5 Adımda Proje Yönetim Aracı Seçimi

Günümüzde neredeyse her şeyin dijitalleştiği bir dünyada her şey oldukça hızlı ilerliyor. Geleneksel yöntemler yavaş ve yetersiz kaldığı için gün geçtikçe zayıflıyor. Dijitalleşme hız ve kolaylığı da beraberinde getiriyor. Proje yönetim araçları fiziksel bir mekâna ve zamana bağlı kalmadan işleri kolayca halledebilir kılıyor. Organizasyon ihtiyaçlarına uygun bir proje yönetimi yazılımı ile zamandan ve maliyetten tasarruf ederek karınızı arttırabilirsiniz? Peki doğru proje yönetim aracı nasıl seçilir?

PWC’ ye göre dijital proje yönetimi aracı performansı arttırıyor ve yüksek performanslı projelerin %77’si proje yönetim aracı kullanıyor. Proje yönetimi araçları teknoloji sayesinde daha planlı ve hızlı çalışabilme imkânı sağlayarak iş yoğunluğu yüksek projelerin bile rahatlıkla idare edilebilmesine olanak veriyor.

Proje yönetim araçları iletişim, hız ve kolay erişilebilirlikleriyle zamanın ihtiyaçlarına karşılık verebilen araçlar olarak oldukça değerli bir hale geliyor. Projenizi baştan itibaren dijital ortamda planlayabilir, takip edebilir ve yönetebilirsiniz.

Proje Yönetim Aracı Nasıl Seçilir?

Her organizasyonun ihtiyaçları ve öncelikleri bir değildir. Proje yönetim araçları iyidir fakat ihtiyaçlarınıza hitap etmeyen bir araç kullanmak size ve bütçenize zarar verebilir. Akıllıca bir proje yönetim aracı yapabilmeniz için birkaç adım:

1. İhtiyaçlar ve Öncelikler

   Her proje yönetimi aracı aynı işlevi yerine getirmez. Kimisinde iletişim ön planda iken kimisinde görev yönetimi ön plandadır. Dolayısıyla öncelikli olarak neye ihtiyacınız olduğunu tespit etmeniz gerekir. Projenin kapsamı ve yapısının tespiti seçim yaparken size yardımcı olacaktır.

   Bazı projelerde iş akışının düzenli bir şekilde olması ve görevlerin mevcut durumunun takip edilmesi son derece önemliyken bazı projelerde ise iletişim birincil derecede öneme sahiptir. “Projenizde ne gibi problemlerle karşılaşabilirsiniz ve bunları nasıl çözebilirsiniz, başarılı bir çıktı almak için ne gibi özellikler olmazsa olmazdır?” gibi sorulara cevap vererek veya fark ettiğiniz olguları listeleyerek projenin ihtiyaç duyduğu özellikleri belirleyebilirsiniz.

   Örneğin:

   • Depolama alanı
   • Direkt mesaj
   • Görev yönetimi
   • Performans değerlendirmesi
   • Misafir kullanıcı girişi
   • Güvenlik

   gibi kaygılarınız ve ihtiyaçlarınız olabilir.

2. En İyi Seçenekler

   Öncelikler ve ihtiyaçlar belirlendikten sonra ürün araştırması safhasına geçilebilir. Bu aşamada belirlediğiniz kriterler ile uyumlu proje yönetim yazılımlarını araştırabilir ve bütçenize göre bir liste oluşturabilirsiniz. Sizinle aynı sektörde olan ve benzer organizasyon yapısına sahip olduğunu bildiğiniz diğer kuruluşların programlarını incelemek de fikir verebilir. Kullanacağınız proje yönetiminin temel fonksiyonlarının yanında ara yüz, kısa yollar gibi diğer yan fonksiyonları da inceleyebilirsiniz.

   Seçilen proje yönetimi aracı görünüşte kusursuz olabilir fakat beğendiğiniz ürünün kullanıcı yorumlarını okumak size yazılımın kullanım kolaylığı, hızı, müşteri hizmetleri ve fonksiyonelliği hakkında bilgi verecektir.

3. Test

   İhtiyaçlarınızı karşılayabileceğini düşündüğünüz proje yönetim yazılımlarını mutlaka deneyin. Ücretsiz deneme şansınız varsa bu fırsatı değerlendirin. Ücretsiz deneme sunmayan proje yönetim yazılımlarının baştan elendiğini unutmayın ve istediğiniz ürün ücretsiz deneme sunmuyorsa bir başkasına geçin.

