip olması gerekir. Yapılacak işlerin çokluğu ve nitelikli eleman sıkıntısı nedeniyle bazen tek bir çalışana aşırı bir iş yükü yüklenebilir. İşte tam da bu yüzden iş yükünün çok iyi planlanması gerekir.

İş yükünün yönetiminde en önemli faktörlerden biri de teknolojiden yararlanmaktır. İş yönetimi yazılımı olan PeerBie gibi yazılımlar iş yükü planlamasını çok daha kolay hale getirir.

Yanlış bir iş yükü planlaması zaman, para ve insan kaybına mal olur.

İş Yükü Nedir?

İş yükü kabaca bir kuruluşta kişi başına yapılması gereken iş miktarıdır. Çalışanın ve şirketin pozisyonuna göre değişebilen iş yükü, bazen oldukça ağır olabilir.

Ağır iş yükü zamanla hem çalışana hem de kuruma zarar verir. Aşırı iş yükü, kişinin fiziksel ve zihinsel olarak çok fazla çalışmasına neden olur. Her şeyden önce çalışanı psikolojik olarak olumsuz etkiler, çalışanın verimliliğini ve motivasyonunu oldukça düşürür. Daha sonra atanan görevler tamamlanamaz ve yarım kalır. Son aşamada da maddi kayıplara uğrayan kuruluş, çalışanlarını da kaybetme riskiyle karşı karşıya kalır. En nihayetinde bu durum hem örgütü hem de çalışanı oldukça kötü etkiler.

İş Yükünü Doğru Yönetmek Neden Önemlidir?

İş yükü yönetiminin temel amacı, tamamlanması gereken işlerin doğru şekilde bölüştürülmesi ve doğru kişilere atanması sonucu başarılı bir çıktıya ulaşmaktır. Yapılması gereken işin net bir şekilde tanımlanması ve doğru bir şekilde dağıtılması gerekir. Yapılacak işin ve kullanılacak yöntemlerin doğru planlanması çalışanın iş yükünü azaltır. Bu sayede mevcut kaynaklar, özellikle zaman ve çalışan, doğru yönetilir ve iş gücü verimliliği artar.

Amerikan analitik ve danışmanlık şirketi Gallup‘un yapmış olduğu araştırmaya göre işyerinde çalışanların tükenmişlik sendromuna yakalanmasının 5 ana nedeni olarak şunlar belirlenmiştir:

1. İşyerinde haksız muamele görmek
2. Doğru yönetilemeyen iş yükü
3. Rol netliğinin açık olmaması
4. Yöneticiden ile iletişim kuramamak ve destek eksikliği
5. Mantıksız zaman baskısı

Araştırmada belirlenen nedenlerin tamamına yakını yanlış iş yükü yönetiminden kaynaklanmaktadır.

İş yükünün yanlış yönetilmesinin bir sonucu olarak, çalışan bunalmış hissedebilir veya tükenmişlik sendromuna yakalanabilir. Bunun dışında çalışanın veriminin düşmesi veya çalışamaması da tamamlanması gereken görevleri geciktireceğinden işleri durma noktasına getirebilir. Doğru bir iş yükü yönetimi, kurumu ve çalışanı bu tür tehlikeli durumlardan koruyabilecek bir önlemdir.

İş Yükü Nasıl Yönetilir?

İş yükünü organizasyona uygun bir şekilde yönetmek için bazı yöntemler vardır. Bunların bir kısmı liderler tarafından ekip için uygulanabileceği gibi, bir kısmı da bireylerin kendileri için uygulayabilecekleri yöntemlerdir. Organizasyonlar yaratıcılıklarını kullanıp farklı problemler için özgün çözümler de üretebilir.

Sınırları Bilmek

Kişinin kendini tanıması da çok önemlidir. Yeteneklerinin farkında olmak ve sınırlarını bilmek kişiye iş yükü planı hazırlarken yardımcı olabilir.

İş size ağır geliyorsa veya kendinizi tükenmiş hissediyorsanız, bir ara vermek ve süreci gözden geçirmek size iyi gelebilir. Belki bu iş size uygun değildir. Belki de yapılacaklar listenizi yanlış hazırladınız. Belki gerçekçi hedefler koymadınız ve kendinize çok yüklendiniz. Belki de özel hayatınızı ve iş hayatınızı dengeleyemediniz. Bu gibi kişisel sorunlar verimliliğinizi, çalışma temponuzu ve iş yükünüzü etkileyebilir.

Mükemmeliyetçilikten Kaçının

İşinizi mükemmel yapmaya çalışmak üzerinizde baskı oluşturabilir ve o işe başlamaktan korkmanıza neden olabilir. Sadece elinizden gelenin en iyisini yapın ve ortaya çıkan ürünün kalitesine odaklanın. İşi tamamladıktan sonra, elde ettiğiniz sonuç için eleştiri alın, korkmayın. Bu sayede daha iyisini yapmaya daha yakın olursunuz ve içiniz de rahat olur.

Yapılacak İşleri Planlayın

Birçok işi aynı anda yapmaya çalışmak hem işe odaklanmayı hem de işleri düzgün yapmayı engeller. Aynı zamanda çok fazla strese de neden olur.

