İş Toplantıları Düzenlemek İçin Gerekli 4 Adım

İş Toplantıları Düzenlemek İçin Gerekli 4 Adım

İş toplantılarında, aniden dışadönük olmak ve hafta sonu planları hakkında uzun bir hikayeyle sessizliği bozmak zorunda hissettiniz mi?

Elbette iş yerinde hafif sohbetlerin yeri ve zamanı vardır. Ancak, açıkça tanımlanmamış veya bir an önce konuşulması gereken konuların bulunduğu toplantılar bunun için doğru zaman değil. Herkesin programı günlük görevler ve yaklaşan teslim tarihleriyle doluyken, katılımcıların iş arkadaşlarının zamanını dikkate alması gerekir.

Bir toplantı başlamadan önce insanların ilgisini kaybetmesinden daha kötü bir şey yoktur. Peki, ekipler içinde işbirlikçi bir çabayı sürdürürken gereksiz unsurlardan nasıl kaçınırız?

Bir toplantıya başlamak, sınırları ve yönergeleri belirlememiz gerektiği anlamına gelir. İş toplantılarının nasıl olması gerektiğini konuşalım.

PEERBIE İLE ÖZGÜR ÇALIŞMA MODELİNE GEÇİN

Başarılı İş Toplantıları Nasıl Olur?

Kaliteli bir iş planı gibi, başarı iş toplantıları için planlamaya ihtiyacınız vardır. Bir ekip lideri olarak, gerekli bilgileri ve görselleri hazırlamak ve toplantıyı yönetmek size kalıyor. Aşağıdaki etkili toplantı kriterleri, daha iyi iş toplantıları oluşturmak için yapmanız gerekenleri netleştirmeye yardımcı olacaktır:

  • Tanımlanmış amaç ve hedefler
  • Katılım sağlayan ekip üyeleri
  • Önceden ayarlanmış konum ve zaman (fiziksel bir yer olabileceği gibi, online bir platformda olabilir)
  • Hazırlanmış ve dağıtılmaya hazır gündem materyalleri
  • Her bir gündem maddesinin bir sonrakine geçmeden önce tamamlanması
  • Tartışmaları alakalı ve odaklı yürütmek
  • Açık uçlu sorulara yönlendirmek
  • Herkese konuşması için zaman tanınması

Bu küçük ama önemli ayrıntılar ile yalnızca hazırlanarak ve doğrudan konuya girerek toplantılarınızdan zaman kazanabilirsiniz.

İş Toplantıları Düzenlemek İçin Gerekli 4 Adım
İş toplantılarını en verimli hale getirin.

Toplantıya ihtiyacınız olduğuna emin olun

Ortalama bir yönetici, toplantılarda haftada 23 saat harcar. Emekli olmadan önce yaklaşık 45 yıl çalıştıklarını varsayarsak, bu 22 yıllık toplantı anlamına gelir.

Ekip üyelerinizin dikkatini çekmekte ve toplantılar sırasında odaklarını toplamakta sorun yaşıyorsunuz, çok fazla iş toplantısında bulunuyor olabilirsiniz.

Herkesten yaptıklarını bırakıp konferans odasında size katılmasını istemeden önce, onların fiziksel olarak orada olmalarına gerçekten ihtiyacınız olup olmadığını belirleyin.

Bir karar vermek için yardıma ihtiyacınız varsa veya acil bir durum söz konusu ile toplantı yapmak en mantıklı karar olabilir. Ama yine de, aradığınız iş toplantılarının türünü, gerekli katılımcıların kim olduğunu bildiğinizden emin olun ve buna göre hareket edin!

Toplantı Nasıl Başlatılır?

Unutmayın, iş toplantıları birçok projenin yönetiminde ve sorunların çözümünde etkilidir. Amaç, toplantıların gereksiz olabileceğini fark etmek değil, yaptığınız iş toplantılarının yararlı ve çalışanlar tarafından da verimli olduğuna emin olmak. Peki toplantılar içerisinde başarıya nasıl ulaşırsınız? Toplantılarınızın havasını daha başlamadan belirlemenize yardımcı olacak 4 adım:

Sebebinizi Belirleyin

Toplantı başlamadan önce düşünüldüğünde veya tartışıldığında en iyi sonucu verecek bir alan oluşturacaktır. Bir toplantı başlatmanın en iyi yolu, aktif bir şekilde insanlara neden orada olduklarını bildirmek ve hatırlatmaktır. Bu bilgilerin kendilerinin çözmeleri için vakit kaybı yaşatmayın. Böylece dikkatleri de toplantıda kalacaktır.

