Proje Yönetim Aracı Kullanmanın En Önemli 10 Faydası

Proje yönetim aracı, proje yöneticilerinin projelere ve görevlere bir başlangıç ve beklenen bitiş tarihi eklemesine olanak tanımaktadır. Bu yazımızda, sizler için bir proje yönetim aracı kullanmanın en önemli 10 faydası olduğunu düşündüğümüz şeyler konusunda rehberlik ediyoruz.

Proje yönetim yazılımları, teknolojik büyüme nedeniyle son zamanlarda daha popüler hale geldi. Buna rağmen, birçok proje yöneticisi proje yönetiminde hala yazılım araçları kullanmamaktadır. Bazıları teknolojik etki olmadan ekipleri koordine etmenin iyi olacağını düşünürken, diğerleri ise yazılım yönetim araçlarının öneminin abartıldığını düşünüyor.

Büyük olasılıkla, eğer işiniz için bir proje yönetim aracı kullanmıyorsanız gereğinden fazla iş yapıyorsunuz, ancak küçük şeylere çok fazla zaman harcadığınız için çok fazla da kar edemiyorsunuz. Doğru araçları kullandığınızda, bu durum için endişelenmenize gerek kalmaz. Proje yönetim araçları, tüm bu küçük görevleri sizin için halledebilir, sizi ve ekibinizi gerçek işinizi yapmanız için özgür bırakır.

Herhangi bir nedenden kaynaklı proje yönetim yazılımının önemi konusunda şüpheniz varsa, bu yazımız büyük olasılıkla sizi ikna edecektir. Sizler için yönetim araçlarının en önemli 10 faydasını derledik.

Proje Yönetim Aracının Faydaları

1. Bütçe Yönetimi

Bütçe yönetimi, özellikle bir projenin maliyetine dikkat etmesi ve maliyetin kontrolden çıkmamasını sağlamak zorunda olan yöneticiler için esnek ve çok amaçlı bir yazılım sisteminin bir başka avantajıdır. Bütçeyi kontrol eden kişiler, hangi çalışanın hangi işi ve işi kaç saat boyunca yaptığına dair gerçek ölçülebilir kanıtlara sahip olarak, maliyetleri gerçek zamanlı olarak görebilir ve nereye çok fazla para harcandığını belirleyebilir.

Bu durum da, ileriye dönük kararlar hakkında bilgi vererek yöneticilerin gerektiği zaman iyileştirme yapmasına veya saatleri farklı şekilde tahsis etmesine izin verebilir. Mali konuda sorumlu olmanın önemi, odak sıkı bir şekilde projenin kendisinde olduğunda gözden kaçabilir. Bu durum güvenilir bir proje yönetim aracı kullanmanın daha ince faydalarından biridir.

Kullanıcılar ellerindeki her kaynağı etkin şekilde yönetebilir. Herhangi bir proje boyunca raydan çıkma eğiliminiz oldukça yüksek olmaktadır. Bir proje yönetim yazılımı, yöneticilerin her şeyi gerçek zamanlı olarak takip etmelerine ve proje maliyetinin hızla artmasını önlemelerini sağladığı için, raydan çıkma eğilimini de önlemelerine yardımcı olabilir.

2. Uzaktan Toplantılar

Çoğu proje yönetim yazılımında, toplantı ve sohbet özellikleri bulunmaktadır. Bu, bir proje süresince gerçekleşmesi gereken fiziksel toplantıların sayısını sınırlar. Yakın zamanda ünlü bir proje yöneticisi tarafından atılan tweete göre, Michael Kaplan uzak işgücü için mevcut araçların giderek daha da alakalı hale geldiğini söylüyor. Bu araçlardan biri de proje yönetim araçlarıdır.

Fiziksel konum veya departmanlar modern projeleri bağlamıyor. İş güçleri artık dağınık durumda ve bunları yönetmek oldukça sorunlu olabiliyor. Proje yönetim aracıyla, bu programlar yöneticilerin ekiplerini etkin bir şekilde yönetmesine yardımcı olduğu için uzaktan proje yönetimini de kolaylaştırmaktadır.

Günümüzde, birçok önde gelen şirket artık esnek ve uzaktan çalışma seçeneği sunuyor. İşbirlikçi yazılımlar, çalışanların bunu ekipten ayrılmadan etkili bir şekilde yapmalarını sağlamaktadır.

Bunun nedeni, proje yöneticilerinin fiziksel olarak kontrol etmek zorunda kalmadan görevlerin hala yapıldığından emin olabilmeleri ve evdeki kullanıcıların ise ihtiyaç duydukları her kaynağın parmaklarının ucunda olmasıdır. Tek gerek güvenilir bir internet bağlantısı. Giderek daha ilerici ve değişime açık olan bir işyerinde, bahsi geçen yazılımın merkezde yer aldığı bu çalışma biçiminin yakın geçmişte daha yaygın hale gelmesi muhtemel.

