7 Adımda Proje Takvimi Nasıl Oluşturulur?

Proje yönetimi zorluklarla dolu bir süreç olsa da iyi bir proje takvimi ile başarıya ulaşmak mümkün. Oldukça kullanışlı olan proje takvimleri, proje planlama ve yönetmede herkesin işini kolaylaştıran bir araçtır. Proje takvimi oluşturmaya çalışıyorsanız veya mevcut takviminizi daha efektif bir hale getirmek istiyorsanız, rehber niteliğindeki bu yazımız işinize yarayacaktır.

Proje Takvimi Nedir?

Proje takvimi, projenin başarıya ulaşması için yapılması gereken görevleri kronolojik bir sıraya dizerek görselleştirir. Sadece görevleri değil, görevlerin yapılma durumunun hangi aşamada olduğunu da gösterir. Böylece bir projenin baştan sona tüm adımlarını ve projenin hangi aşamada nasıl ilerlediğini bir bakışta rahatça görmeye olanak verir.

Bir proje takvimi, yapılması gereken ana ve alt görevlerden, başlangıç ve bitiş tarihlerinden, görevin tahmini yerine getirilme süresinden oluşur. Proje takvimi, projenin büyüklüğüne, süresine, kapsamına ve detaylarına göre değişiklikler gösterebilir.

Neden Proje Takvimi Kullanmalı?

Proje takvimi kullanmak öncelikle şu alanlarda işleri oldukça kolaylaştırır:

1. Proje akışı ile ilgili güncellemeler zaman ve mekan fark etmeksizin proje paydaşları tarafından görülebilir ve takip edilebilir.
2. Sorunları ve öncelikleri görmeyi kolaylaştırarak hızlı ve güvenilir kararlar almaya yardımcı olur.
3. Herkesin aynı sayfada olmasını sağlar, belirsizliğe alan tanımaz.
4. İhtiyaçları görmeyi ve gidermeyi sağlar.
5. Zamandan tasarruf etmeye yardımcı olur.

Proje Takvimi Nasıl Oluşturulur?

Proje takvimi, bir projenin işleyiş sürecini anlamaya ve yönetmeye yardımcı olup çoğu süreci kolaylaştırsa da oluşturması bir ölçüde zor olabilir.

Bir bütün olarak takvim oluşturmaya çalışmak zorlayıcı olabilir. Proje takvimini ve oluşturma sürecini parçalara ayırmak daha etkili ve kısa zamanda bir takvim oluşturulmasına yardımcı olur.

İşte bir proje takvimi oluşturmada takip edilmesi gereken adımlar:

1. Proje Durumunu Belirlemek

   Proje durumu bir binanın temeli gibidir. İyi bir proje planı oluşturmak için proje planı yapılmadan önce içinde bulunulan duruma iyi bir şekilde hakim olunmalıdır. Projenin kapsamı ve amacı, sahip olunan kaynaklar, proje paydaşlarının beklentileri gibi konular net bir şekilde belirlenmelidir.

   Ön bilgiler elde edildikten sonra proje kapsamı belirlenmelidir. Son derece önemli olan proje kapsamı, proje takviminin oluşturulmasına ve başarılı proje çıktılarına ulaşmak için atılması gereken adımların tanımlanmasına olanak sağlar. Bunun dışında proje amacı, teslim tarihleri, bütçe, ihtiyaç duyulan kaynaklar gibi konuların da aydınlatılmasına yardımcı olur. Projenin kapsamını belirlemek, proje takvimi oluştururken projenin kilit noktalarını da oluşturmayı kolaylaştırır.

   Her proje birbirinden farklıdır. Projenin kapsamı projeyi özgünleştiren bir unsurdur. Proje bir veya birden fazla amaca sahip olabilir, uzun veya kısa süreli olabilir fakat önemli olan baştan iyi bir planla yola çıkmaktır.

2. Proje Çıktılarını Tanımlamak

   “Projenin amacı nedir, hangi sonuçlar elde edilirse proje başarılı olarak değerlendirilir?” gibi sorulara verilen yanıtlar proje çıktısının oluşturulmasını kolaylaştırır.

