Proje Yönetim Yazılımının Maliyeti 

Proje yönetim sistemlerinin her büyüklükteki organizasyonlar için daha verimli olduğu bilinen bir gerçektir. Ancak, fiyat söz konusu olduğunda, bazı şirketler öne çıkma konusunda sorunlar yaşayabiliyor. Ancak ödenen ücret, kuruluşa uygun bir araç kullanılarak amorti edilebilir. Bu durumda, organizasyon için uygun iş yönetim aracı nasıl seçilir? İşte ihtiyacınız olan her şey blog yazımızda!

Proje Yönetim Yazılımı Nedir?

Proje yönetim yazılımları, bir işletmenin varlığını devam ettirmesi için gerekli süreçlerin yönetilmesine yardımcı olan dijital platformlardır. Her işletme yönetim yazılımı aynı hizmetleri sağlamaz, kimi sadece iletişim, raporlama gibi olanaklar sunarken kimi de sadece görev yönetimini kolaylaştırabilir. 

Organizasyon yapısına uygun seçilen ve kullanılan bir işletme yönetim yazılımı, ciddi farklar yaratabilir. PWC‘ ye göre, dijital proje yönetimi yazılımı performansı artırır ve yüksek performanslı projelerin %77’si proje yönetimi yazılımı kullanır. Proje yönetim araçları, teknoloji sayesinde daha planlı ve hızlı çalışma imkanı sağlayarak, yüksek yoğunluklu projelerin bile kolayca yönetilmesine olanak tanır.

Organizasyonun ihtiyaçlarına uygun seçilmiş bir proje yönetim yazılımı etkili kullanıldığı takdirde sadece verimliliği artırmakla kalmaz, şirket kültürünüzün korunmasına, iş yükünün yönetilmesine, performans değerlendirmesi ile yapılacak iyileştirmelere de büyük ölçüde yardımcı olur. 

Proje Yönetim Yazılımlarının Maliyeti

Daha verimli proje süreçleri için proje yönetim yazılımı kullanılmaya karar verildiğinde ilk akla gelenlerden biri de maliyettir. Kullanıma hazır oldukça fazla proje yönetim yazılımı bulunmaktadır. Fakat bu yazılım programları farklı ihtiyaçlar için farklı hizmetler sağlar.

Proje yönetim yazılımları sağladıkları olanaklara göre fiyatlandırılırlar. Ortalama olarak kişi başı 5 USD ve 25 USD arasında fiyatlar değişebilir. Genel olarak bir işletme yönetim yazılımının maliyetini belirleyen faktörler:

• Kullanıcı sayısı
• Web sayfası veya app olarak kullanılabilme
• Entegrasyonlar
• Çalışma alanı
• Proje/Takım limiti
• Raporlama
• Takım içi iletişim
• Takım iş birliği
• Depolama alanı
• Büyük boyutlu dosya paylaşımı 

Proje yönetim yazılımları oldukça geniş bir alandır. İçerisinde çok basit düzeyde hizmet sunanlar da bulunduğu gibi oldukça kapsamlı hizmetler sunanlar da vardır. Bu yüzden gruplama yaparak incelemek daha kolay olacaktır.

Bireysel Kullanıma Uygun Olan Yazılımlar

Bireysel kullanıma uygun olan yazılımlar oldukça sade ve kullanışlı programlardır. Görev yönetimi, zaman takibi, Gantt chart, dosya paylaşımı gibi temel özellikleri sağlarlar.

Tek kişinin yönettiği küçük işletmelerin veya freelancerların kullanımı için oldukça uygundur. Todoist, nTaskManager ve Trello’nun bireysel versiyonu bu türe örnek verilebilir. 

Bu tarz yazılımlardan bazıları ücretli iken bazıları ise ücretsizdir fakat birtakım özelliğin kilidinin açılması için ücret ödenmesi gerekebilir.

Küçük İşletmelerin Kullanımına Uygun Olan Yazılımlar

Bireysel kullanıma uygun olan yazılımlara göre daha kapsamlı programlardır. Görev yönetiminin yanı sıra iş birliği ve takım çalışmasına uygun hizmetler de sunarlar. Kurulumu ve kullanımı kolay, esnek kullanılabilen, bulut tabanlı sistemlerdir. 

Bu tarz yazılımlar birden fazla kişinin çalıştığı, küçük ekiplerin bulunduğu küçük işletmeler içindir. Asana, Easy Projects gibi uygulamalar bu türe örnek olarak verilebilir.