3. Hesap Verebilirlik ve Şeffaflık

Bir proje için yönetim aracı kullanırken, faaliyetler ve ilerleme bunlara erişmesi gereken tüm personeller için açık bırakılır. Ayrıca ekip üyeleri, raporlarının ve eylemlerinin izlenmesi sayesinde daha sık sorumlu tutulabilir. Bu durum, onları projenin son teslim tarihlerini kaçırmamaya teşvik eder.

4. Dosya Paylaşımı

Bir proje yönetim aracı kullandığınızda, dosyaların dağıtımını çok kolay bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Proje yönetim araçları, dosyaları paylaşmak ve indirmek için gerekli özelliklere sahiptir. Önemli belgelere güvenli bir şekilde erişmek ve paylaşmak oldukça önemlidir.

Profesyoneller paylaşımlı sürücüler kullansa da, proje yönetim yazılımları kullanmak daha pratik bir seçenek. Proje yönetim araçları, kullanıcıların değişiklik yapabilecekleri, geri bildirim yapabilecekleri ve kolayca açıklama ekleyebilecekleri bulut tabanlı bir depolama sunar. Bu programlar ayrıca ekip içindeki proje şeffaflığını sağlamak için bir değişiklik günlüğü tutmanıza imkan verir.

5. Risk Azaltma

Proje risk yönetimi, projenin yolunda kalmasına ve hedefine ulaşmasına yardımcı olmak için bir projenin yaşam döngüsü boyunca ortaya çıkan herhangi bir riski belirleme, analiz etme ve yanıt verme sürecidir. Risk yönetimi yalnızca reaktif değildir, projede meydana gelebilecek riskleri ve bu riskin gerçekten meydana gelmesi durumunda nasıl kontrol edileceğini anlamak için planlama sürecinin bir parçası olmalıdır. Ancak, proje riskleriniz üzerinde daha da fazla kontrol sahibi olmak istiyorsanız, bir proje yönetim yazılımı kullanmalısınız. İçgörü ve niteliksel çözümler sunan iyi bir yönetim yazılımı, riski ve etkilerini azaltmaya yardımcı olur.

6. Artan Verimlilik

Proje yönetim aracının bir diğer önemli avantajı, karar verme sürecinizi optimize etmesi ve işyerinde verimliliği arttırmasıdır. Tüm önemli ayrıntıları tek bir yerde bulabileceğinizden dolayı, her zaman en kısa sürede bilinçli kararlar verebilirsiniz.

Potansiyel tıkanıklıkları belirlemek ve etkili çözümler kullanmak, harika bir yöneticinin işidir. Proje yönetim aracı ile, yöneticiler risk azaltma stratejilerini geliştirebilir ve etkili karşı önlemleri uygulamak için ellerinde bulunan tüm kaynaklardan yardım alabilir. Bu durum, ekibin verimliliğini arttırır ve ayrıca yöneticilerin mevcut kaynaklarını etkin şekilde tahsis etmelerini sağlar.

Hayatınızı kolaylaştıracak birçok şey var ve kesinlikle proje yönetiminde de ortada olan durum bu. İhtiyacınız olduğunu bile bilmediğiniz yeni özellikler ve araçlar elde edeceksiniz. Hepsi işinizi ve geliştirmeyi garanti ediyor, sizi yavaşlatmayı değil.

7. Proje Planlama/ Zamanlama

Gantt çizelgeleri ve diğer yönetim araçları gibi araçların kullanımı proje planlamasını daha kolay hale getirdi. PeerBie gibi proje yönetim araçları, projenizin hedeflerine ulaşmanızı sağlayan proje planlamasına elverişli ve sistematik bir yaklaşım sunar.

Kuruluşlar, yıllarca proje yönetmekten bir şey öğrendiyse o da proje planlaması için harcanan zamanın çoğunun boşa gittiğidir. Ama bu durum bir vakit kaybı olmak zorunda değil. Proje yönetim aracı, projelerin ne zaman tamamlanabileceğine dair size doğru Al tahminlerini sağlamak ve maliyet, kapsam ve zamanlama gibi kısıtlamaları yakalamak için gelişmektedir.