Amacınızı önceden açıklayarak ekibinize zamanlarına saygı duyduğunuzu ve onlara karşı şeffaf olmak istediğinizi göstermiş olursunuz.

Bu, takvim davetinde yazılı bir açıklama veya toplantıdan 20 dakika önce bir sohbet hatırlatıcısı olabilir. Ekibinizin toplantıya materyaller, sorular veya yorumlarla odaklanmış ve hazırlık gelebilmesi için olanak tanır.

PeerBie ile başka takımlara ihtiyacınız olmadan gerekli bildirimleri ekibinize atayabilirsiniz. Dosyalarınızı paylaşabilir ve arşivleyebilirsiniz böylece gerekli kaynaklara başka yazımları kullanmadan ulaşabilirsiniz. Aynı zamanda PeerBie ile çevrimiçi görüntülü toplantılar oluşturabilirsiniz. Tüm işlerinizi tek bir uygulamadan yöneterek, daha planlı iş toplantıları oluşturabilirsiniz.

İş Toplantıları Düzenlemek İçin Gerekli 4 Adım
PeerBie ile toplantının arkasındaki süreci yönetin.

Temel Kurallar Oluşturun

Toplantının başında temel kurallar ve net beklentiler belirlemek yararlıdır. Bu toplantı sırasında ekipten ne kadar girdi istiyorsunuz? Bu toplantı esas olarak sizin konuşmanız için mi yoksa herkesin araya girmesini mi istiyorsunuz?

Temel kurallar belirlemek, herkes kendilerinden ne beklendiğini bildiği için kesintileri ve oluşabilecek iletişim sorunlarını en aza indirebilir.

Bu temel kurallar genellikle iş toplantısının türüne göre farklılık gösterir. Zamanla çalışanlar he türden beklentiyle daha rahat olurlar, ancak başlangıçta netleştirmek her zaman bir yön duygusunu korumanın harika bir yoludur.

Gündemin Ana Hatlarını Çizin

Ekibinizi toplantı gündeminde gezdirin. Kısacası, neyi kapsamayı umduğunuzu ve ne kadar sürmesi gerektiğini anlatın.

Tabii ki önce bir gündem oluşturmanız gerekiyor. Durum raporları yardımıyla oluşturulan 3 adımlı basit bir ekip toplantısı gündemi oluşturun. Bu, ilk etapta bir toplantının gerekli olup olmadığını kendinize sormanız önemlidir. Bu şekilde hazırlıklı girebilir ve tam olarak neyi kapsamak istediğinizi bilebilirsiniz.

Gündemi hazırladıktan sonra çalışanlarınıza aktarmak için PeerBie’yi kullanın. Mail atmak, daha sonra geribildirimlere ve sorulara ayrı ayrı cevap vermek yapılacak bir toplantı için can sıkıcı olabilir. PeerBie ile gerekli kaynakları, gruplara veya kişilere görev olarak atayabilir ve dönütlerin anında cevap verebilirsiniz.

İş Toplantıları Düzenlemek İçin Gerekli 4 Adım
Çalışanların toplantıya katılımına özen gösterin.

Düzenli Kalmak İçin Bir Yazılım Kullanın

Ekibinizin raporlara erişmesine, düzenli kalmasına ve herkesin aynı fikirde olmasını sağlamasına yardımcı olmak için PeerBie’yi kullanın; toplantılardan önce, sırasında ve sonrasında.

PeerBie ayrıca sizin için performans ve zaman raporları oluşturur. Eldeki durum raporlarıyla bir toplantı yürüterek, herkesin ilgili bilgileri parmaklarının ucunda olur.

Aynı zamanda her grup veya departman için ortak bir paylaşım sayfası bulunur. Böylece herkes her an paylaşım yapabilir, soru sorabilir ve iş toplantılarından önce gerekli hazırlıkları hem çalışanlar hem de yöneticiler yapabilir.

 

PeerBie Mail Bültenine Kaydolun

Güncel blog içerikleri ve PeerBie'den haberler için formu doldurun.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir