Verimliliğinizi Arttırmak için 5 Zaman Yönetimi Tavsiyesi

Zaman yönetimi, öğretilebilen, öğrenilebilen, geliştirilebilen ve uygulanabilir bir beceridir. Diğer becerilerde olduğu gibi, özellikle zaman yönetiminde daha iyi olmanız için, yeni davranışlar öğrenmeniz gerektiğinden kendinizi geliştirmek de çaba gerektirmektedir. Fakat, çabanız buna değer. Çünkü zamanınız iyi yönetildiğinde daha üretken olabilir ve daha yüksek bir seviyede performans gösterebilirsiniz. Bir gün içerisinde daha fazla işi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz alanı yaratmak adına yazımızda bahsedeceğimiz beş zaman yönetimi tavsiyesi üzerinde çalışmaya başlayın!

1. Bir program hazırlayın ve ona bağlı kalın.

Çoğu kişi, toplantıları ve etkinlikleri planlamak için bir çalışma takvimi kullanıyor. Ancak, bu çalışma takvimini görevler üzerinde çalışmak için zaman ayarlamak amacıyla da kullanabilirsiniz. Bu takvimler, verilen işi belirli bir zaman diliminde yapmak için sizi harekete geçirmesinin yanı sıra, başkalarının rahatsız edilmek istemediğinizi bilmesini sağlar. Bu durum da üretkenliğinizi azaltan dikkat dağıtıcı unsurları azaltabilir. Ayrıca, görevleri programlamak size meşgul olduğunuzda zamanınız açıkça bloke edildiği için telefonunuzu sessize alma ve mail kutunuzu kapatma özgürlüğü de vermektedir.

Doğru becerilerin ve eğitimin, üretkenliği ve sonuçları nasıl arttırabileceğini bu pratik zaman yönetimi kılavuzunda öğrenin. Bu alışkanlıktan en iyi şekilde yararlanmak için, görevlerinizi en üretken olma eğilimi gösterdiğiniz zamanlara göre planlayın! Her güne, birinin size yönelttiği ilk göreve atlayarak değil programınıza bakarak başladığınızdan emin olun.

2. Net beklentiler ve son teslim tarihleri belirleyin.

Görevlerinizi planladığınızda, iş arkadaşlarınıza veya ekip arkadaşlarınıza işin ne zaman tamamlanmasını bekleyebileceklerini bildirmeniz çok daha kolay hale gelir. Her görev için son teslim tarihi belirlemek, görevlerinizin listenizin en altına düşmemesini sağlayan harika bir yoldur. Öncelik vermek önemli olsa da, acil şekilde tamamlanması gerekmeyen görevleri sürekli şekilde görmezden gelmek, gelecekte kendiniz için gereksiz bir stres yaratabilir. İnsanlar, genellikle doğal olarak en son verilen görevler üzerinde çalışmaya yönelir fakat bu her zaman sizin için en iyi yaklaşım değildir.

Eğer bir yöneticiyseniz, son teslim tarihlerine ilişkin net beklentiler belirleyin ve görevleri önceliklendirmelerine yardımcı olmaları adına çalışanlarınızla organize şekilde çalışın. Görevleri atarken, çalışanlarınızın zamanlarını daha iyi yönetebilmeleri için işin ne zaman yapılmasını beklediğinizi ve bir görevin genellikle ne kadar sürdüğünü bilmelerini sağlayın.

3. Büyük görevlerinizi daha küçük parçalara ayırın.

Yapılacaklar listesi, büyük ve çok adımlı görevlerden veya bütün projelerden oluşuyorsa, bu durum en deneyimli profesyonellere bile bunaltıcı gelebilir. Büyük görevleri daha küçük görevlere bölmek, bu görevleri daha yönetilebilir hale getirir ve listenizde yer alan öğeleri kontrol ederken daha kontrollü şekilde ilerlediğinizi hissetmenizi sağlar.