Gelişmiş proje yönetimi çözümlerinin en önemli faydası, proje planlama ve zamanlama söz konusu olduğunda sağladığı otomasyondur. Bu tür platformlar, proke uzmanlarının projeleri için sağlam bir temel oluşturmalarına yardımcı olmakla kalmaz, projelerini yürütmeden önce dönüm noktalarını, temel çıktıları ve rolleri belirlemek için araçlar sağlamaktadır. Proje yönetim uygulamaları, planları güncel tutmakta ve temelinize uygun ilerlemeyi izlemenize yardımcı olmaktadır.

8. Müşterilerle İletişim

Proje yönetim aracı kullanmanın faydaları giderek daha iyi hale geliyor. Bu tür yazılımlar, müşterilere projenin ilerlemesine erişim sağlayan özelliklere sahiptir. Ayrıca, proje yönetim uygulamaları hem ekibiniz için dahili olarak, hem de müşterileriniz ve diğer paydaşlarınız için harici olarak görev ve projelerle ilgili iletişim için bir süreç geliştirir. Örneğin, araç içerisinde veya entegre edilmiş bir üçüncü taraf sisteminde belge paylaşımı, kişilerin şeffaflık ve iletişimi sağlayan kapsamlı bilgiler bulmasını sağlar.

İç iletişime ek olarak, şirketler aynı yerden müşteriler ve tedarikçilerle konuşabilmeli ve işbirliği yapabilmelidir. Proje yönetim aracı kullanarak, müşterilerinize oturum açma ve yalnızca kendileri ile ilgili proje verilerini görüntüleme olanağı sunabilirsiniz. Bu şekilde müşteriler aynı yerden doğrudan geri bildirim sağlayabilir, düzenleme yapabilir ve projenin ilerleyişini gözden geçirebilir. Çevrimiçi bulut tabanlı yazılımıyla, müşteriler atama panonuza erişebilir ve ilerlemenizi kolayca görebilir. Daha sonrasında geri bildirimde bulunabilir ve ilgili alanlarda düzenlemeler yapabilir. Tüm bunlar için ihtiyaçları olan tek şey bir şifre ve kullanıcı adıdır. Genel olarak bakıldığında, bu sizin ve müşterilerinizin zamanını çok daha verimli kullanmasıyla sonuçlanır.

9. Zaman Çizelgesi İzleme

Projelerin son tarihleri vardır, doğal olarak belirli proje görevlerinin de öyle. Bir proje yönetim aracının yardımıyla proje yöneticileri, bir projenin doğru hızda ilerleyip ilerlemediğini kolayca bilebilirler.

10. Kaynakların Bölüştürülmesi

Proje yönetiminin zor bir kısmı olmasına rağmen, kaynak tahsisi teknolojik yardımla kolaylaştırılmıştır. Bir proje yönetim aracının yardımıyla kaynaklarınızı nereye yönlendirmeniz gerektiğini daha iyi ve daha erken bileceksiniz.
Tecrübeli proje yöneticileri, projelerini başarılı bir şekilde teslim etmek için, ekiplerini iş için fazladan rezervasyon yapmadan veya tam tersi şekilde olmadan, en iyi durumda tutmak için etkili bir kaynak yönetimi stratejisine ihtiyaç duyacaklarını bilirler.

Daha sağlıklı çalışma standartlarını teşvik etmek amacıyla kaynak planlamasının önemi kesinlikle hafife alınmamalıdır. Proje ve kaynak yönetimi araçları, tüm kaynak portföyünün iş yüklerine ilişkin görünürlük sağlayan bir ısı haritası gibi ekibe ne zaman daha fazla insan katılacağında, kaynak tıkanıklıklarını ve içgörüleri tespit etmek için en iyi özelliklere sahiptir.

Sonuç

Modern teknolojiyle çalışan bir dünyada proje yönetim araçlarına duyulan ihtiyaç yadsınamaz. Bir yönetim aracının kullanılmasının ürününüz için kesinlikle faydalı olacağı kesindir. Önemli olan nokta ise sizin için en doğru proje yönetim aracını seçmektir. Yüzlerce seçenek arasında kafa karışıklığı yaşamanız çok normal. Sizler için bir proje yönetim aracı önerimiz var; PeerBie.

Proje yönetim aracı PeerBie ile planlamaya ilişkin her türlü işlemi yapabilirsiniz. İş yerindeki departmanların her birisi için ayrı iletişim takımları oluşturabilirsiniz. Benzer şekilde farklı arkadaş gruplarınız için de burada bahsedilen işlemi yapabilirsiniz. Bir diğer önemli husus ise iletişimin tamamen gizli kalmasıdır. Yani üçüncü kişilerin yapılan yazışmalara erişim sağlaması söz konusu dahi değildir. Bu gibi birçok özelliğe sahip olan PeerBie‘ye mutlaka bir şans vermelisiniz.