Proje Uygulaması ve Proje Planı Hazırlamak

Proje planı, bir projenin nasıl ve ne şekilde gerçekleştirileceğine dair proje yöneticisi tarafından hazırlanan bir haritadır. Bu harita, projenin gerçekleşeceği zamanda ne gibi durumlarla karşılaşılacağı ve ne yapılması gerektiğine dair öngörüler içerir ve bu doğrultuda proje uygulaması esnasında proje uygulayıcılarına yol göstermeyi hedefler.

Proje uygulaması ise proje planının hazırlanması kadar önem arz eder. Uygulanmadığı veya uygulanamadığı takdirde iyi bir plana sahip olmanın pek de bir önemi yoktur.

Proje planının uygulanması, proje yöneticilerinin plana sadık kalması ve değişen koşullara planı adapte etmesi ile gerçekleşir.

Proje Yönetiminde Planlama Neden Önemlidir?

Başarılı bir çıktı elde edebilmek için iyi bir plan şarttır. Bir proje planı istenen çıktının nasıl ve hangi yöntemlerle elde edileceğinin, sürecin kimler tarafından yönetileceğinin net bir şekilde belirlenmesini sağlar. Proje planı, proje sürecini baştan netleştirmeye çalışarak verimli bir çalışma sürecine ve tatmin edici bir sonuç elde etmeye yardımcı olur.

Proje planlaması çalışanların hangi konumlarda ve nasıl çalışacağını baştan belirlediği gibi projenin kapsamını, bütçesini de belirleyerek çalışanlara hangi sınırlar içerisinde hareket edeceklerine dair bilgi verir. Bir proje planı, sadece var olana dair değil var olma ihtimali olana dair de bilgi ve çözüm içerir; çalışma sürecinde iletişim, risk ve kaynak yönetimi gibi.

Proje Planı Nasıl Hazırlanır?

Aşağıdaki 6 adım ile projelerinizi rahatça hazırlayın:

1.Araştırma

Bir proje planı hazırlanırken öncelikle proje amacı iyi bir şekilde kavranmalıdır. İstenen sonuca göre bir rota oluşturulmalıdır. Bu süreçte rakip organizasyonların benzer projeleri ve teknikleri incelenmeli, piyasa iyi bir şekilde analiz edilmeli ve elde edilen veriler ile proje planının hazırlığı desteklenmelidir.

Araştırma aşamasında elde edilen veriler en azından proje çalışanlarının görebileceği şekilde not edilirse, planlama için herkes fikrini sunabilir. Bunun için PeerBie gibi proje yönetim imkanı da sağlayan bir iş yönetim yazılımı kullanmak iyidir. PeerBie ile notlarınızı post olarak paylaşabilir ve ekip arkadaşlarınızın görmesini ve fikirlerini belirtmesini de sağlayabilirsiniz.

2.Paydaşlar

Projenin sonucundan etkilenebilecek kimseleri belirlemek proje planı hazırlamakta yardımcı olur. Bu kimseler müşteriler, proje çalışanları veya sponsorlar olabilir. Örneğin sponsorlar ile görüşmek proje bütçesini belirlemenizde yardımcı olabilir.

3.Proje Çıktıları

Bir proje planı hazırlamaya önce projenin amacını belirlemekle başlanır. Bu projenin sonucunda ne isteniliyor bunu saptamak bulunduğunuz yerden sonuca uzanan bir köprüyü rahatça oluşturur. Proje sonunda istenen çıktıların net bir şekilde belirlenmesi proje planlamasındaki diğer adımların -bütçe, kapsam gibi- da rahatlıkla oluşturulmasını sağlar.

4.Rol ve Görev Dağılımı

Efektif bir proje yönetimi için rollerin ve görevlerin uygun kişilere atanması gerekir. Proje lideri çalışanların yetkinliklerine göre görev ataması yapmalı ve yeri geldiğinde ekipler oluşturarak birlikte çalışmayı da teşvik etmelidir.

PeerBie ile çalışanların takvimlerini görebilir müsaitlik durumlarına göre görev ataması yapabilirsiniz.

5.Proje Programlaması

Proje amacı ve görev dağılımı belirlendikten sonra istenen hedefe ulaşmak için adım adım planlama yapılmalıdır. Öncelikle kimin, nerede, ne yapacağı belirlenmelidir. İkincil olarak da iletişim planı, kapsam ve zaman çizelgesi gibi ayrıntılar planlanarak bir yol haritası oluşturulmalıdır.

PeerBie gibi iş yönetim uygulamalarında görevler oluşturabilir ve atamalar yapabilirsiniz. Kimin hangi görev üzerinde çalıştığı ve ne kadar sürede bittiği hakkında veri de sunan PeerBie proje ilerlemesi ve performans değerlendirmesi yapmanıza da olanak sağlar.

6.Geri Bildirim

Başarılı bir proje için iletişim olmazsa olmazdır. Projenizin paydaşlarınıza ne gibi artılar kazandıracağını açıklayarak ve paydaşlarınızın geri bildirimlerini dikkate alarak proje planınızda düzeltmeler yapabilirsiniz.

Proje Uygulaması

Bir proje planı hazırlandıktan sonra sıra hedefe ulaşmak için planın uygulanmasına gelir. Proje uygulaması hazırlanmış olan bir proje planının uygulanmaya geçirilme sürecidir. Hazırlanan plandan başarılı bir şekilde çıktı alınabilmesi için doğru bir şekilde yönetilmesi gerekir.