Maliyeti nispeten düşüktür. Çok fazla seçenek vardır, organizasyona göre eleme yapılabilir. Bu tarz yazılımlar genel olarak abonelik sistemi ile çalışır. Aylık fiyat dahilince paketler satın alınabilir fakat bazı ek modüller için ek ödeme gerekebilir.

Orta Ölçekli İşletmelerin Kullanımına Uygun Olan Yazılımlar

Yaklaşık olarak 50-200 çalışanın bulunduğu orta ölçekli ve sürekli gelişen kuruluşların kullanımına uygun bir türdür. Genellikle hazırlanan bir ürünün birden fazla satışının gerçekleştiği (yazılım ürünleri gibi) sektörlerde kullanılır. 

Kesintisiz iletişim, iş birliği araçları, büyük boyutlu dosya paylaşımı, analizler ve raporlar, kaynak tahsisi bu tür yazılım programlarının sunduğu hizmetlerdendir.

Daha kapsamlı olan orta ölçekli işletmelerin kullanımına uygun yazılımlar, bulut tabanlı olup SaaS olarak çalışır.

Abonelik sistemiyle çalışan bu tür yazılım programlarına Monday.com, ClickUp ve Wrike örnek verilebilir.

Büyük Ölçekli İşletmelerin Kullanımına Uygun Olan Yazılımlar

Bu yazılım türü oldukça fazla çalışan sayısına sahip olan ve projelerini uluslararası bir şekilde yürüten kuruluşlar için uygundur. Bulut tabanlı sistemler olan kapsamlı yazılımlar, büyük bir işletmenin ihtiyaç duyduğu çoğu özelliği sağlayan esnek ve zengin programlardır.

Çoğu proje yönetim yazılımı satıcısı büyük kuruluşlar için de paketler sunar fakat bu her organizasyona uygun olduğu anlamına gelmez. Bu yüzden fiyatlandırma, kullanıcı sayısına göre değil organizasyonun gereksinimlerine göre yapılır. Sabit bir fiyat yoktur, çoğu zaman özelleştirilmiş fiyat tekliflerinde bulunulur. Monday.com, Zoho Projects ve Planvies Clarizen bu tarz yazılımlara örnektir. 

Proje Yönetim Aracı Nasıl Seçilmeli?

Proje yönetim yazılımının  maliyetini azaltmak ve verimliliği artırarak kendisini amorti edebilmesini sağlamak için doğru araç seçilmelidir. Doğru araç seçimi için öncelikle organizasyonun gereksinimleri iyi kavranmalı sonrasında ise maliyet ve performans kıyaslaması ile doğru yazılım programı seçilmelidir.

Örneğin bir çevirmenlik şirketinizin olduğunu düşünelim. İş süreciniz freelancerlarla ilerliyor ve proje bazlı çalışıyorsunuz. Bu durumda iletişim, yapılan çevirinin hangi aşamada olduğu, hangi görevlerin tamamlandığı gibi farklı bilgilere ihtiyaç duyabilirsiniz. Kullanacağınız yazılım programı takım iş birliği, iletişim, depolama, görev yönetimi gibi hizmetleri sunarsa daha verimli bir çalışma ortaya konulabilir. Gereksiz maillerle, uzun toplantılarla veya incelemelerle, dosya gönderimleri ile vakit kaybedilmez. Diğer yandan bu iş için sorun yönetimi, insan kaynakları gibi süreçleri destekleyen hizmetlere ihtiyaç yoktur.

Proje Yönetim Yazılımı Olarak PeerBie’yi Kullanmanın Artıları

PeerBie küçük, orta ve büyük ölçekli işletmeler için bulut tabanlı işletme yönetim hizmeti sunan bir yazılımdır.

PeerBie ile takımlar ve projeler oluşturabilir, sohbet odaları kurabilir, video konferanslar düzenleyebilir ve ortak yapılacaklar listesi hazırlayabilirsiniz. PeerBie takım içerisindeki bireyselliği de önemseyerek, kişisel yapılacaklar listesi oluşturmanıza, takviminizi düzenlemenize, dosyalarınızı depolamanıza olanak verir. 

İyi bir liderin yardımcısı olan PeerBie, liderin çalışanlarının müsaitlik durumlarını öğrenmeye ve bu duruma göre görev ataması yapmasına yardımcı olarak iş yükü yönetimini başarı ile gerçekleştirmesini de sağlar.

İş takibi, performans değerlendirmesi, ürün yönetimi, müşteri ilişkilerinin düzenlenmesi gibi süreçlerin takibini ve yönetilmesi PeerBie ile çok daha kolay.

Benzerlerinin aksine oldukça kapsamlı olan PeerBie minimum maliyet ile maksimum verim almanızı hedefler.