Listenizde size çok büyük ve zaman alıcı geldiği için her zaman atladığınız bir görev bulunuyorsa, birkaç dakikanızı ayırarak bu görevi üstesinden gelebileceğinizi bildiğiniz daha küçük parçalara ayırın. Tam tersi durumda ise, daha fazla zaman tüketmek için küçük görevlerinizi uzatmanıza izin vermeyin. Bir şeyin sadece 15 dakika sürmesi gerekiyorsa, bunu ayrılan süre içerisinde yapın ve ardından diğer işlerinize devam edin.

4. Mola verin.

Zaman yönetiminizi daha iyi sağlamak için programınızda mutlaka kendiniz için aralar oluşturun. Aslında, gün içinde mola vermenizi ayarlamak için bu araları takvime koyun. Planlanmış olsun ya da olmasın, bir molaya ihtiyacınız olduğunu bilmeniz de oldukça önemlidir. Sadece 10 dakikalık kısa bir ara vermek, işinize yenilenmiş ve daha odaklanmış şekilde dönmenizi sağlamaktadır.

Özellikle, meşguliyete değer veren bir iş kültüründe, çalışanlar mola verme konusunda kendilerini rahat hissetmeyebilir. Ancak, meşgul olmak ve üretken olmak aynı şey değildir. Sık sık kısa molalar vermek üretkenliğinizi arttırabilir ve gün içinde daha fazlasını yapmanıza olanak tanıyabilir.

5. Listeler yapın ve görevlerinize öncelik verin.

İster bir uygulama ister kağıt ve kalem kullanmayı tercih edin, listeler yapmanız gerekenleri ve hangi görevlere öncelik vermeniz gerektiğini gösteren mükemmel bir görsel hatırlatıcılardır. Farklı projeler veya kişisel görevler için birden fazla liste kullanmak, başka bir işe geçişinizi ve elinizdeki acil görevlere odaklanmanızı kolaylaştırır.

Listelerin yalnızca onları gerçekten kullandığınızda işe yaradığını unutmayın. Bir liste yazmak ve sonra onu asla elinize almamak yeterli olmayacaktır. Listelerinizi gün boyunca görünür tutarak, tamamlanmış görevlerin üstünüzü çizebilir ve bir sonraki adımda neye odaklanmanız gerektiğinin size hatırlatılmasını sağlayabilirsiniz. Görevleriniz ne kadar spesifik olursa, bu görev için harekete geçme olasılığınız o kadar yüksek olur. Bu nedenle, uygun aktiviteye yönelmeniz için daha harekete geçirici kelimeler kullanın.

Zaman Yönetimi Uygulaması; PeerBie

Herkesin zaman yönetimi için farklı sistemleri var ve etkili olabildiğiniz sürece bunda yanlış bir şey yok. Kendi zaman yönetimi davranışlarınızı düşünürken, bunların üretkenliğinizi arttırıp arttırmadığınızı kendinize mutlaka sorun. Eğer arttırmıyorsa, yukarıda bahsettiğimiz beş zaman yönetimi ipucunu kullanın veya zaman yönetimi uygulamalarına yönelin. Bu uygulamalardan size önerebileceğimiz ise PeerBie adlı zaman yönetimi uygulamasıdır.

Zaman yönetimi aracı PeerBie‘yi kullanmak, zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmenizi sağlayacaktır. PeerBie uygulamasının sunduğu yapılacaklar listesi özelliği aracılığıyla, işlerinizi ve görevlerinizi planlayabilir ve düzenli bir akış içerisinde yürütebilirsiniz. Kendinize, departmanınıza ve ekiplerinize özel listeler oluşturabilirsiniz. Listenizden istediğiniz görevleri iş veya takım arkadaşlarınıza atayabilir ve görev için gerekli dosyaları başka uygulamaya gerek duymadan PeerBie aracılığıyla güvenli şekilde paylaşabilirsiniz. Ayrıca, uygulama içerisinde yer alan takvim aracılığıyla randevularınızı, toplantılarınızı ve yaklaşan etkinlikleri görebilir ve bunları takvime siz de yerleştirebilirsiniz. İster bu takvimleri kendinize özel tasarlayabilir, isterseniz de takım arkadaşlarınızla paylaşabilirsiniz. Projelerinizi ve görevlerinizi takip etmek için tasarlanan PeerBie ile zamanınızı en iyi şekilde planlayabilirsiniz.