Başarılı bir proje planı uygulaması için bazı izlenmesi gereken adımlar vardı, işte o adımlar;

1.Planı Değerlendirmek

Uygulamaya geçmeden önce hazırlanmış olan planı mutlaka değerlendirin. Proje çalışanlarının istenen çıktıları doğru bir şekilde anladığından emin olun.

Plana mutlak sadık kalmak çok katı olacağından esnek olmaya hazır olun. Planı uygulamaya başlamadan önce paydaşlarınızdan ve çalışanlarınızdan planı incelemelerini isteyin. Planın varsa eksiklerini tespit edin, paydaşların ve çalışanlarınızın görüşlerine göre revize edilip edilmediğini kontrol edin.

2.Planı Uygulamak

Bu adım sırasında plana sadık kalmak önemlidir fakat duruma göre planda değişiklikler yapmak, esnek olmak proje sürecinin daha yumuşak bir şekilde ilerlemesini sağlar.

Bu aşamada planda verilen zaman çizelgesi, bütçe gibi kriterler ile ekibin performansının uyumlu olup olmadığını inceleyin. Eğer proje çalışanları projenin zamanında başarı ile sonuçlanmasını engelleyecek eksikliklere sahipse bu eksikliklerin giderilmesini sağlayın.

İletişimin en ama en önemli olduğu kısım bu adımdır. Sürecin sorunsuz ilerleyebilmesi için proje çalışanları iletişim içinde olmalıdır. Şeffaf bir ilerleme süreci projenin planlanan şekilde uygulandığından emin olmanıza yardımcı olur. Sadece proje çalışanları ile değil proje paydaşları ile de iletişim içinde kalıp ilerlemeden haberdar etmek gerekir.

3.Esnek Olmak

Hazırlanan proje planı ne kadar kusursuz olursa olsun değiştirilebilir olmalıdır. Çok iyi bir planınız olabilir fakat çalışanlarınız uygulamada güçlük çekebilir veya müşterilerinizin proje istekleri ve projeden beklentileri değişebilir. Bu gibi durumlarda planınızı değiştirebilmelisiniz.

Sadece projenin değişimi değil proje değişimi sebebiyle ek ihtiyaçlar da ortaya çıkabilir, daha fazla personel gibi. Bu durumlar için planın hazırlık aşamasında pay bırakmak en iyisidir.

Her hazırlanan proje planı değişir. Önemli olan bu sürecin nasıl yönetildiğidir. Çalışanlarınızla ve müşterilerinizle iletişim içinde olmak, geri bildirimlerini dikkate almak sürecin yönetimini kolaylaştırabilir. Unutmayın bu sürecin nasıl yönetildiği proje sonucunu ve başarısını mutlaka etkiler.

4.Süreci Analiz Etmek

Projenin uygulanması sırasında nasıl sonuçlar ortaya çıkardığını, nasıl bir ilerleme kaydettiğini incelemek önemlidir. Sürecin ilerlemesini aksatan herhangi bir etmen var ise analiz sayesinde bunu tespit edebilir ve gerekli önlemleri alabilirsiniz. Sürecin analizi sadece kâğıt üzerinde olmaz, iletişim de analiz etmenin güzel bir yoludur. Ekibiniz ile iletişimde kalın ve görüşlerini dikkate alın.

PeerBie ile görevleri, yapılış sürelerini, kimin yaptığını takip edebilirsiniz. Ekip içi iletişim de sağlayan PeerBie ile eksikleri, var olan durumu, performansı ve ilerlemeyi kolayca analiz edebilir ve bunun sonucunda revizeler yapabilirsiniz.

5.Geri Bildirim Almak

Planı yapılan ve yönetilen proje bittikten sonra projenin sonucu hakkında çalışanlarınızdan, müşterilerinizden ve diğer paydaşlardan mutlaka geri bildirim alın. Plan, planın işleyişi, süreç içerisindeki zorluklar hakkında mutlaka analizleri vardır, analizlerini paylaşmalarını isteyin. Bu gelecekteki projeleriniz için yol gösterici nitelikte olur.

6.Proje Sonu Raporu Hazırlamak

Proje bittikten sonra, projenin öngörülen çizgi üzerinde nasıl ilerlediğine dair bir rapor hazırlayın ve paydaşlarınızla paylaşın.  Belirlenen bütçeye ve zamana göre projeyi neticelendirmek için ne gibi değişiklikler yaptığınızı da rapor içerisinde açıklayın. Bu raporlar gelecek projeler için de tecrübe niteliğinde olacak ve uzun vadede organizasyon içerisinde proje yönetim kültürünün gelişmesine katkıda bulunacaktır.

PeerBie ile Proje Planlaması ve Proje Uygulaması Nasıl Yapılır?

PeerBie bir iş yönetim yazılımıdır. Proje yönetimini kolaylaştırmak için imkân sunan PeerBie ile ihtiyacınız olan bilgileri bir yerde toplayabilir, tüm süreci bir yerden yönetebilirsiniz.

Öncelikle ekip içi iletişim ile proje çalışanlarınızla daima temasta kalarak sürecin nasıl ilerlediğine dair bilgi edinebilirsiniz. Proje planlamasında ve süreç yönetiminde ihtiyacınız olan tüm bilgi ve belgeleri bulut tabanlı depolama imkânı sunan PeerBie’de depolayabilir ve ekip arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz. Ürün yönetimi özelliği ile süreç boyunca karşılaşılan sorunları kayıt altına alabilir, rapor olarak sunabilirsiniz. Görev yönetimi ile görevler atayabilir, görevleri, görevlerin tamamlanma hızını ve tamamlayan kişiyi görebilir; projenin ilerlemesine ve ekip performansı hakkında değerlendirme yapabilirsiniz.