Bir planlayıcı kullanmak stresinizi azaltır. Takviminizi planlayabilir, boş zamanınızı görebilir ve zamanınızı daha iyi yönetebilirsiniz. PeerBie gibi bir dijital planlayıcı kullanmayı tercih edebilirsiniz. Dijital planlayıcılara ulaşmak kolaydır ve dijital planlayıcılar hatırlatıcı ayarlamak, ekip çalışması yapmak, rahatça iletişim kurmak gibi birçok kullanışlı özelliğe de sahiptir.

İstenen sonucu elde etmek için neler yapabileceğinizi gözden geçirin. Bazen işimizi daha iyi yapmak için görevlerimize gereksiz ayrıntılar ekleriz. Amacınıza hizmet etmeyen görevleri, fazlalıkları kaldırın. Görev kirliliğinden kurtulun.

İşleri daha hızlı bitirmek için aynı anda birden fazla göreve odaklanmak başta mantıklı görünebilir fakat değildir. Aynı anda birçok şeye odaklanmak verimli olmadığı gibi görevleri bitirme süresi de uzayabilir. Bunun yerine, çoklu görevlerden uzak durun. Görevlere zaman aralıkları atayın ve her seferinde bir göreve odaklanmaya çalışın. Böylece rahat bir şekilde odaklanabilir ve sadece bir görevle ilgilendiğiniz için daha iyi bir iş çıkarabilirsiniz.

Görevleri aciliyetlerine ve önemlerine göre sıralayabilirsiniz. Bazı görevler önemlidir fakat teslim tarihi uzaktır bazıları ise önemsiz olmalarına rağmen hemen teslim edilmelidir. Bunun için Eisenhower Matrisini kullanabilirsiniz. Eisenhower Matriksi hangi işi ne zaman yapmanız gerektiğini tablo şeklinde gözünüzün önüne serer.

Önce Kurbağayı Yemek

Hepimizin bazen zor olduğu için bazen de sıkıcı olduğu için kaçındığı fakat yapılması gereken işleri vardır. Önce kurbağayı yemek ise bu tarz işleri öncelikli olarak bitirmeyi ifade eder.

Daha zorlu görevleri sona bırakmak yerine önce bunları yapabilirsiniz. Basit görevleri yapmak, ilk önce onlardan kurtulduğunuzda hem daha kolay hem de daha eğlenceli olacaktır.

Mola Vermeyi Unutmayın

Yapılması gerekenleri çabuk bir şekilde halletmek için ara vermeden çalışmak pek de etkili bir yöntem değildir. Kesintisiz çalışma üretkenliğinizi azaltır ve size can sıkıntısı verir. Ara vermeden çalışmayı alışkanlık haline getirmek de tükenmiş hissetmenize sebep olabilir.

Liderler

İş yükünün doğru yönetilmesinde liderlerin rolü oldukça önemlidir.

İşe çalışanlarınızı dinlemekle başlayabilirsiniz. Her türlü öneriye açık bir lider olduğunuzu gösterin. Çalışanınız işiyle ilgili bir sorunu olduğunda sizinle paylaşabilmelidir.

İkinci olarak, çalışanlarınıza görev atarken onların yeteneklerini ve müsaitlik durumlarını göz önünde bulundurun. Çalışanın yetenekleri işe uygun olmayabilir veya halihazırda başka bir görevi tamamlamak için çok çalışıyor olabilir.

Son olarak, çalışanları gözlemleyin ve onlarla iletişim kurun. Bu şekilde, atanan görevi yerine getirirken zorlanıp zorlanmadığını görebilir ve yardımcı olması için başka birini atayabilirsiniz.

Ek olarak, görevi atadığınız kişiye beklentilerinizi açık bir şekilde söylemeniz ve görevi tüm yönleriyle tanıtmanız çalışanın kafasında ne yapması gerektiği konusunda net bir resim çizer.

PeerBie ve İş Yükü Yönetimi

İş yönetim yazılımı olan PeerBie iş yükü yönetiminde oldukça etkilidir.

Planlama

İyi bir iş yükü yönetimi için gerekli olan en önemli şey planlamadır. PeerBie ile görevlerinizi takvim üzerinde düzenleyebilir, zaman sınırı koyabilir ve aciliyet derecesini belirleyebilirsiniz.

İş Birliği

PeerBie’yi kişisel olarak kullanabileceğiniz gibi takım çalışması için de kullanabilirsiniz. Takım oluşturabilir, ortak yapılacaklar listesi hazırlayabilir ve ister görüntülü konferansla ister mesaj yoluyla iletişimde kalarak işlerinizi tamamlayabilirsiniz.

Liderlik

PeerBie’de çalışanlarınızın takvimlerini ve halihazırda hangi görevler üzerine çalıştıklarını görebilir, çalışanınızın yoğunluğuna göre görev ataması gerçekleştirebilirsiniz.

Çalışanlarınıza görev atayabilir, gelişim durumlarını takip edebilir ve performans değerlendirmesi yapabilirsiniz.

PeerBie karşılıklı iletişim olanağı da sağlar. Yöneticiler çalışanlarına, çalışanlar da yöneticilerine rahatça mesaj atabilir.