   Proje ile ulaşmak istenilen amaçlar parçalara bölünerek istenen çıktıların bir listesi oluşturulabilir. Bu sisteme “Work Breakdown Structure” yani “İş Ayrışım Yapısı” denir. Böylece önce varılacak noktalar tespit edilir sonra da bu noktalara hangi yol ve yöntemlerin kullanılarak ulaşılacağına karar verilir. Görevler, maliyetler ve atanması gereken sorumluluklar bu tablo neticesinde açıkça görünür hale gelir.

3. Eylem Planı

   Elde edilen “istenen çıktılar şeması” na bakılarak çıktılara nasıl, hangi faaliyetlerle ulaşılabileceği tanımlanır. Görevler öncelik veya kronolojik -proje hangisini gerektiriyorsa- sıraya göre düzenlenebilir. Yapılması gereken görevler bu şekilde doğar.

   Bir diğer önemli husus da kilometre taşları belirlemektir. Tamamen sonuç odaklı olmak özellikle uzun soluklu veya yoğun olan projelerde çalışanların motivasyonunu kaybetmesine sebep olabilir. Proje aşamalarını kilometre taşlarıyla ayırmak belirli aşamalar tamamlandıktan sonra çalışanların başarılı hissetmelerine yardımcı olup motivasyon kaynağı olacaktır.

   

4. İhtiyaç Duyulan Süre

   Proje aşamalarının tahmini ihtiyaç süresini belirlemek için görev sahibi veya ilgili uzman biri ile görüşmek daha daha doğru sonuçlar elde etmenize yardımcı olur. Geçmiş proje verileri varsa bunlardan da yardım alınabilir.

   Zaman tahmini yaparken görevden sorumlu olacak olan çalışanları göz ardı etmek ciddi hatalara sebep olabilir. Örneğin hali hazırda başka bir proje için çalışan bir personele bir görev atanır ve kısıtlı bir süre verilirse bu yanlış iş yükü yönetimine sebep olur. Hem görev istenen tarihe yetişmeyebilir hem de çalışan aşırı yorulup tükenmiş hissedebilir.

5. Görev ve Sorumluluk Atama

   Projeye başlayabilmek için görevlerin, onları yapabilecek yetkinlikteki çalışanlara atanması gerekir. Sadece yetkinlik değil çalışanın mevcut iş yükünün de bu aşamada mutlaka değerlendirilmesi gerekir.

   Görev tanımları ve beklentiler mutlaka açık ve net olmalıdır.

   Görevler sınırlı zaman içerisinde yapılmalıdır. İş, sınırlandırılmazsa zaman içerisinde genişler. Her görev için başlangıç ve bitiş saati veya tahmini bir süre belirlemek hem çalışan için hem de projenin seyri için daha yararlıdır.

6. Riskler

   Her projede riskler bulunur. Görevler, kaynak tahsisi ve süre gibi konularda risklerle karşılaşılabilir. Proje başlangıç aşamasına geçmeden önce mevcut ve potansiyel riskler tespit edilmelidir. Proje takvimi hazırlanırken de bu risklerin neden olduğu gecikmeler de hesaba katılarak faaliyetlere süre ataması yapılmalıdır.

7. Denetleme ve Revize

   Proje başladıktan sonra beklenmedik durumlarla karşılaşmak kaçınılmazdır. Hem güncel sorunları hem de pratikte ortaya çıkan sorunları tespit etmek için proje takvimi ara ara denetlenmelidir. Gerekli durumlarda hata kabul edilmeli ve ihtiyaç duyulan revizeler yapılmalıdır.

Online Proje Takvimi Oluşturmak: PeerBie

Online bir proje yönetimi yazılımı kullanmak kaynakların ve verilerin doğru kullanılarak kararlar alınmasında, zaman ve projenin yönetiminde oldukça yarar sağlar. Örneğin proje yöneticileri, projenin seyrini anbean takip edebilir, gerekli durumlarda müdahalelerde bulunarak zamandan tasarruf eder ve de projenin daha rahat ilerlemesine yardımcı olur.

İşte  PeerBie ile yapabilecekleriniz:

• Farklı projeler oluşturma
• Sorumluluk ve görev ataması
• Son teslim tarihi ve öncelik belirleme
• Yapılması gereken görevlerin aşamalarının takibi
• Çalışan performans değerlendirmesi
• Takım çalışması
• Kesintisiz iletişim
• Proje bazlı/ takım bazlı/ kişisel To-Do list oluşturma
• Proje görevlerinin kişisel takvime işlenmesi
• İş yükü yönetimi ve yeniden iş bölümü