   Bir proje yönetimi yazılımı dışardan bakıldığında mükemmel görünebilir. Fakat mükemmel olmak ve ihtiyaçlarınızı karşılamak bu yazılımı kullanabileceğiniz anlamına gelmez. Yazılım donuyor mu, ara yüzü sade ve anlaşılır mı, tasarımı hoşunuza gidiyor mu, kısa yolları var mı, yazılımla ilgili herhangi bir sorun çıktığında müşteri ile nasıl ilgileniyorlar… Bu kriterler de sürdürülebilir bir kullanım için önemlidir.

   

   Bazı kriterler karşılanıyor gibi görülebilir fakat içerikte farklılaşma olabilir. Örneğin projeniz için depolama alanına ihtiyacınız var ve seçtiğiniz proje yönetim aracı da size depolama alanı veriyor. Fakat kaç GB? Verili alan herkes için mi geçerli yoksa kişi başı mı o kadar veriliyor? Bu gibi soruların cevabını da almayı unutmayın.

   Teste aşamasında proje çalışanlarının da aracı denemesi oldukça önemlidir. Bir uygulama gerçekten iyi olabilir fakat çalışanlar kullanımda sorun yaşarsa bu pek de verimli olmaz

4. Geri Bildirim

   Organizasyon içinde değişikliğe gitmeden önce durum tespiti yapmanın en iyi yolu geri bildirim (feedback) almaktır. Takımınız işinizi ilerleten çarklar gibidir, eğer çarklar dönmezse işiniz de ilerlemez. Dolayısıyla takımınızın onay vermediği bir ürüne yatırım yapmak ölü bir yatırım olur. Sadece ekonomik zarara uğramakla kalmaz aynı zamanda çalışanlarınızın da verimini düşürerek verimlilik anlamında da zarara uğrayabilirsiniz.

   Geri bildirim almak için çalışanlarınızla konuşabilir, anket yollayabilirsiniz. Sadece yazılım hakkındaki görüşlerini değil aynı zamanda ilgili yazılım hakkındaki deneyimlerini de sorabilir ve böylece gözden kaçırdığınız fakat istenen özellikleri keşfedebilirsiniz.

5. Maliyet

   Organizasyonunuzun ihtiyaçlarını karşılayabilecek, ekibinizin de beğendiği ve istediği bir proje yönetim aracı bulduğunuzda maliyet aşamasına geçebiliriz. İstenen ürün biraz maliyetli olabilir fakat gerçekten verimli olduğu düşünülüyorsa ve çoğunluk beğendiyse ürünü almak kısa vadede fazla maliyetli gelebilir fakat uzun vadede işleri kolaylaştıracak ve ödenilen parayı telafi edecektir.

   En nihayetinde ürünü satın almaya karar verdiğinizde aylık olarak kullanın ve kullanılan süre boyunca performans değerlendirmesi ve çalışan geri bildirimlerini de dikkate alarak nihai bir karar verin.

Proje Yönetim Yazılımı: PeerBie

Bir iş yönetim yazılımı olan PeerBie, kapsamlı ve hesaplıdır. İşte PeerBie ile yapabilecekleriniz:

İletişim

PeerBie ile ekip arkadaşlarınızla zaman ve mekan fark etmeksizin iletişim kurabilirsiniz. Bireysel veya grup olarak mesajlaşabilir, Zoom entegrasyonu ile veya PeerBie altyapısı ile video konferanslar düzenleyebilir, gönderiler, anketler paylaşabilirsiniz.

Proje Yönetimi

PeerBie ile takımlar oluşturarak projeleriniz üzerinde rahatça çalışabilirsiniz. Sorumluluk ve görev ataması yapabilir, proje seyrini an be an görebilir ve ekip üyelerinize geri bildirimde bulunabilirsiniz.

Depolama

PeerBie ile farklı araçlar arasından kaybolmada, tek bir platformdan işinizi rahatça yürütebilirsiniz. PeerBie depolama alanı ile şahsi veya iş ile ilgili dosyalarınızı güvenle saklar.

Görev Yönetimi

PeerBie ile takviminizi düzenleyebilir, bireysel veya ekipsel tüm yapılacaklarınız ile ilgili To-Do listler hazırlayabilir, son teslim tarihleriyle birlikte takviminize işleyebilirsiniz.

Entegrasyonlar

Çeşitli entegrasyonlarla daha rahat bir iş akışına PeerBie ile ulaşabilirsiniz. Zoom, Google Drive ve sosyal medya entegrasyonları ile toplantılar düzenleyebilir, dosya aktarımı yapabilir veya gönderilerinizi planlayarak otomatik bir şekilde paylaşabilirsiniz.

Hesaplılık

PeerBie hem hesaplı hem de kapsamlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Deneme sürümü bulunan PeerBie’yi önce deneyebilir ardından Premium sürüme geçebilirsiniz.